Оформите запрос на демонстрацию системы

Мы свяжемся с вами в течение одного рабочего дня, чтобы определить ваши потребности и удобный формат демонстрации системы DIRECTUM:

Заказать демонстрацию

По вопросам выбора и приобретения:
present@directum.ru
+7 (341) 272-11-00

Вверх
@DIRECTUMCompany:   Пожалуйста, подождите, загружаем данные из twitter...

СетьПроект: Управление проектами

Посмотреть карточку бизнес-решения
Поставщик:СетьПроект
Статус поставщика:Авторизованный партнер
Бизнес-заказчики:Руководители проектов
Руководитель проектного офиса
Служба делопроизводства
Инженеры
Используемые технические решения:Интеграция DIRECTUM и Primavera P6

В настоящее время проектирование и управление строительством промышленных объектов остается одной из немногих отраслей, где с каждым днем продолжают усиливаться деловая активность и конкуренция. Как следствие, работа инжиниринговых компаний в условиях твердых цен требует управления сроками проектирования и строительства, а также стоимостью строительства на всех его стадиях.

Бизнес-решение "СетьПроект: Управление проектами" предназначено для повышения конкурентоспособности инжиниринговых компаний за счет более оперативного управления производственной деятельностью, усиления контроля над структурой, сроками, содержанием и стоимостью выполняемых работ и, как следствие, снижения себестоимости производства.

Решаемые бизнес-задачи

Решение ориентировано на внедрение в крупных и средних инжиниринговых компаниях, работающих в области промышленного строительства: проектных институтах, генподрядных организациях, компаниях, выступающих в роли технических заказчиков строительства и др.

Перед этими организациями остро стоят задачи управления процессами разработки и согласования проектно-сметной документации. Бизнес-решение "СетьПроект: Управление проектами" позволяет автоматизировать решение данных задач, что дает возможность:

Результат достигается за счет решения частных задач – календарно-ресурсного планирования и управления документооборотом.

В ходе реализации первой задачи бизнес-решение позволяет формировать и оптимизировать календарно-сетевые графики (планы) выполнения работ с учётом ресурсных ограничений, вести учёт фактически выполненных работ и расхода ресурсов на эти работы, учёт загрузки ресурсов (трудовых и материальных), а также анализировать отклонения фактических сроков выполнения работ от плановых.

В ходе реализации второй задачи функционал решения позволяет организовать согласование планов выполнения работ, выдачу исполнителям заданий на разработку проектно-сметных документов и контроль их качества, согласование разработанных проектно-сметных документов (в том числе с государственными органами), управление тиражированием, комплектованием и подписанием готовой проектно-сметной документации, распространением ее оригиналов и учтённых копий, а также управление изменениями проектно-сметных документов, в том числе на основании претензий контрагентов и замечаний государственных органов.

Технические задачи и пути их решения

Решение описанных бизнес-задач осуществляется за счет:

Целостная реализация подобных технических задач возможна только путём внедрения автоматизированного решения для управления проектами – "СетьПроект: Управление проектами". В число его компонентов входят:

  1. Система электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM Enterprise с дополнительными модулями "Канцелярия", "Управление договорами", "Управление показателями эффективности", а также дополнительными службами "Служба ввода документов DIRECTUM Capture Services", "Служба файловых хранилищ DIRECTUM Storage Services", "Быстрая идентификация документов DIRECTUM RapID".
  2. Система календарно-ресурсного планирования Oracle Primavera P6.
  3. Разработанный компанией "СетьПроект" модуль службы интеграции DIRECTUM Enterprise и Oracle Primavera P6, который обеспечивает автоматизацию процесса выдачи задач и контроль их исполнения, ввод в систему календарно-ресурсного планирования фактической информации о выполнении задач и согласование планов работ.
  4. Дополнительные коннекторы для интеграции со смежными системами.
  5. Инфраструктура для СЭД и системы календарно-ресурсного планирования: серверы, системы хранения данных, системы резервного копирования и др.

Работа с бизнес-решением

Система управления проектами предназначена для автоматизации деятельности пользователей из числа персонала проектной части инжиниринговой компании4:

На каждом этапе проекта в работу с бизнес-решением вовлекаются сотрудники, ответственные за выполнение работ в рамках этого этапа. При этом остается возможность контроля за ходом проекта со стороны сотрудников, ответственных за его выполнение. Ниже рассмотрены ключевые этапы проекта в разрезе автоматизации деятельности сотрудников с помощью бизнес-решения "СетьПроект: Управление проектами".

Планирование проекта

На этапе подготовки управляющему комитету проекта на согласование предоставляется детальный план работ, выполняемых в рамках проекта. Разработка такого плана, как правило, возлагается на специалистов отдела планирования.

Инструментом для формирования планов в инженерно-строительной отрасли фактически является система календарно-ресурсного планирования Oracle Primavera P6 версии 6, 7 или 8.

В бизнес-решении, разработанном компанией "СетьПроект", эта система используется для решения задач планирования работ, контроля исполнения проекта по срокам и трудозатратам, а также как источник информации о работах, требующих выполнения в рамках проекта (см. рис. 1).

Промежуточный результат подготовки плана проекта в Primavera P6 Рис. 1. Промежуточный результат подготовки плана проекта в Primavera P6

После утверждения плана работ и с наступлением условий начала проекта (например, достигнута дата старта проекта), информация о работах из системы календарно-ресурсного планирования начинает в виде задач поступать непосредственным исполнителям.

Инструментом формирования и назначения задач выступает СЭД DIRECTUM. Передача информации осуществляется с помощью интеграционного модуля-коннектора, реализованного компанией "СетьПроект".

Для каждой работы, перед назначением задачи по ней, проверяются условия ее начала:

При возникновении исключительных ситуаций, информация о них фиксируется в специальном справочнике системы электронного документооборота с уведомлением ответственного лица (главного инженера проекта).

Контроль исполнения работ

При реализации проектов промышленного строительства риск выхода проекта за рамки отведенных сроков и стоимости характеризуются как весьма вероятный и имеющий тяжелые последствия. На управление такими рисками, как правило, расходуется значительная часть средств бюджета и трудозатрат проектных инженеров. Функциональность бизнес-решения "СетьПроект: Управление проектами" создавалась с учетом потребности в сокращении таких расходов, а потому содержит средства, позволяющие автоматизировать часть рутинных операций по контролю над сроками и стоимостью проекта. В частности, легко осуществим контроль фактических сроков и трудозатрат на выполнение работ согласно календарному плану проекта.

Бизнес-решение позволяет автоматически фиксировать выполнение работ с указанием фактических данных по длительности и трудозатратам. Данные в систему поступают непосредственно от исполнителей по факту завершения задачи. Таким образом, система постоянно поддерживает план проекта в актуальном состоянии, что позволяет в любой момент времени получить детальное представление о ходе проекта, отставании или опережении графика и о фактической загрузке ресурсов.

Задание на контроле у начальника отдела производства Рис. 2. Задание на контроле у начальника отдела производства

Другим важным аспектом является управление содержанием проекта или, другими словами, качеством выпускаемой проектной документации. Для обеспечения высокого уровня качества требуется производить оценку каждого выпускаемого документа, что выливается в дополнительные организационные трудозатраты, и, как следствие, повышает себестоимость разработки.

При использовании бизнес-решения, контроль содержания работы осуществляется ответственным лицом, назначенным в качестве менеджера согласно плану проекта. Когда исполнитель завершает разработку порученных ему проектных документов и отмечает задачу как выполненную, она переходит на контроль. Ответственный сотрудник (контролер) при этом получает разработанные документы в виде вложения (см. рис. 2). Если качество документов неприемлемо, контролер отправляет задачу на доработку, при необходимости снабдив ее текстовыми комментариями.

Эффект от внедрения системы

Внедрение бизнес-решения "СетьПроект: Управление проектами" существенно меняет такие бизнес-процессы организации-заказчика как планирование, управление и мониторинг.

В частности, интеграция СЭД с системой календарно-ресурсного планирования позволяет существенно повысить детальность проработки календарно-сетевых графиков без увеличения численности персонала планово-производственных подразделений и, благодаря этому, как существенно сократить сроки выполнения проектов, так и снизить вероятность срыва плановых сроков. Внедрение бизнес-решения "СетьПроект: Управление проектами" приносит заказчикам следующие выгоды:

Улучшение контроля

Автоматизация мониторинга всех ключевых параметров проектов и портфелей проектов (сроки, выработка, затраты, загрузка персонала), а также автоматизация контроля исполнения поручений обеспечивают руководству возможность более оперативно принимать управленческие решения и добиваться воплощения этих решений в жизнь без увеличения численности персонала.

Результаты работ могут быть прикреплены к отчётам о выполнении работ, что позволяет руководству оценить соответствие этих отчётов реальности, добиться правдивости и полноты отчётов персонала, а при необходимости своевременно отреагировать на затруднения в работе, грозящие срывом плановых сроков.

Оперативность в оценке результатов выполненных работ позволяет, в случае обнаружения грубых ошибок, вернуть работу исполнителю на доработку; таким образом, повышается качество промежуточных результатов проекта и, как следствие, эффективность работы подразделений, для которых эти результаты являются входными данными; уменьшается число рекламаций.

Директор по инжинирингу получает возможность комплексно изучать материалы выполненных проектов в различных разрезах, а, следовательно, улучшается качество проводимого им ретроспективного анализа причин отклонений от плана и повышается эффективность принимаемых им организационных решений.

Дополнительной выгодой является сокращение времени, затрачиваемого на совещания и доклады о состоянии дел по проектам, поскольку значительная часть этой информации становится доступной руководству автоматически — в любой момент времени и с любой нужной детализацией.

Улучшение планирования

Консолидация в единую информационную систему детальной плановой и фактической информации о выполняемых проектах, с постоянным обеспечением их актуальности, возможность анализа данных в различных разрезах и с разным уровнем детализации позволяют директору по инжинирингу и начальнику ППО более оперативно принимать управленческие решения по управлению портфелем проектов и распределять ресурсы между проектами.

Автоматизация подготовки сетевых графиков с помощью передовых систем календарно-ресурсного планирования и возможность учёта при планировании реалистичных данных о загрузке персонала позволяют главному инженеру проекта повысить детализацию планирования вплоть до единичных исполнителей и сократить длительность единичных работ, отраженных в календарном плане. Такое повышение детализации планирования, в свою очередь, позволяет повысить детализацию мониторинга исполнения плана и оперативность реагирования на отклонения от него.

Консолидация данных об отклонениях по срокам, трудоемкости, затратам в единую информационную систему, накопление систематизированного архива прежних наработок позволяют главному инженеру проекта при планировании новых проектов учитывать факторы, повлиявшие на качество планирования в прежних проектах, и минимизировать негативное влияние этих факторов.

Сокращение потерь и искажений при информационном обмене

Как показывает практика, одним из негативных последствий передачи разработанной документации через флэш-диски или через файловые папки может стать рассогласование версий этой документации, что, в свою очередь, ведёт к дополнительным затратам времени на переделку. Автоматизация информационного обмена между подразделениями, участвующими в выполнении проекта, за счет использования единого хранилища проектно-сметной документации и единого хранилища сетевых графиков, обеспечивает сокращение потерь и искажений информации в ходе этого информационного обмена и, как следствие, ускорение выполнения проекта и повышение качества разрабатываемой проектно-сметной документации.

Интеграция СЭД, системы календарно-ресурсного планирования и смежных систем друг с другом обеспечивает сокращение потерь и искажений информации при передаче между этими системами и повышение оперативности наполнения этих систем фактической информацией.

Сокращение ошибок, вызванных нарушениями принятой технологии работы

Автоматизация управления потоками работ (workflow) в стандартизированных бизнес-процессах с помощью СЭД обеспечивает сокращение ошибок, вызванных нарушением принятой и утвержденной в стандарте технологии работы.

Сокращение непроизводительных затрат времени

Автоматизация передачи информации между сотрудниками и подразделениями сокращает непроизводительные затраты времени на повторный ввод и контроль правильности первичной информации.

Кроме того, возможность для руководителя самостоятельно получать из информационной системы значительную часть информации о состоянии дел по проекту или портфелю проектов заметно сокращает затраты времени на совещания — как для руководителя, так и для его подчинённых.

Показатели эффективности

Для оценки эффективности использования бизнес-решения предусмотрена возможность отслеживать следующие числовые показатели.

Глобальные показатели эффективности:

Показатель эффективности Единица измерения Вид показателя
Количество проектов в разработке Штуки Информационный
Процент проектов, завершенных в срок % от общего числа Качественный
Степень фактической вовлеченности сотрудников % от общего числа трудозатрат Качественный
Степень отклонения от планов % от общей длительности Качественный

 

Показатели эффективности в рамках проекта:

Показатель эффективности Единица измерения Вид показателя
Степень выполнения проекта по срокам % от общей длительности Информационный
Степень выполнения проекта по трудозатратам % от общего числа трудозатрат Информационный
Отклонение от планового срока (+/–) Дни Качественный
Отклонение от плановых трудозатрат (+/–) Человеко-часы Качественный
Количество задействованных сотрудников Число человек Информационный

Порядок внедрения

Внедрять комплексную систему управления проектами предлагается в следующем порядке (некоторые этапы могут выполняться параллельно; обобщенный примерный график5 приведен на рис.3).

Обобщенный график проекта внедрения бизнес-решения Рис. 3. Обобщенный график проекта внедрения бизнес-решения

Первичное обследование

В рамках первичного обследования уточняются требования заказчика к системе, собирается информация о существующих бизнес-процессах и системном ландшафте, о финансовых, временных и организационных ограничениях, присущих проекту внедрения.

Создание системы управления проектом внедрения

Создаётся система управления проектом внедрения: формируются проектная группа и управляющий комитет, согласуются устав проекта и другие базовые документы по управлению проектом, налаживается обмен информацией внутри проектной группы.

Проектирование системы

Разрабатывается и согласуется концепция создания системы, излагающая все существенные исходные данные и ограничения, все существенные технические, организационные и коммерческие аспекты создания системы и содержащая первичный анализ рисков проекта. Согласование концепции позволяет привести в соответствие друг другу пожелания и ожидания заказчика, возможности подрядчика и возможности внедряемых продуктов в условиях заданных ограничений.

На основании концепции разрабатывается и утверждается ТЗ на систему в целом.

Запуск прототипа системы на временном стенде

Создаётся временный стенд, на котором развертывается прототип системы, базирующийся на существующих наработках подрядчика. Проводится деловая игра с участием ключевых пользователей будущей системы и собираются требования и пожелания по доработке функциональной части системы.

Доработка функциональной части

Прототип системы итеративно дорабатывается в соответствии с поступающими пожеланиями по доработке функциональной части системы; параллельно дорабатывается и документация (частное техническое задание, программа и методика испытаний, руководство пользователя, руководство администратора). Постепенно в работу с системой вовлекается всё больший круг пользователей.

После завершения предварительных испытаний инфраструктуры для системы она переносится с временного стенда на эту инфраструктуру и переходит в фазу опытной эксплуатации.

Внедрение инфраструктуры

Внедрение инфраструктуры состоит из следующих этапов:

Опытная эксплуатация системы

В рамках опытной эксплуатации:

Приёмка системы в эксплуатацию

По результатам успешной опытной эксплуатации система принимается в промышленную эксплуатацию: сперва инфраструктура, а затем и система в целом.

После приёмки системы в промышленную эксплуатацию начинается её тиражирование с охватом всё большего числа пользователей и площадок; параллельно начинается процесс переноса в систему данных, накопленных в прежних СЭД и системах календарно-ресурсного планирования.

Перенос данных в новую систему

Создаются, отлаживаются и запускаются специализированные инструментальные средства для переноса накопленных данных из прежних СЭД и системы календарно-ресурсного планирования в новую систему. Прежние системы постепенно выводятся из эксплуатации.

* * *

  1. Как правило, в крупных и средних инжиниринговых компаниях в качестве такой системы применяется Oracle Primavera P6 версии 6, 7 или 8.
  2. Как правило, в качестве таких систем применяются "1C:Предприятие", Microsoft Axapta или SAP ERP.
  3. Достаточно типичным примером является Институт "Гипроникель", где головной офис находится в Санкт-Петербурге, а филиалы - в Норильске и Мончегорске - там, где находятся площадки промышленного строительства основного заказчика.
  4. Вопросы автоматизации деятельности научной части, административно-хозяйственной деятельности и т. п. находятся за рамками настоящего документа, хотя предлагаемые технические и организационные решения во многом применимы и в этих областях.
  5. В зависимости от масштабов создаваемой системы тиражирование может занять от одного месяца до нескольких лет.

Вернуться к списку бизнес-решений

Кнопка
связи