Оформите запрос на демонстрацию системы

Мы свяжемся с вами в течение одного рабочего дня, чтобы определить ваши потребности и удобный формат демонстрации системы DIRECTUM:

Заказать демонстрацию

По вопросам выбора и приобретения:
present@directum.ru
+7 (341) 272-11-00

Вверх
@DIRECTUMCompany:   Пожалуйста, подождите, загружаем данные из twitter...
Читайте также практические материалы об автоматизации задач и процессов:

Нужен ли предприятию электронный документооборот?

Одним из направлений автоматизации управления предприятием, ставшим наиболее популярным в последнее время, является Электронный документооборот.  Многие руководители возлагают на него большие надежды в решении проблем организации менеджмента. Но все ли из них электронный документооборот действительно способен оправдать, и получит ли в конечном итоге предприятие эффект от его использования?

Простой, всем знакомый пример - согласование документов. Не секрет, что процесс согласования часто затягивается, документы в процессе передачи от одного сотрудника к другому теряются, а потому самый верный способ согласования срочного документа - лично обежать всех участников.

Организация данного процесса в системе электронного документооборота будет выглядеть так: ответственный сотрудник создает задачу с приложением всех необходимых к согласованию документов и отправляет ее по заданному маршруту. Для каждого участника определяется срок выполнения задания. Далее каждый участник последовательно или параллельно с остальными получает задания в свою папку «Входящие» и выполняет их. Причем инициатор в любой момент времени может посмотреть, на каком этапе находятся документы, кто какие замечания высказал, а исполнители получают всю необходимую информацию для принятия решения (все связанные документы и предысторию).

Казалось бы – каждому предприятию нужен такой идеальный процесс. Однако внедрение электронного документооборота будет эффективно лишь для тех предприятий, которые удовлетворяют следующим условиям: 

При выполнении всех этих условий от внедрения электронного документооборота можно получить действительно ощутимый эффект: 

Все документы, создаваемые сотрудниками в ходе выполнения работы, сохраняются в электронном хранилище документов. Это позволяет осуществлять быстрый поиск по содержанию (тексту) документов; по реквизитам карточки, которая заводится на каждый документ; по различным связям, определяемым между документами; по произвольной структуре папок для группировки документов. В результате предотвращается потеря документов, сокращается бумажный документооборот (не нужно копировать документ для одновременной работы с ним нескольких сотрудников, а также печатать его промежуточные варианты в процессе согласования). Не разумно, конечно, ожидать, что при внедрении электронного документооборота бумажные документы исчезнут вовсе, их юридическую силу еще никто не отменял. Хотя законодательство также явно движется в сторону автоматизации (закон №1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" принят 10.01.02.). Но даже если сама бумага еще долго будет выполнять роль «доказательства», то информация, которую она содержит, уже будет доступна в удобном для анализа и принятия решений виде.

Стоит уточнить, что говоря о документах, имеются в виду как структурированные документы с четко определенным набором реквизитов (счета-фактуры, платежные поручения, заявки на оплату и т.п.), так и неструктурированные документы произвольной формы (служебные записки, письма, договора и пр.). В частности, процедура согласования, рассмотренная выше, применима как для структурированных, так и для неструктурированных документов. А потому для успешного использования система электронного документооборота должна уметь работать не только со своими "родными" документами, но и с документами финансово-учетных систем.

Оценивая вышеперечисленные проблемы управления на предприятиях, НПО «Компьютер» разработало Корпоративную систему электронного документооборота DIRECTUM, интегрированную с Комплексной Автоматизированной Системой «Бизнес Люкс», которая уже несколько лет успешно работает на средних и крупных предприятиях. Наличие такого тандема делает информационную систему действительно единой, позволяет избежать двойного ввода информации, повышает слаженность действий сотрудников и согласованность данных (хотя возможно и независимое использование системы электронного документооборота) .

В результате предприятие становится единым отлаженным механизмом, который легко управляем и позволяет современному руководителю легко воплощать в жизнь все новые решения.

Опубликовано: Журнал "Свое дело"

Перейти к полному списку аналитики

Кнопка
связи