Оформите запрос на демонстрацию системы

Мы свяжемся с вами в течение одного рабочего дня, чтобы определить ваши потребности и удобный формат демонстрации системы DIRECTUM:

Заказать демонстрацию

По вопросам выбора и приобретения:
present@directum.ru
+7 (341) 272-11-00

Вверх
@DIRECTUMCompany:   Пожалуйста, подождите, загружаем данные из twitter...

Планирование мероприятий

Работа любого сотрудника или подразделения компании связана с решением множества задач, выполнение которых диктуется должностными инструкциями, приказами, оперативными и стратегическими планами, реализуемыми проектами и т.д. Причем такие задачи могут быть как разовыми (участие в конференции, разработка нормативного документа), так и периодическими (сдача бухгалтерского баланса или подготовка и проведение годового собрания акционеров). Далеко не всегда при формировании новых поручений руководители анализируют уже существующую загрузку персонала. Такой подход зачастую приводит к неисполнению поручений в срок, срыву проведения тех или иных мероприятий.

Поэтому важнейшим элементом управления предприятием является организация процесса планирования деятельности.

Техническое решение "Планирование мероприятий" на базе функционала системы DIRECTUM реализует комплексный подход к процессу планирования и позволяет:

  • учитывать загрузку должностных лиц и структурных подразделений в рамках множества различных задач и проектов;
  • формировать приоритеты выполнения тех или иных задач;
  • согласовывать сроки исполнения и участников мероприятий;
  • оповещать исполнителей о поставленных задачах;
  • контролировать ход исполнения и, при необходимости, корректировать сроки исполнения поручений.

При этом для предприятий, где внедрена и сертифицирована система менеджмента качества или система сбалансированных показателей, решение позволяет соотнести планирование всех мероприятий со стратегическими целями предприятия.

Описание решения

Инициирование мероприятия (задачи)

В рамках технического решения процесс планирования мероприятий реализуется за счет работы в специально созданном справочнике "Плановые мероприятия".

При инициировании мероприятия создается запись справочника, где указываются ответственные за исполнение, соисполнители и плановые сроки реализации. Дополнительно указываются основания для включения мероприятия в план (ссылка на нормативный документ, приказ и т.д.), вышестоящая задача, в рамках которой реализуется мероприятие, уровень важности в соответствии с принятой в компании иерархией (уровень принятия управленческого решения о планировании мероприятия). Кроме этого планируемое мероприятие может быть соотнесено со стратегическими целями предприятий (для достижения какой из стратегических целей компании мы планируем осуществить данное мероприятие).

Решение позволяет планировать как разовые задачи (подготовка к проверке регулирующих органов, проведение корпоративного или партнерского мероприятия), так и периодические – раз в месяц, квартал, полугодие, год (регулярные аудиты, сдача квартального и годового отчета). При этом на каждое такое мероприятие может быть создана отдельная запись справочника, имеющая срок, скорректированный с учетом периодичности проведения мероприятия.

Созданные таким образом записи будут связаны между собой в один комплект, что позволит контролировать соблюдение сроков по всему циклу мероприятий, а также анализировать результаты проделанной работы.

В результате, при отправке мероприятия на согласование все заинтересованные сотрудники получают полную информацию, позволяющую принять решение о включении мероприятия в план, а также перераспределении существующей нагрузки, если это необходимо для реализации более приоритетной задачи. Инициатор мероприятия может отправить задачу ответственным на согласование непосредственно из карточки справочника, после заполнения всех обязательных полей.

Карточка Плановые мероприятия Карточка Плановые мероприятия

Согласование

Включение мероприятия в план согласовывается с ответственными сотрудниками в ходе типового маршрута "Согласование планового мероприятия". При необходимости на данном этапе могут быть скорректированы сроки проведения или состав ответственных исполнителей. В случае переноса мероприятия на другой срок, в специальной вкладке "Перенос срока" указывается новый срок и причина переноса, что позволит при дальнейшем планировании учесть возможные причины несоблюдения сроков.

Схема согласования планового мероприятия Схема согласования планового мероприятия

Контроль исполнения

После согласования мероприятие включается в официальный план работ компании. Сотрудникам, ответственным за исполнение мероприятия, отправляются соответствующие подзадачи. Просмотр задачи на согласование, а также всех подзадач, будет доступен из карточки планового мероприятия, что является дополнительным инструментом контроля исполнения задачи.

Помимо этого, за счет механизма интегрированных отчетов можно сформировать сводный план мероприятий на период в разрезе конкретного сотрудника или структурного подразделения.

По результатам исполнения мероприятие может быть либо закрыто, либо перенесено в следующий план, если работы необходимо продолжать. Для периодических мероприятий также возможна автоматическая рассылка задач на согласование и исполнение мероприятия при наступлении очередного планового срока.

Эффект от внедрения

В результате внедрения решения, процесс планирования мероприятий будет осуществляться в рамках длительных, либо периодических задач и разовых поручений, с учетом важности мероприятия, взаимосвязи его с другими задачами, а также стратегическими целями предприятия.

Такой метод планирования и организации деятельности сотрудников повышает степень осознанности выполняемых задач и вовлеченности коллектива в процесс управления предприятием.

Использование решения "Планирование мероприятий" дает возможность получения прогнозных данных о загрузке персонала на основе сводных планов мероприятий, организации упреждающего контроля за реализацией планов, сбора и анализа оперативной информации о результатах исполнения. Это позволяет повысить управляемость компании и сократить ущерб, вызванный несвоевременным исполнением планируемых задач.

Плюс ко всему, исполнители заранее знают те поручения, которые им необходимо выполнить в определенном периоде (неделя/месяц), и могут оптимально организовать собственный график.

Как общий результат, снижается количество невыполненных (неисполненных в срок) мероприятий.

Вернуться к каталогу технических решений


Версия:
1.0
Стоимость:
DIRECTUM Standard: 3500 руб.
DIRECTUM Enterprise: 5000 руб.
Модель лицензирования:
Клиентская на устройство?
  • Серверная - дает право устанавливать и использовать серверные компоненты технического решения и обеспечивает доступ клиентских устройств или пользователей на подключение к ним для их запуска. Рассчитывается по количеству работающих серверов.
  • Клиентская на устройство/пользователя - дает право клиенту (устройству или пользователю) подключаться к серверу.
  • Серверная + клиентская - представляет собой сочетание серверной и клиентской лицензий. Рассчитывается по количеству работающих серверов и клиентов, которые планируется использовать для работы с техническим решением.
Готовность:
Готовое?
  • Концепт – уровень готовности, который показывает наличие возможности создать полноценное решение под заказ.
  • Шаблон – уровень готовности решения, при котором решение дорабатывается под инфраструктуру заказчика.
  • Готовое – полностью готовое к использованию решение.
Условия ознакомления:
Скринкаст/ виртуальная машина
Поставщик:
ФИНЭКС Качество
генеральный партнер и сертифицированный партнер-разработчик

Сайт: www.finexcons.ru
Написать: fk@finexcons.ru
Дополнительная информация
Совместимость:
DIRECTUM 4.6.1
Кнопка
связи