Оформите запрос на демонстрацию системы

Мы свяжемся с вами в течение одного рабочего дня, чтобы определить ваши потребности и удобный формат демонстрации системы DIRECTUM:

Заказать демонстрацию

По вопросам выбора и приобретения:
present@directum.ru
+7 (341) 272-11-00

Вверх
@DIRECTUMCompany:   Пожалуйста, подождите, загружаем данные из twitter...
Читайте также практические материалы об автоматизации задач и процессов:

Внедрение СЭД в ОАО "Каустик"

Внедрение системы электронного документооборота – это сложный процесс, требующий серьезного отношения и систематизированного управления. Целью такого процесса становится не просто экономия времени и бумаги, а, скорее, изменение подхода и идеологии работы с документами всех сотрудников организации.

Компания DIRECTUM занимается разработкой и внедрением одноименной системы электронного документооборота и управления взаимодействием. В активе компании – десятки проектов внедрения в средних и крупных организациях различных отраслей.

Ключевой особенностью системы DIRECTUM является активная поддержка работы с электронными документами всех сотрудников предприятия, а не только службы делопроизводства. В системе заложены функции контроля исполнения поручений как по жестким регламентам, так и со свободным маршрутом прохождения. Таким образом, массовое использование DIRECTUM, большое количество налаживаемых горизонтальных связей приводит к необходимости широкомасштабного внедрения во всех службах предприятия.

Внедрение СЭД DIRECTUM в ОАО "Каустик" еще раз наглядно продемонстрировало важность системного подхода к управлению проектами внедрения системы электронного документооборота.

Волгоградское открытое акционерное общество "Каустик" - это современный, крупнейший в отрасли комплекс по выпуску химической продукции производственно-технического назначения и товаров бытовой химии. ОАО "Каустик" прочно занимает второе место среди 15 предприятий России, производящих хлор и каустическую соду, и в 2004 году произвело 19,2% от объема выпуска этой продукции в стране.

В 2004 году руководство предприятия поставило задачу выбора системы электронного документооборота, и после тщательного анализа выбор был сделан в пользу DIRECTUM. Целями проекта стали сокращение бумажного документооборота, усиление контроля исполнения поручений, ускорение документооборота, сокращение затрат времени на создание и поиск документов, повышение безопасности данных, накопление корпоративных знаний, оптимизация взаимодействия сотрудников, упорядочение хранения бумажных документов.

Работы начались в октябре 2004 года. На первом этапе было проведено исследование, в результате которого был подготовлен и согласован проект внедрения. В него вошло описание всех бизнес-процессов предприятия, регламента использования ЭЦП, распределение функций по исполнителям. Было подготовлено Положение об электронном документообороте, разработан план-график внедрения и описана процедура интеграции с системами "БОСС-Кадровик" (управление персоналом) и NS 2000 (комплексное управление предприятием).

Система была установлена в ОАО "Каустик" в январе 2005 года, и к началу февраля были завершены работы по настройке системы и конвертации справочников. Одновременно с этим прошло обучение и аттестация пользователей и администраторов системы.

В процессе опытной эксплуатации системы, которая началась в конце февраля 2005 года, был осуществлен перевод существующих электронных и бумажных документов в систему DIRECTUM, реализована интеграция с действующим ПО. До апреля система работала при поддержке и консультациях со стороны специалистов компании DIRECTUM, с мая 2005 года система поддерживается специалистами ОАО "Каустик".

Внедрение проводилось с использованием собственной технологии внедрения компании DIRECTUM. Одним из существенных факторов успешности проекта является процедура аудита, заключающаяся в регулярном отслеживании ряда показателей проекта. В частности, оценивались показатели, характеризующие используемость системы, исполнительскую дисциплину, охват пользователей и т.д. Аудит позволяет выявить узкие места процесса внедрения, определить его динамику. Расчет показателей по завершении проекта позволяет оценить важность системы для сотрудников предприятия, динамику ее развития, дать информацию о перспективе роста базы документов и пользователей и т.д.

Таблица 1. Некоторые показатели проекта

Июнь 2005 Октябрь 2005
Среднее время выполнения задачи, дн. 4.6 5.8
Средний процент просроченных задач на одного пользователя 27.3 23.0
Среднее количество задач на одного пользователя 32.0 59.0
Среднее количество ЭЦП, поставленных руководителями 46.7 89.5
Среднее количество "горизонтальных" поручений (отправленных без участия непосредственного руководства инициатора) 31.0 49.2

В настоящее время системой охвачены все бизнес-процессы, в DIRECTUM работают все службы предприятия - около 350 человек. Успех проекта определился не только строгим процессом управления, но и высокой заинтересованностью руководства ОАО "Каустик", в частности, генеральный директор сам активно использует DIRECTUM в своей работе. По словам зав. канцелярией Ущенко О.И., "то, что высшее руководство ОАО "Каустик", включая генерального директора, активно участвует в процессе внедрения – самый убедительный аргумент в необходимости и необратимости системы DIRECTUM".

Эффект от внедрения системы DIRECTUM выразился в ощутимом сокращении бумажного документопотока и увеличении скорости обработки документов внутри организации. Например, как отмечают работники юридической службы предприятия, время согласования договора сократилось от полутора дней до двух-трех часов.

Значительный эффект система DIRECTUM оказала на работу канцелярии, сумев взять под контроль огромный поток документов предприятия (более 40000 документов в год), полностью предотвратив потерю информации через создание электронного архива документов, контролируемого и прозрачного документооборота. Работа канцелярии полностью автоматизирована, некоторые внутренние документы (служебные записки) существуют только в электронном виде в системе DIRECTUM.

Усилилось взаимодействие цехов и подразделений в оперативной работе, что особенно важно, учитывая большую территориальную распределенность предприятия. В планах ОАО "Каустик" - расширение использования системы DIRECTUM на дочерние структуры предприятия.

Опубликовано: журнал C-News № 12 2005 г

Перейти к полному списку аналитики

Кнопка
связи