Оформите запрос на демонстрацию системы

Мы свяжемся с вами в течение одного рабочего дня, чтобы определить ваши потребности и удобный формат демонстрации системы DIRECTUM:

Заказать демонстрацию

По вопросам выбора и приобретения:
present@directum.ru
+7 (341) 272-11-00

Вверх
@DIRECTUMCompany:   Пожалуйста, подождите, загружаем данные из twitter...

Согласование входящих счетов на оплату

Все компании, вне зависимости от рода их деятельности, работают с большим количеством платежных документов. Внушительные объемы входящих счетов на оплату, отсутствие контроля и четких регламентов могут привести к их потере, несвоевременной оплате и ненадлежащему выполнению договорных обязательств. Между тем, репутация компании на рынке во многом зависит от своевременного исполнения контрактных договоренностей с контрагентами, партнерами и подрядчиками.

Решаемые задачи

Техническое решение «Согласование входящих счетов на оплату» позволяет закрывать бизнес-задачи:

  1. Регистрации счетов на оплату.
  2. Проверки и согласования счетов на оплату:
    • обработку счетов ответственными (проверку назначения расходов, оформления и соответствия платежным обязательствам);
    • формирование реестров счетов и их согласование;
    • быстрый поиск связанных документов для проверки обоснованности счета;
    • согласование счетов в соответствии с регламентом, использование жесткой маршрутизации;
    • утверждение счетов руководителем с помощью электронной подписи – гарантию дальнейшей неизменности и достоверности подписанного документа.
  3. Оплаты счета и уведомления ответственных:
    • оповещение заинтересованных лиц об утверждении оплаты по счету или отказе;
    • проведение и контроль оплаты по счету бухгалтером (сверку реквизитов и формулировок на соответствие акту и договору, сверку суммы счета с бюджетом, передачу данных в учетную систему, контроль проведения оплаты или выдача наличных).
  4. Формирования архива счетов, организации безопасного и удобного доступа к нему:
    • поиск счетов в различных разрезах (по договору, по организации, по датам);
    • формирование периодической отчетности по счетам;
    • повышение безопасности работы с платежными документами за счет разграничения прав доступа.

Для эффективного управления денежными средствами предприятия разработано совместное решение «Prestima+DIRECTUM: Казначейство предприятия». При этом в DIRECTUM организуется хранение и согласование документов, осуществляется рассылка уведомлений, а в системе Prestima контролируется превышение лимитов бюджетов предстоящих платежей и хранится фактическая информация об оплате.

Новая схема работы удобна и проста

Схема работы Схема работы

Описание работы решения

Шаг 1. Ввести счет в систему DIRECTUM

В вашу организацию поступил входящий счет на оплату. Вы могли получить его в бумажном виде, например по почте, или электронном, в виде скан-образа, электронной таблицы или файла текстового редактора.

Первое, что вам нужно сделать – это ввести счет в систему DIRECTUM. В случае, если документ был получен на бумажном носителе, он передается делопроизводителю для сканирования. Затем ответственный делопроизводитель создает документ из файла с типом карточки «Входящие счета БР»:

Входящий счет на оплату Входящий счет на оплату

Шаг 2. Проверить входящий счет на оплату

После занесения счета в систему DIRECTUM делопроизводитель отправляет его на проверку ответственному сотруднику. При этом либо назначается ответственный за все виды входящих счетов из отдела закупок, либо прописываются правила автоматического распределения счетов по ответственным, например на основе типа закупаемой продукции или услуг.

В рамках типового маршрута «Сортировка и первичная обработка счетов» ответственный сотрудник сверяет счет с текущими договорами (если счет выставлен в рамках договора) или с текущими статьями бюджета (если счет выставлен без договора). Обращение к договорам закупок производится в системе DIRECTUM средствами модуля «Управление договорами». Обращение к статьям бюджета производится в модуле бюджетирования финансово-учетной системы.

Схема жизненного цикла входящего счета на оплату Схема жизненного цикла входящего счета на оплату

Если счет был составлен корректно и признан обоснованным, ответственный сотрудник может сразу отправить его на утверждение по соответствующему типовому маршруту либо передать счет сотруднику, ответственному за составление реестра счетов. В последнем случае ответственный сотрудник группирует счета по определенным критериям, например по контрагенту, и отправляет их на утверждение. В результате счета на оплату автоматически заносятся в реестр:

Реестр счетов Реестр счетов

Шаг 3. Утвердить входящий счет на оплату

По итогам проверки сотрудник, ответственный за утверждение входящих счетов на оплату, получает задание на утверждение счета. Его задача – выносить решения по счетам. Он просматривает содержание счета, проверяет необходимость оплаты и на основании полученной информации выносит решение:

  • оплатить;
  • оплатить частично (с указанием суммы, которую необходимо уплатить в данный момент, и даты следующего платежа);
  • отложить (с указанием даты платежа);
  • отказать.

Затем подписывает счета к оплате утверждающей подписью. При этом данные по каждому утвержденному счету автоматически заносятся в финансово-учетную систему.

Шаг 4. Оплатить счет

Далее в финансово-учетной системе/клиент-банке формируются платежные поручения. Для осуществления платежей платежные поручения в клиент-банке утверждаются бухгалтером по расчетам. Посредством интеграции платежное поручение связывается с образом счета в системе DIRECTUM. Это дает возможность обращаться к самому счету, истории работы с ним и его регистрационной информации непосредственно из финансово-учетной системы. Также интеграция с финансово-учетной системой позволяет отследить факт оплаты (если тот регистрируется в ней) и отправить ответственному за счет уведомление об оплате.

Затем бухгалтер производит оплату в финансово-учетной системе. Оригиналы входящих счетов передаются в бухгалтерию. После этого они направляются либо на внеофисное хранение, либо в архив документов компании.

Бизнес-эффект

Техническое решение «Согласование входящих счетов на оплату» позволяет:

  • снизить трудоемкость и длительность согласования входящих счетов на оплату;
  • минимизировать риски, связанные с неисполнением договорных обязательств по оплате счетов;
  • сделать процесс согласования и проведения платежей более безопасным и прозрачным;
  • осуществлять контроль оплаты счетов по договорам в плановые сроки;
  • исключить вероятность потери счетов;
  • упростить процесс поиска информации по счетам;
  • повысить контроль соответствия расходов бюджету.

С помощью технического решения «Согласование входящих счетов на оплату» вы значительно упростите процессы работы со счетами в вашей компании, сделаете их более прозрачными и контролируемыми, не дав ни одному входящему счету ускользнуть от вашего внимания.

Вернуться к каталогу технических решений


Сертифицировано DIRECTUM:
Сертифицировано DIRECTUM
Версия:
1.1.2
Стоимость:
Standard - 44 600 р.
Enterprise - 71 400 р.
Услуги по внедрению оплачиваются отдельно.
Приобретенные решения не включаются в абонемент на обновление версий DIRECTUM.
При необходимости получения новой версии решения оплачивается половина его стоимости.
Модель лицензирования:
Серверная?
  • Серверная - дает право устанавливать и использовать серверные компоненты технического решения и обеспечивает доступ клиентских устройств или пользователей на подключение к ним для их запуска. Рассчитывается по количеству работающих серверов.
  • Клиентская на устройство/пользователя - дает право клиенту (устройству или пользователю) подключаться к серверу.
  • Серверная + клиентская - представляет собой сочетание серверной и клиентской лицензий. Рассчитывается по количеству работающих серверов и клиентов, которые планируется использовать для работы с техническим решением.
Готовность:
Готовое?
  • Концепт – уровень готовности, который показывает наличие возможности создать полноценное решение под заказ.
  • Шаблон – уровень готовности решения, при котором решение дорабатывается под инфраструктуру заказчика.
  • Готовое – полностью готовое к использованию решение.
Условия ознакомления:
Демонстрация
Поставщик:
DIRECTUM
вендор

Сайт: www.directum.ru
Написать: support@directum.ru
Дополнительная информация
Совместимость:
  • DIRECTUM 5.3;
  • Коннектор DIRECTUM к системе 1С 8.1/8.2/8.3.
Другие версии:
Версия 1.0.2: DIRECTUM 4.9.1, коннектор DIRECTUM к системе 1С 8.1
Версия 1.0.3: DIRECTUM 5.0, коннектор DIRECTUM к системе 1С 8.1/8.2/8.3
Версия 1.0.4: DIRECTUM 5.1, коннектор DIRECTUM к системе 1С 8.1/8.2/8.3
Версия 1.1: DIRECTUM 5.1.1, коннектор DIRECTUM к системе 1С 8.1/8.2/8.3
Версия 1.1.1: DIRECTUM 5.2, коннектор DIRECTUM к системе 1С 8.1/8.2/8.3
Версия 1.1.2: DIRECTUM 5.3, коннектор DIRECTUM к системе 1С 8.1/8.2/8.3
Гарантийный срок:
4 месяца
Уровень поддержки:
Ограниченная?
  • Полная – решение предоставляется с гарантиями работоспособности ПО на протяжении срока действия Абонемента на новые версии системы DIRECTUM.
  • Ограниченная – решение предоставляется с гарантиями работоспособности ПО на протяжении гарантийного срока (обычно от 3 до 12 месяцев).
  • Как есть – решение предоставляется без гарантий работоспособности ПО.

Также гарантии работоспособности ПО могут предоставляться на индивидуальных условиях, определенных производителем технического решения.

Кнопка
связи