Оформите запрос на демонстрацию системы

Мы свяжемся с вами в течение одного рабочего дня, чтобы определить ваши потребности и удобный формат демонстрации системы DIRECTUM:

Заказать демонстрацию

По вопросам выбора и приобретения:
present@directum.ru
+7 (341) 272-11-00

Вверх
@DIRECTUMCompany:   Пожалуйста, подождите, загружаем данные из twitter...
Читайте также практические материалы об автоматизации задач и процессов:

Автоматизация канцелярии на предприятии, организация электронной канцелярии

Современная канцелярия должна справляться с огромным потоком документов. Без автоматизации канцелярии и служб делопроизводства поток информации способен свести «на нет» все усилия других служб предприятия по принятию быстрых решений. В данной статье сделана попытка систематизации уже накопленных знаний по проблемам организации современной электронной канцелярии и делопроизводства.

1. Информация и документ.

С каждым годом наша родная планета Земля становится все меньше. Нет, реально она не уменьшается. Просто раньше на путешествие, скажем из Петербурга в Москву, затрачивалась масса времени, а теперь "Красная стрела" преодолевает это расстояние много быстрее. Что же говорить о кораблях на воздушных крыльях, поездах на магнитной подушке, реактивных Конкордах. Человек идет по планете все быстрее и быстрее. Планета уменьшается.

Но еще быстрее, значительно опережая человека, уступая лишь свету, движется информация. Население Земли давно уже освоило радио, телевидение, телефон, мобильную и спутниковую связь. Благодаря бешеной скорости передачи информации два, казалось бы, далеких события теперь мгновенно связываются воедино и оказывают огромное влияние на происходящее вокруг. Так, к примеру, реагируют рынки. Итоги торгов на Токийской бирже мгновенно сказываются на индексах Уолстрит. Временные лаги сокращаются до предела. Человечество уже вошло в Эру Информации.

Эра Информации наступила.

Кто владеет информацией – владеет миром. Эта азбучная истина давно не вызывает сомнений ни у правителей, ни у менеджеров, да и наверное даже у школьников. Проблемы сбора, накопления и обработки информации встают на новом, более качественном уровне.

Вся получаемая и создаваемая вновь информация соответствующим образом фиксируется. Материальными носителями фиксируемой информации являются документы.

Документом принято называть материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве. Деятельность же по созданию документов (документированию) и организации работы с документами называют делопроизводством (канцелярией).

Умение работать с документами, правильное построение канцелярии и делопроизводственных потоков в учреждении и оказывают прямое определяющее воздействие на результаты деятельности, на ее эффективность.

Но уже давно ни для кого не секрет, что современный документ не только носитель информации, он обладает еще более важными “свойствами” - теряться, исчезать, не выполняться в срок, умирать в архивах, наконец, просто зависать в воздухе. Как часто мы становимся заложниками этих отрицательных свойств! Документ, как живое капризное существо, не подчиняется строгим правилам все ускоряющегося жизненного ритма, постоянно растущих жизненных потребностей. Причиной ли злой умысел, или чистая случайность, или наше славянское разгильдяйство – читателю виднее, но ситуация обстоит именно так.

Как заставить документы “идти правильным путем” и “хорошо вести себя”, как свести к минимуму человеческий фактор в их “поведении”? Одним из выходов, и сегодня уже очевидным выходом, видится автоматизация. Автоматизация канцелярии.

По мере того, как всемирная паутина опутывает Землю, превращая ее, как говорят на западе, во всемирную деревню, по мере того, как все больше и больше информации циркулирует в электронном виде, автоматизация делопроизводства и организация электронной канцелярии из простого желания превращается в суровую жизненную необходимость.

Именно вопросам автоматизации канцелярии, организации электронной канцелярии и посвящен этот обзор. 

2. Современное делопроизводство и канцелярия

В отечественных учреждениях особенно часто принято путать два понятия – документооборот и делопроизводство. Возможно, из-за того, что документооборот звучит, как бы красивее, а может быть еще почему-то, но эти два термина подменяются.

Как уже говорилось, делопроизводство – это деятельность по созданию документов и организации работы с ними . Под организацией работы с документами понимают создание условий, обеспечивающих движение, поиск и хранение документов.

Из всего следует особо выделить движение, так как движение документов между пунктами их обработки и есть непосредственно документооборот. Точнее, документооборот – это движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки.

Понимание различия терминов делопроизводство и документооборот принципиально в дальнейшем при рассмотрении видов систем автоматизации документных процессов.

А пока подумаем, что же, собственно, необходимо автоматизировать ?

Чтобы ответить на этот вопрос, нужно обратиться к теории делопроизводства – ЕГСД – Единой государственной системе делопроизводства.

ЕГСД – это научно упорядоченный комплекс правил, нормативов и рекомендаций, определяющих и регламентирующих делопроизводственные процессы в учреждениях, организациях и предприятиях. ЕГСД родилась в нашей с вами прародине – СССР, и включала в себя ГОСТы, законодательные акты, решения директивных органов, содержала единые правила составления и оформления документов, рациональные принципы документооборота, единые правила создания учетно-справочного аппарата, формы и методы контроля исполнения документов, правила составления номенклатур и принципы формирования дел, правила подготовки дел к последующему хранению и использованию, рекомендации по повышению эффективности труда. Одни положения ЕГСД носили обязательный, другие – рекомендательный характер. Был в СССР и соответствующий институт – ВНИИДАД – Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела.

Именно на основе ЕГСД создавались в свое время все министерские и ведомственные приказы, наставления, инструкции по ведению делопроизводства, с таким успехом положенные сегодня в основу современного украинского бумаготворчества и переведенные теперь на рідну мову.

Современное национальное делопроизводство являет собой систему, унаследованную и устоявшуюся за многие годы советского правления.

Делопроизводство, в зависимости от выполняемых в управлении функций, может быть организационно-распорядительным, бухгалтерским, нотариальным, кадровым, техническим, медицинским, военным и т.п. Каждый из видов делопроизводства имеет свои отличительные особенности, однако, общим для любой функции управления есть организационно-распорядительное (административное) делопроизводство.

Поэтому, когда заходит речь об автоматизации канцелярии, то имеется в виду автоматизация именно административного делопроизводства, как основы, базовой платформы для построения корпоративной информационной системы любого учреждения.

Организационно-распорядительными документами являются:

- организационные – положения, уставы, инструкции, правила;

- распорядительные – постановления, распоряжения, приказы, указания, решения;

- справочно-информационные – письма, докладные и объяснительные записки, протоколы, акты, обзоры, отчеты, стенограммы, списки, перечни, регистрационно-контрольные карточки, графики и др.

Каждый документ в процессе своего жизненного цикла (ЖЦ) проходит определенные стадии:

Движение документов осуществляется в виде потоков циркулирующих между пунктами обработки информации и пунктами технической обработки собственно документов. По отношению к аппарату управления различают потоки входящих (поступающих), исходящих (отправляемых) и внутренних документов.

Следовательно, когда мы говорим об автоматизации канцелярии, то автоматизации подлежат: движение документов и их обработка в пунктах обработки, все стадии жизненного цикла документов. 

3. Электронные документы

За время жизненного цикла (ЖЦ) документ проходит различные стадии и попадает к его исполнителям в различных качествах.

На этапе создания документа он не имеет юридической силы и является проектом документа.

После того как документ создан – согласован, подписан, утвержден, после того как поставлены печати и штампы, проект становится собственно документом и имеет с этого момента и до конца ЖЦ юридическую силу, может использоваться для доказательства в суде и т.п.

Заметим, что речь идет именно о бумажном документе. Потому как сегодня, в национальной правовой системе процедура экспертизы подлинности, доказательства в суде, система регистрации подписей (подписи физического лица на паспорте) и печатей применима пока только к документам на бумажных носителях. Возможность применения такой процедуры и отличает документ от простого текста на бумаге или любом другом носителе.

Как можно автоматизировать канцелярию, если, в случае возникновения необходимости, нельзя будет отличить электронный документ от обычного файла? Как сделать, например, копию с бумажного документа мы знаем, знаем, что копию можно нотариально заверить, но как отличить электронную копию от электронного подлинника, и есть ли в этом смысл? И такого рода вопросов возникнет еще достаточно много.

На самом деле разговоры о необходимости создания правовой системы для придания соответствующего статуса электронному документу идут уже давно. Заинтересованы в скорейшем принятии такого рода законов, прежде всего, банки, инвесторы, торговые системы, брокерские конторы, депозитарии.

Что же нужно сделать? Необходимо выработать механизмы наложения подписи и печати на электронный документ, а также механизмы их регистрации. Т.е. речь идет, собственно, о добавлении к документу информации, определяющей его аутентичность. Под аутентичностью документа понимается подтверждение того, что содержательная информация документа не претерпела изменений с момента его подписания и документ подписан определенным лицом.

Аутентичность документа может быть доказана путем применения к нему электронной подписи.

Поэтому, файл получает юридическую силу документа только после его подписания электронной подписью. При этом алгоритмы подписи должны быть стандартизированы, а программное обеспечение, реализующее алгоритм, должно быть соответствующим образом сертифицировано. И главное, все эти механизмы и порядок их применения должны быть закреплены законодательно. Надежность современных криптографических систем защиты, в т.ч. цифровой подписи, вполне достаточна и превосходит надежность экспертных оценок аутентичности, например, почерка или печати.

Если же говорить о проблеме оригинала и копии, то совершенно понятно, что в случае с электронным документом понятия оригинал и копия не имеют смысла.

Что же делать, пока соответствующая правовая система не создана и нет законов, позволяющих опираться на электронный документ юридически?

Выход может быть найден путем создания закрытой (не связанной с системами других учреждений) корпоративной системы электронного делопроизводства. Тогда можно выработать ряд договоров, соглашений, которые будут регламентировать права и ответственность пользователей системы, особенности делопроизводства, определять документ в системе.

Более подробную информацию о юридических проблемах электронных документов можно найти в Интернете. Там же опубликованы проекты законов по электронному документообороту России, Беларуси, Украины, а также ссылки на западные аналоги. 

4. Отличие отечественного делопроизводства от западного

Исторически, делопроизводство в разных странах складывалось по-разному. Точнее, в зависимости от менталитета и культуры того или иного народа с годами создавалась и соответствующая система документоведения.

Советская система делопроизводства характеризовалась, прежде всего, строгой вертикальной направленностью. Т.е. все документы, поступающие в организацию, после регистрации направлялись на доклад к руководителю. После рассмотрения документа руководитель накладывал резолюцию, в которой указывал ответственного исполнителя. Далее документ попадал к ответственному исполнителю, который либо исполнял документ, либо направлял его на исполнение своим подчиненным, и таким образом документ, обрастая резолюциями, двигался вглубь к основанию иерархии. После того, как документ исполнялся, он совершал обратный путь снизу на самый верх, где и докладывалось об его исполнении.

Западное же делопроизводство тяготеет к горизонтальной схеме. Это когда поступающие в учреждение документы сразу направляются исполнителям без доклада “наверх”.

Еще одним принципиальным отличием нашей делопроизводственной практики от западной есть наличие органа, контролирующего исполнение документа. Перед тем как отправить документ ответственному исполнителю, он ставится на контроль в делопроизводстве учреждения. Т.о. третье лицо – делопроизводитель - всегда знает, у кого находится документ на исполнении и когда он должен быть исполнен.

Именно эти два принципиальных отличия и определяют разницу в подходах ведения делопроизводства у нас и на западе.

Поэтому организация электронной канцелярии в пост советских странах, равно как и в Украине, при применении западных систем автоматизации должна вестись с учетом этих принципиальных отличий. 

5. Реинжиниринг бизнес-процессов

Все уже привыкли к понятию автоматизация. Как когда-то механизация, этот термин, в общем, означает перекладывание трудоемких ручных операций на плечи техники. В данном случае – компьютерной.

Но что меняется в основе процесса, например, того же делопроизводства после его автоматизации? Кроме того, что многое теперь делает компьютер, более - ничего. Документ все так же движется теми же потоками, только теперь электронными, проходит те же стадии обработки, только опять же – в электронном виде. Да, многое упрощается, ускоряется и т.п.

В целом, повышается эффективность автоматизируемых операций и процессов. Однако, во многих случаях, издержки автоматизации намного превышают выгоды. Во многих организациях пришли к выводу, что никакая автоматизация не способна повысить эффективность настолько, чтобы выгоды от нее превысили издержки. В результате на свет появился другой подход повышения эффективности функционирования компании, подход гораздо более глубокий, нежели автоматизация - BPR - business process reengineering.

BPR, по определению его идеологов – это фундаментальное переосмысление и радикальная реконструкция бизнес-процессов с целью достижения значительных (драматически) сильных улучшений в критически важных в современных условиях уровнях критериев производительности, таких как стоимость, качество, услуги, скорость.

BPR предназначен для реконструирования работы упрощением или удалением, используя компьютеры не для автоматизации, но для реконструкции существующих бизнес-процессов.

Под бизнес-процессом (организационно-производственным процессом) понимают логическую серию взаимосвязанных действий, которая использует ресурсы предприятия для создания или получения в обозримом будущем полезного для заказчика выхода, такого как продукт или услуга.

BPR подразумевает реорганизацию предприятия. Но не реорганизацию в ее классическом понимании – изменение организационной структуры, а реорганизацию процессов.

Базовым положением в BPR есть постулат о том, что неэффективность функционирования предприятия заключается в заведомо неправильном построении бизнес-процессов, которые необходимо менять и реорганизовывать в корне, с отказом от старых традиций, со сломом старых правил. В результате предполагается получение коренного перелома в работе, обеспечение "прорыва", радикального повышения эффективности (например, на 80-100%). А автоматизация, в представлении основателей BPR – это всего лишь простой путь эффективнее выполнять неверные вещи.

BPR - суть процесс для организации революционный и как любая революция сложен и противоречив. Освещение проблем претворения идей BPR в жизнь требует более подробного изложения и выходит за рамки данного обзора. Детальное описание BPR-теории можно почерпнуть в литературе.

Проводя анализ существующего в организации документооборота и особенностей делопроизводства, руководитель, принимающий решение, стоит перед дилеммой: какая из парадигм повышения эффективности применима в данном случае - реинжиниринг или автоматизация. 

6. Примерная классификация систем автоматизации делопроизводства

В результате подмены терминов делопроизводство и документооборот, ввиду различия отечественного и западного подходов, сложности совершенствования бизнес-процессов, в густом тумане информационных технологий выбор соответствующей требованиям организации системы автоматизации делопроизводства среди существующих на рынке представляет определенную сложность.

Попробуем разобраться, какими же бывают системы ведения электронного делопроизводства.

Дадим примерную классификацию.

По отношению к делопроизводству системы могут быть ориентированными на отечественное и на западное делопроизводство.

По отношению к задачам делопроизводства такие системы автоматизируют:

По отношению к авторству нас будут интересовать системы западного, российского и отечественного производителей ПО.

По отношению к задачам делопроизводства и применяемым ИТ системы подразделяются на:

Основываясь на последней классификации, более детально рассмотрим функции и характеристики систем каждого из типов.

АСКИД – Автоматизированная система контроля исполнения документов. Задачами такого рода систем является учет всей документации учреждения, а также постановка на контроль и контроль за исполнением документов. В сущности, система, основываясь на персональной СУБД, ведет журналы регистрации и контроля или регистрационно-контрольные карточки (РКК) документов, сигнализирует о приближении сроков окончания исполнения, о просроченных документах, выдает информацию в виде отчетов. Система рассчитана на делопроизводственный персонал и группы контроля.

Электронный архив – система автоматизации, предназначенная, прежде всего, для физического хранения электронных копий документов и их поиска, может включать в себя функции АСКИД. Хранение документов осуществляется либо в файловой системе ОС, либо в БД. Должна осуществлять поиск, как по атрибутам, так и по содержанию документов. Основывается на персональных или на клиент-серверных СУБД.

Системы, основанные на системах организации групповой работы (СОГР). Западный термин – groupware. К СОГР относят, прежде всего, Microsoft Exchange, Lotus Notes и Novell GroupWize. Системы организации групповой работы являют собой, по сути, расширенные варианты почтовых программ и изначально предназначены для организации обмена информацией в группе – обмена сообщениями, а не документами. Развитие groupware-систем в системы обмена документами обусловлено ростом конкуренции на рынке среди производителей этих систем. СОГР характеризуются ограниченным размером базы данных собственного формата или же имеют возможность odbc-связи с СУБД, частичной поддержкой SQL, неразвитой системой полнотекстового поиска. Системы, построенные на платформе СОГР, перенимают основные недостатки платформы, и автоматизируют, прежде всего, документооборот, а также контрольные и учетные функции, функции хранения и поиска.

Системы автоматизации деловых процессов (САДП) или workflow-системы. Применяется также термин WMS – Workflow Management System. В основу функционирования таких систем положено понятие потока работ, именно в том смысле, в котором в BPR определяется бизнес-процесс. Базовой единицей в САДП есть работа, которая должна быть выполнена с определенными условиями в заданной последовательности и заданными исполнителями. Исполнение работы может производиться в различных временных рамках, контролироваться по времени и содержанию, с ней могут связываться документы, задания, резолюции и т.п. Понятие работы в workflow гораздо шире, чем документа, понятие движения работ шире движения документов, т.е. workflow, в сущности, включает в себя документооборот как частный случай. Информацию о работах (карты работ) workflow-система хранит в БД, документы и другие прикрепления к работам либо хранятся на сервере (в файловой системе, в БД), либо передаются физически от исполнителя к исполнителю согласно карте работы. В случае хранения документов на сервере пользователям передаются только права доступа к ним. Неотъемлемой частью таких систем есть наличие графического редактора маршрутов работ. Возможна жесткая, свободная и смешанная маршрутизация, с параллельным и последовательным выполнением работ.

Положительно характеризует такого рода системы наличие открытых интерфейсов и механизмов для интеграции с другими приложениями. САДП применяются, прежде всего, для автоматизации документооборота и рутинных многошаговых офисных операций.

СУД –Система управления документами, западный термин EDMS – Electronic (Enterprise) Document Management System. Такое название основывается на утверждении, что и делопроизводство и документооборот являются всего лишь частным случаем более общего понятия “управление документами”. Данный класс систем считается универсальным, т.е. автоматизирующим весь комплекс задач, возлагаемых на делопроизводство, от разработки и создания проекта документа, до списания в дело, включая документооборот и хранение документов.

СУД, ориентированная на отечественное делопроизводство, должна отвечать следующим требованиям:

СУД основываются на промышленных СУБД - Oracle, Informix, MS SQL Server, Sybase. Организация хранения документов может осуществляться как в БД, так и файловой системе. Недостатком хранения в БД есть жесткая привязка к конкретной СУБД и сложность восстановления после сбоев, в файловой системе – низкая безопасность хранимой информации. Обмен документами между пользователями осуществляется подсистемой обмена и маршрутизации документов, зачастую роль этой подсистемы выполняют workflow-системы. Многие СУД снабжены редакторами (дизайнерами) справочников, регистрационно-контрольных карт для задания различных атрибутов различных видов документов.

В целом все описанные выше типы систем должны удовлетворять современным требованиям: масштабирование, распределенность, переносимость, поддерживать работу удаленных групп и мобильных пользователей, работу через Интернет, основываясь на трехуровневой модели “клиент - сервер приложений – сервер”, иметь модульную архитектуру, быть удобными и простыми в администрировании, иметь интуитивный локализованный интерфейс, локализованные поисковые функции. Системы должны поддерживать такие промышленные стандарты, как OLE Automation, ODMA, ODBC, MAPI, COM/DCOM, CORBA, и т.п., иметь свои собственные открытые API, интегрироваться с офисными приложениями и почтовыми программами. Особое место занимает наличие интеграции с системами ввода документов: сканеры, e-mail-сервера, факс-сервера, OCR-программы, системы голосовой почты.

Хочется обратить внимание читателя, что сегодня на рынке существует довольно большое число различных систем автоматизации, в той или иной степени автоматизирующих канцелярию организации с разными названиями, такими, например, как САД – Система автоматизации делопроизводства, СЭД – Система электронного документооборота и т.п. Каждый производитель ПО вводит свою систему обозначений и терминов, по-своему расставляет приоритеты. Но как бы ни называлась система, каких бы громких слов о ней не говорилось, нужно всего лишь внимательно выяснить, какие операции делопроизводства и в каком объеме система автоматизирует. И только после такого рода экспертизы можно решить, что представляет собой данная система и насколько она вам подходит. 

7. Внедрение

Отдельную тему среди проблем автоматизации вообще, а делопроизводства в особенности, занимает непосредственное внедрение системы. После проведения соответствующего анализа документопотоков и особенностей делопроизводства, выяснения потребностей (объема и глубины автоматизации) и в результате принятия решения о покупке конкретной системы возникает масса проблем этапа внедрения электронной канцелярии.

Это закупка необходимой техники, установка серверной и клиентских частей ПО, настройка системы на делопроизводство организации, обучение пользователей, первоначальное параллельное ведение бумажного и электронного делопроизводства.

Непродуманный подход к решению всех этих проблем грозит организации большими неудобствами, вплоть до временной остановки производственного процесса. Только прагматическое и взвешенное отношение к построению процесса внедрения системы, а также четкое понимание руководством всех нужд, проблем и сложностей, связанных с техникой, настройкой и персоналом позволит осуществить относительно безболезненное внедрение нововведений, повысить эффективность вложений в компьютерную технику. 

8. Литература

В приведенном обзоре вопросов, проблем и задач автоматизации современного национального делопроизводства автор не изобрел ничего нового, а ограничился лишь попыткой систематизации уже накопленных знаний по данной проблеме. Все изложенное в обзоре можно найти в русскоязычной литературе в более подробном и точном изложении применительно к реально существующим системам.

При написании обзора использовалась следующая литература:

  1. А.Б. Фельзер, М.А. Миссерман “Делопроизводство”, справочное пособие, Киев, “Выща школа”, 1988
  2. Постанова КМУ від 17 жовтня 1997 р. № 1153 “Про затвердження Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади”
  3. Ольга Ефимова “Приключения документов в России”, Электронный офис, Май/Июнь 1997 г.
  4. ЗАКОНОПРОЕКТ ПО ЭЛЕКТРОННОМУ ДОКУМЕНТООБОРОТУ, МОСКОВСКИЙ ЛИБЕРТАРИУМ
  5. Е. Зиндер “Реинжиниринг бизнес-процессов и автоматизация офиса”
  6. Е.З. Зиндер “НОВОЕ СИСТЕМНОЕ ПРОЕКТИРОВАНИЕ: ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ И БИЗНЕС-РЕИНЖЕНИРИНГ”, Системы Управления Базами Данных # 4/95
  7. Константин Пьянзин “Универсальные системы управления документами”, Lan/Журнал сетевых решений, Ноябрь 1998, том 4, номер 11.
  8. Валерий Климов “Выбирай или проиграешь! Сравнительный обзор систем workflow ”, Электронный офис, Март/Апрель 1997 г.
  9. Станислав Короткий “Современные технологии корпоративного документооборота”, CompuTerra Online #252-253
  10. Александр Александров “Управление документами в корпоративных сетях”, компьютерный еженедельник "Компьютерра"
  11. Михаил Зырянов “В начале славных дел”, Computerworld Россия #03/98
  12. М.С. Каменнова “Корпоративные информационные системы: технологии и решения”, Data Base Management Systems: #3/95
  13. “Требования к системам управления документооборотом”, Siemens Nixdorf - Russia, 1997
  14. Альберт Бертяков “Можно ли опровергнуть закон всемирного тяготения?”, Аналитический журнал Рынок Ценных Бумаг, №16, 1998
  15. А.Бертяков “Серьезное управление документами”, Инфобизнес, №45
  16. Альберт Бертяков “"Корпоративная" - это звучит гордо”, Аналитический журнал Рынок Ценных Бумаг, №16, 1998
  17. Дмитрий Казанский “Немного о технологии движения информации с помощью документов”, Компьютерра, №24-25, 1998
  18. Д.Л. Казанский “Работа с персоналом при внедрении корпоративных информационных систем”, Сети и системы связи
Опубликовано: сайт  ДокПроф

Перейти к полному списку аналитики

Кнопка
связи