Построение корпоративного портала на основе расширений DIRECTUM для SharePoint

Построение корпоративного портала на основе расширений DIRECTUM для SharePoint (pdf, 297 Кб)

Интернет предоставляет уникальные возможности для доступа к корпоративной информации. Минимум требований к клиентскому программному обеспечению и максимальная мобильность делают Интернет лучшим способом быстрого доступа максимального количества сотрудников компании к различным корпоративным информационным системам.

Портальные технологии обеспечивают возможность быстрого создания новой функциональности и предоставления ее клиентам портала, позволяют настраивать разделы портала в соответствии с потребностями отдельных групп сотрудников, а также персонализировать внешний вид портала – настраивать его под каждого пользователя.

Объединенная эффективность

Microsoft Office SharePoint,согласно ряду исследований, – наиболее популярная платформа построения корпоративных порталов. Для расширения функциональности используются веб-части – отдельные компоненты портала, размещаемые на его страницах. Пользователям доступна настройка веб-частей, с ее помощью они могут изменять их внешний вид, объем отображаемых данных и их состав. Типовой набор веб-частей может быть легко расширен. Администратор портала может создавать новые веб-части на основе существующих, настраивая их параметры (в т.ч. те, которые недоступны пользователям). Порталы на основе SharePoint имеют собственные библиотеки документов, объявлений, обсуждений и т.д., что дает новые возможности для взаимодействия сотрудников организации.

Именно принципы обеспечения эффективного взаимодействия лежат в основе системы DIRECTUM, которая не только предоставляет эффективные механизмы управления бизнес-процессами, совещаниями, договорами и взаимодействием с клиентами, но и позволяет организовывать практически неограниченные по объему архивы документов с гибкими политиками хранения, миграции и доступа.

Для интеграции DIRECTUM и Microsoft Office SharePoint были созданы Расширения DIRECTUM для SharePoint, которые позволяют эффективно использовать преимущества совместной работы DIRECTUM и порталов на платформе Microsoft SharePoint. Расширения DIRECTUM для SharePoint – это более 30 готовых веб-частей, интеграционные механизмы и блоки типовых маршрутов, которые позволяют быстро создавать корпоративный портал предприятия, предоставляя через его интерфейс доступ к разнообразным корпоративным данным.

Состав Расширений DIRECTUM для SharePoint

Веб-части

Веб-части Расширений DIRECTUM для SharePoint предоставляют персонализированный доступ к документам, задачам и справочникам DIRECTUM и позволяют работать с информацией всех модулей DIRECTUM через интерфейс портала. Особенностью работы через веб-части Расширений DIRECTUM для SharePoint является то, что пользователям предоставляется специализированный интерфейс для решения часто возникающих задач, таких, как оформление заявок или поиск в телефонном справочнике: интерфейс, недоступный в других компонентах DIRECTUM.

Задания и задачи

С помощью веб-частей доступа к модулю "Управление деловыми процессами" любой пользователь может быстро просмотреть и открыть свои наиболее актуальные задачи и задания. Например, веб-часть "Задания на сегодня" показывает список заданий, которые должны быть выполнены сегодня.

Задачи по наиболее частым типовым маршрутам с большим количеством параметров удобно отправлять с помощью веб-части группы "Заявки", которую администратор может настроить на произвольный типовой маршрут. Например, с помощью веб-части "Заявка на установку программного обеспечения" пользователь может просмотреть список собственных заявок и создать новую, указав тип программы и обоснование.

Документы и поиск в DIRECTUM

Пользователи DIRECTUM, работая через портал, получают персональный доступ к документам и папкам DIRECTUM, используя веб-части "Последние измененные документы", "Общая папка DIRECTUM" и др. В Расширения DIRECTUM для SharePoint входит веб-часть "Поиск по всем источникам DIRECTUM", которая позволяет искать введенный текст в документах, папках, задачах, заданиях, различных справочниках – как в реквизитах, так и в тексте.

Управление взаимодействием

Работу с модулем "Управление взаимодействием с клиентами" поддерживают веб-части "Контакты с клиентами" (позволяет по разным критериям найти описание контакта с клиентом), "Организации" (поиск организаций), "Списки организаций", "Маркетинговые мероприятия" и др.

Отдельным блоком Расширений DIRECTUM для SharePoint является доступ к корпоративной информации о сотрудниках и подразделениях. Веб-часть "Список сотрудников" отображает дерево подразделений и сотрудников, с помощью веб-части "Телефонный справочник" можно быстро найти телефон нужного работника или подразделения. Веб-часть "Дни рождения сотрудников" показывает ближайших именинников.

Другие модули также представлены в Расширениях DIRECTUM для SharePoint. Например, веб-часть "Текущие совещания" показывает пользователю, в каких совещаниях он участвует в ближайшее время, а группа веб-частей по поиску в регистрационно-контрольных карточках позволяет узнать местонахождения бумажных документов в организации на основе информации из модуля "Канцелярия".

Другие возможности

Кроме корпоративной информации с помощью веб-частей Расширений DIRECTUM для SharePoint сотрудники компании могут получать оперативную информацию из внешних источников – новости с различных сайтов, информацию о погоде, курсах валют и т.д. В основе этих веб-частей лежит базовая веб-часть, служащая для обработки произвольных XML-данных.

Источником этих данных может выступать не только Интернет, но и DIRECTUM. Сформированные в результате выполнения сценария DIRECTUM XML-данные (отчет, показатель, выборка) преобразуются для удобного чтения с экрана и публикуются на странице.

Интеграционные механизмы и блоки типовых маршрутов

Работа с документами через портал может быть полезна не только пользователям DIRECTUM, но и тем, кто не работает с DIRECTUM: они могут просматривать документы, опубликованные из DIRECTUM (согласованные приказы, распоряжения, инструкции). Для этого в Расширения DIRECTUM для SharePoint включен механизм публикации документов. Документ может быть опубликован как вручную, так и в рамках типового маршрута (например, после этапа согласования и подписания ЭЦП). Для использования в типовом маршруте разработан блок публикации документов.

Наряду с блоком публикации документов при настройке типовых маршрутов может использоваться блок мониторинга библиотеки документов. Блок периодически опрашивает портал и при появлении новых документов в заданной библиотеке блок автоматически передает управление следующему блоку, например, блоку получения информации о документе, который получает тело документа и поля его карточки. За счет этого можно организовать совместную работу пользователей DIRECTUM с пользователями портала, которые не являются пользователями DIRECTUM (например, работники организаций-партнеров).

Блоки мониторинга, публикации и получения информации существуют также и для элементов списков портала. Их применение также позволяет использовать возможности workflow DIRECTUM при работе с порталом на платформе SharePoint.

Расширения DIRECTUM для SharePoint позволяют упростить решение многих типовых задач, повысить оперативность доступа корпоративным к данным и расширяют круг сотрудников, которому они доступны. Расширения DIRECTUM для SharePoint – еще один шаг в построении единого информационного пространства компании, где независимо от способа доступа пользователь получает необходимые ему сведения из единого источника корпоративной информации, которым является DIRECTUM.