Корпоративный портал:
для чего нужен и как внедрить

Коммуникацию с коллегами, управление задачами, согласование документов и многое другое можно перенести в единую онлайн-среду — корпоративный портал. При грамотном подходе он заменит десяток программ, приложений и систем. Разберёмся, из чего состоит это информационное пространство, и какие функции выполняет.

Корпоративный портал — эффективный HR-инструмент и не только

В первую очередь корпоративный портал для сотрудников рассматривают как онлайн-платформу для развития внутренних коммуникаций, повышения лояльности к компании и других HR-задач. Однако в «виртуальный офис» можно перенести и другие бизнес-процессы. Какие именно, покажем на примере конкретных задач.

Главная страница корпоративного портала на платформе Directum настраивается как конструктор, чтобы всё важное было под рукой

Задача 1: объединить сотрудников из разных офисов и филиалов

Инструменты: мессенджер, блог компании, внутренняя социальная сеть

Результат: переписка и другие коммуникации персонала происходят только на внутреннем портале. Это экономит время при поиске нужного сотрудника, упрощает выполнение многих рабочих задач.
Чтобы запросить информацию у коллеги из соседнего филиала, достаточно найти его почту или ник в корпоративном мессенджере.

Задача 2: повысить лояльность и мотивацию

Инструменты: блог, магазин корпоративных подарков, система рейтингов

Результат: с помощью портала сотрудники узнают новости компании, ищут друзей по интересам, делятся собственными успехами. Всем этим, конечно, можно заниматься и в коридоре у кулера. Но гораздо эффективнее создать онлайн-среду, которая будет вовлекать работников в жизнь компании и поощрять профессиональный рост.

Задача 3: создать удобную среду для онбординга

Инструменты: база знаний, WIKI, онлайн-тестирование

Результат: всё необходимое для адаптации новичков находится на одном ресурсе, в том числе описание бизнес-процессов, знакомство с корпоративной культурой, экспертные статьи и видео.

Задача 4: организовать кадровые сервисы и процессы

Инструменты: кадровый электронный документооборот (КЭДО), личный кабинет

Результат: сотрудники планируют отпуск, оформляют отгулы, заказывают справки, знакомятся с локальными нормативными актами, и всё это без кипы бумаг, за несколько кликов на внутреннем портале. Кадровый ЭДО также снимает часть нагрузки с HR-отдела.

Одно окно сервисов для сотрудников: от планирования отпуска до заявок на новое оборудование

Задача 5: организовать управление проектами и совместную работу

Инструменты: календарь, онлайн-редактор, agile-доски

Результат: весь цикл проекта или задачи проходит «в одном окне», не нужно переключаться между разными программами. Например, на корпоративном портале можно запланировать совещание, подготовить отчёт или другой документ, сообща его отредактировать и согласовать, подключить коллег из других отделов, следить за статусом выполнения задачи.

В календаре есть всё необходимое, чтобы спланировать рабочее время, организовать встречу, забронировать переговорную комнату

Какой внутренний портал выбрать — готовое решение или индивидуальную разработку

Решение «из коробки»

Небольшим и средним компаниям подойдёт готовый ИТ-продукт с базовым набором функций. Его преимущества: быстрое внедрение, единоразовые расходы на покупку, не нужен штатный специалист для поддержания системы, достаточно техподдержки.

Доработка системы

Если базовых функций недостаточно, можно взять готовое решение и дописать недостающие решения. Например, добавить интеграцию с ERP или HRM-системами.

Разработка с нуля

Если ни один из готовых вариантов организации не подходит, значит, остаётся писать внутренний портал с нуля. Этот путь подойдёт крупным компаниям, которые готовы вкладывать время и деньги в индивидуальное решение с учётом особенностей и потребностей бизнеса. Из минусов — долгое внедрение и потребность в специалистах для поддержания и доработки системы.

Что учесть при выборе корпоративного портала для сотрудников

• Наличие мобильного приложения. Это необходимо для комфортной работы вне офисных стен. Например, чтобы вести переписку или назначить встречу в календаре;
• максимальное количество сотрудников, на которое рассчитан портал, а также варианты масштабирования. Компания развивается, открывает филиалы и офисы, а это новые рабочие места и нагрузка на систему. Уточните у вендора, какие ограничения могут возникнуть при подключении новых пользователей;
• как обеспечивается информационная безопасность системы, насколько хорошо проработана защита от утечки персональных и корпоративных данных;
• интеграция с системой учёта, почтой, CRM и другими инструментами, которые компания использует в работе.

 

Тенденция последних лет — смотреть на корпоративный портал намного шире. Сегодня это не просто база знаний или методичка для сотрудников, это больше похоже на социальную сеть с доступом к необходимым для работы сервисам. Удобно и безопасно объединить в закрытом контуре кадровый ЭДО, управление проектами, инструменты для геймификации и мотивации и многое другое.

Артем Пермяков
директор по развитию Directum

5 шагов к успешному корпоративному порталу

1. Создайте команду проекта, которая заинтересована в том, чтобы продукт был удобен и для руководителей, и для персонала.
2. Выясните потребности сотрудников. Возможно, сразу воплотить все желаемые функции не получится, поэтому начните с самых приоритетных задач.
3. Составьте подробное техническое задание. Перечислите требования к возможностям системы, безопасности, дизайну, срокам внедрения. Даже если покупаете решение «в коробке», не пропускайте этот этап, возможно, в будущем понадобится доработка отдельных функций.
4. Начните заранее знакомить персонал с новой системой. Тестируйте продукт на небольших группах, остальным расскажите, какие выгоды для них несёт перенос коммуникаций в единое информационное поле.
5. Не возвращайтесь к прежнему и привычному. В моменте переезд из гугл-доков и почты на внутренний портал может быть непривычным и неудобным, но в перспективе такое решение оценят все. Продумайте, как и в какие сроки будет проходить миграция из разрозненных сервисов на внутренний портал.

Удобный и функциональный корпоративный портал для сотрудников — это новый уровень цифровой культуры в российских компаниях. Он может стать проводником цифровизации кадровых процессов, упростить внутренние коммуникации, стать единой базой для хранения и систематизации данных.