Отзыв о внедрении системы DIRECTUM в ООО "Удмуртрегионгаз"

Наша организация работает с потребителями газа, в число которых входят практически все предприятия Удмуртской Республики, и их число постоянно растет. Кроме того, мы начинаем работать напрямую с населением. В связи с этим на предприятии в последнее время значительно увеличился документооборот, следовательно, на поиск нужной информации стало уходить много времени, а также появились сложности с контролем исполнения поручений.

На предприятии используются программы, в том числе собственной разработки, но это учетные программы и получить полную картину они не позволяют. Используя данные этих программ всегда можно найти текущее состояние по выполнению обязанностей сторон. Но чтобы принять решение о дальнейшей работе с потребителем мало одних цифр, надо видеть историю работы с ним: переписку, какие вопросы уже поднимались по данному потребителю. Например, решение об отключении потребителя – достаточно серьезное решение, и для этого должно быть достаточно оснований - одной задолженности потребителя не достаточно.

Поэтому было принято решение по автоматизации документооборота.

Система DIRECTUM была выбрана нами, потому что в ней есть много возможностей: кроме организации хранения электронных документов, есть возможность управлять движением документов, контролировать работу сотрудников и автоматизировать работу секретарей.

Теперь, благодаря использованию системы DIRECTUM, не надо обращаться к другим сотрудникам, чтобы получить нужную информацию. Появилась возможность отследить своевременность исполнения заданий от вышестоящих организаций. Ни одно письмо от существующих или потенциальных потребителей не может остаться без ответа. По документам можно собрать статистику, а также собрать переписку по конкретному потребителю. Появилась возможность проанализировать загрузку работников отдела, равномерно раздавать задания и контролировать своевременность их исполнения. Стало удобнее рецензировать документы.

Моя работа, как руководителя отдела, стала более организованной: я знаю, какие задачи поставлены перед моим отделом и могу обеспечить своевременность их исполнения, и я знаю, чем занимаются в данный момент мои сотрудники, и могу равномерно распределить их загрузку.

Как сотруднику, отвечающему за юридическую сторону действий организации, мне стало легче принимать решения, т.к. появился оперативный доступ к необходимой информации.

Мамилов Константин Владимирович
Начальник юридического отдела ООО "Удмуртрегионгаз"