Оформите запрос на демонстрацию системы

Мы свяжемся с вами в течение одного рабочего дня, чтобы определить ваши потребности и удобный формат демонстрации системы DIRECTUM:

Заказать демонстрацию

По вопросам выбора и приобретения:
present@directum.ru
+7 (341) 272-11-00

Вверх
@DIRECTUMCompany:   Пожалуйста, подождите, загружаем данные из twitter...

Управление доверенностями

Оформление доверенности является распространенным способом передачи полномочий на совершение юридически значимых действий от имени организации. Доверенность как правовой инструмент широко используется в повседневной деятельности компаний, например при получении товара со склада поставщика, осуществлении операций с банковскими счетами.

К оформлению доверенности, выданной от имени юридического лица, предъявляются требования, регламентирующие наличие тех или иных реквизитов, в зависимости от вида и назначения доверенности.

По этой причине возникает потребность в контроле операций по составлению, выдаче и отзыву доверенностей, а также в оптимизации работы с большим количеством бумажных экземпляров доверенностей.

Особенно актуально использование доверенностей, не связанных с материальными ценностями, например право подписи документов, заключение договоров.

Описание решения

Техническое решение «Управление доверенностями» предназначено для автоматизации процессов учета и поиска доверенностей, значительного ускорения их оформления и продления. Использование решения обеспечивает контроль сроков действия выданных доверенностей для их своевременного продления или возврата.

Возможности решения

Техническое решение направлено на автоматизацию и оптимизацию основных этапов работы с доверенностями:

  • оформление доверенности – составление текста доверенности и его согласование. Подписанный доверителем документ выдается на руки поверенному;
  • продление доверенности – создание текста новой доверенности на основе прежней. После процедуры упрощенного согласования и подписания документа новая доверенность выдается поверенному в обмен на старую;
  • отзыв доверенности – отправка требования поверенному вернуть доверенность. При этом производится рассылка уведомлений заинтересованным лицам об отзыве доверенности, а также отправка уведомления доверителю о возврате;
  • возврат доверенности – подтверждение возврата и отправка уведомления доверителю о возврате;
  • ведение единого реестра доверенностей, выданных в компании. Найти нужную доверенность можно с помощью быстрого поиска по сроку действия, передаваемым полномочиям, объекту доверия.

Используемые технологии

Техническое решение разработано на платформе IS-Builder и основано на базовых возможностях системы DIRECTUM, реализованных в модулях "Управление электронными документами" и "Управление деловыми процессами".

Описание работы решения

Оформление доверенности

Сотрудник, которому необходима доверенность, создает задачу на согласование выдачи доверенности, используя стандартный механизм системы DIRECTUM.

Согласование проходит по типовому маршруту "Оформление доверенности", в параметрах которого сотрудник указывает вид доверенности и срок ее действия.

Сотрудник вкладывает в карточку задачи документы, являющиеся основанием для оформления доверенности, а в тексте задачи указывает дополнительную информацию, например цель выдачи. Соответствующие поля карточки справочника Доверенности будут заполнены автоматически.

Делопроизводитель вводит недостающую информацию и заполняет список передаваемых полномочий вручную или при переходе по ссылке Заполнить:

Карточка справочника содержит всю необходимую информацию: список передаваемых полномочий, описание объекта доверия, список связанных с доверенностью электронных документов. Это способствует строгому учету всех доверенностей в организации и быстрому поиску нужных данных.

Формирование документа с текстом доверенности для отправки на согласование производится из карточки справочника. Данные автоматически вставляются в текст документа и доступны для редактирования:

Доверенность на подписание договоров Доверенность на подписание договоров

В процессе оформления доверенности этот документ, вместе с карточкой справочника Доверенности, автоматически вкладывается в задачу и последовательно отправляется по типовому маршруту на согласование: поверенному, руководителю поверенного, согласующим и доверителю.

После согласования доверенности делопроизводитель обеспечивает подписание бумажного варианта документа доверителем, нотариальное заверение, если необходимо, и передачу экземпляра поверенному.

Продление доверенности

Процедура продления включает возврат ранее выданной доверенности и оформление нового документа на основании предыдущего, но с новым сроком действия.

Согласование документа производится по типовому маршруту «Продление доверенности» и с меньшим числом сотрудников: поверенный, руководитель поверенного и доверитель. Старая запись справочника Доверенности закрывается автоматически, а в новой заполняются поля Дата выдачи и Ведущая доверенность. Установление связи между карточками справочника обеспечивает сохранение истории оформления и продления доверенностей.

Возврат и отзыв доверенности

Наиболее распространенными причинами возврата доверенности могут стать окончание срока действия доверенности или отсутствие необходимости ее дальнейшего использования.

В этом случае сотрудник, являющийся поверенным, отправляет задачу по типовому маршруту «Возврат доверенности», в ходе которого доверитель получит уведомление о возврате выданного документа.

Соответствующая запись справочника Доверенности автоматически становится закрытой.

Юридическая практика часто сталкивается со случаями прекращения действия доверенности по инициативе выдавшего ее лица – отзыв доверенности. Типовой маршрут «Отзыв доверенности» предусматривает отправку поверенному задания о возврате доверенности, а также уведомление третьих лиц об отзыве доверенности.

Эффект от внедрения

Внедрение технического решения позволяет автоматизировать выдачу и учет доверенностей на предприятии. Оптимизация всего процесса управления доверенностями достигается несколькими средствами:

  • ведение единого реестра выданных на предприятии доверенностей;
  • ускорение процесса согласования доверенности и повышение его прозрачности;
  • организация быстрого доступа ко всей необходимой информации по выданной доверенности: срок действия, передаваемые полномочия, объект доверия;
  • отслеживание доверенностей с истекающим сроком и, как следствие, их своевременное продление, или отзыв доверенностей, необходимости в которых больше нет.

Вернуться к списку технических решений

Сертифицировано DIRECTUM:
Сертифицировано DIRECTUM
Версия:
1.0.2.1
Стоимость:
DIRECTUM Standard - 45 800 р.
DIRECTUM Enterprise - 73 300 р.
Услуги по внедрению оплачиваются отдельно.
При необходимости получения новой версии решения оплачивается половина его стоимости.
Модель лицензирования:
Серверная?
  • Серверная - дает право устанавливать и использовать серверные компоненты технического решения и обеспечивает доступ клиентских устройств или пользователей на подключение к ним для их запуска. Рассчитывается по количеству работающих серверов.
  • Клиентская на устройство/пользователя - дает право клиенту (устройству или пользователю) подключаться к серверу.
  • Серверная + клиентская - представляет собой сочетание серверной и клиентской лицензий. Рассчитывается по количеству работающих серверов и клиентов, которые планируется использовать для работы с техническим решением.
Готовность:
Готовое?
  • Концепт – уровень готовности, который показывает наличие возможности создать полноценное решение под заказ.
  • Шаблон – уровень готовности решения, при котором решение дорабатывается под инфраструктуру заказчика.
  • Готовое – полностью готовое к использованию решение.
Условия ознакомления:
Демонстрация
Поставщик:
DIRECTUM
вендор

Сайт: www.directum.ru
Написать: support@directum.ru
Дополнительная информация
Совместимость:
DIRECTUM 5.3

Другие версии:
Версия 1.0.0.2: DIRECTUM 4.8 - 4.9.1
Версия 1.0.0.3: DIRECTUM 5.0
Версия 1.0.0.5: DIRECTUM 5.1
Версия 1.0.1: DIRECTUM 5.2
Версия 1.0.2.1: DIRECTUM 5.3
Гарантийный срок:
4 месяца
Уровень поддержки:
Ограниченная?
  • Полная – решение предоставляется с гарантиями работоспособности ПО на протяжении срока действия Абонемента на новые версии системы DIRECTUM.
  • Ограниченная – решение предоставляется с гарантиями работоспособности ПО на протяжении гарантийного срока (обычно от 3 до 12 месяцев).
  • Как есть – решение предоставляется без гарантий работоспособности ПО.

Также гарантии работоспособности ПО могут предоставляться на индивидуальных условиях, определенных производителем технического решения.

Кнопка
связи