DIRECTUM: Электронный архив документов дня для банков
Вернуться к списку бизнес-решений
| Поставщик: | DIRECTUM |
| Статус поставщика: | Вендор |
| Бизнес-заказчики: | Высшее руководство Служба делопроизводства Управление кредитования и инвестиций Управление розничного бизнеса Управление казначейских операций Управление валютных операций и международных расчетов |
Решаемые бизнес-задачи
Операционная деятельность любого банка сопровождается необходимостью формирования, обработки и дальнейшего хранения огромного количества бумажных документов (мемориальные ордера, платежные поручения и т.д.). В 2010 году вступило в силу указание ЦБ РФ от 25.11.2009 № 2346-У "О хранении в кредитной организации в электронном виде отдельных документов, связанных с оформлением бухгалтерских, расчетных и кассовых операций при организации работ по ведению бухгалтерского учета", которое позволяет работать с рядом документов в электронном виде.
Бизнес-решение "DIRECTUM: Электронный архив документов дня для банков" направлено на повышение эффективности решения бизнес-задач при переводе документов в электронный вид.
Решение охватывает работу со всеми финансовыми документами, перечисленными в Приложении № 1 Указания ЦБ РФ от 25.11.2009 № 2346-У, такими как: мемориальные ордера, отчеты о прибылях и убытках, лицевые счета, ведомости открытых и закрытых счетов и т.д.
Бизнес-решение "DIRECTUM: Электронный архив документов дня для банков" обеспечивает решение следующих бизнес-задач:
- Подготовка к аудиторским и проверкам Центрального Банка:
- Просмотр образов первичных документов из системы DIRECTUM и документов, записанных на диск;
- Автоматическая подготовка описей по распечатанным документам и по выданным дискам.
- Регистрация и ведение электронного архива документов дня:
- Хранение документов в электронном архиве с единой точкой доступа к ним;
- Оперативный поиск образов документов по реквизитам в оперативном и архивном хранилищах.
Исходя из решаемых задач, основными бизнес-заказчиками решения могут выступать Управление кредитования и инвестиций, Управление розничного бизнеса, Управление казначейских операций и Управление валютных операций и международных расчетов. Кроме того, при внедрении бизнес-решения, заинтересованными лицами выступают высшее руководство и архивариус.
Работа с бизнес-решением
Бизнес-решение "DIRECTUM: Электронный архив документов дня для банков" позволяет архивировать документы в электронном виде и в дальнейшем использовать их в операционной деятельности.
Основные компоненты решения
Далее более подробно рассмотрим предлагаемую схему работы с документами в электронном виде.
Регистрация и ведение электронного архива документов дня. В течение дня документы дня формируются в АБС. Информация по всем документам дня из Указания ЦБ, по которым проводили работы, выгружается из АБС в виде xml-файла.
На каждое отделение, дату, срок хранения и вид документа создается отдельный документ и помещается в отдельную временную локальную папку на диске. Кроме выгрузки информации о документах, в АБС формируется и помещается в соответствующую папку отчет "Справка о количестве и итоговых суммах первичных документов по каждому счету".
После формирования xml-файлов, ответственный исполнитель должен запустить утилиту записи документов на CD. Далее в системе DIRECTUM создается новая запись справочника Документы дня, включающая следующие атрибуты: отделение банка, дата текущего дня, срок хранения документов и т.д. К созданной записи прикрепляются файлы: xml-файл, созданный в АБС и отчет "Справка о количестве и итоговых суммах первичных документов по каждому счету" из соответствующей локальной папки на диске.
При записи документов на диск запускается сценарий, который записывает на оптический диск xml-файл, - отчет "Справка о количестве и итоговых суммах первичных документов по каждому счету". Так же на диск записывается программное обеспечение, при помощи которого можно просмотреть информацию о записанных документах (web-браузер).
При формировании диска ответственный исполнитель, используя отчет, печатает ярлык, содержащий информацию о записанных документах, и передает его с диском в архив.
Подготовка к аудиторским и проверкам Центрального Банка. Для просмотра печатной формы записанных на диск документов используются шаблоны html-документов. Данное представление позволяет отображать в необходимом виде информацию о документах, которую можно распечатать или использовать для поиска.
Бизнес-эффект
С помощью бизнес-решения "DIRECTUM: Электронный архив документов дня для банков" упрощается работа с документами за счет хранения и обработки документов в электронном виде. Для подразделений банка достигается следующий эффект:
Для Управления кредитования и инвестиций, Управления розничного бизнеса, Управления казначейских операций, Управления валютных операций и международных расчетов:
- сокращение трудоемкости подготовки к аудиторским проверкам и проверкам ЦБ;
- сокращение затрат времени на получение доступа к документам дня, помещенным в архив;
- сокращение времени на согласование документов дня.
Для Архивариуса:
- сокращение трудозатрат на архивирование бумажных документов;
- сокращение количества запросов по поручениям подразделений;
- контроль возвращения выданных документов дня;
- сокращение прироста архивных площадей.
Для Высшего руководства:
- повышение внутренней безопасности работы с документами дня;
- повышение эффективности использования рабочего времени сотрудников, работающих с документами дня;
- сокращение затрат на расходные материалы;
- сокращение затрат на аренду помещения под архив документов дня.
Для объективной оценки эффективности работы с документами дня при внедрении бизнес-решения выделяются специальные показатели эффективности:
| Показатель эффективности | Единица измерения |
|---|---|
| Средняя длительность поиска документа по реквизитам | Минуты |
| Средняя длительность согласования документов дня | Часы |
| Трудоемкость подготовки к проверкам Центрального Банка | Человеко-часы |
| Затраты на расходные материалы (бумага, картриджи…) | Рубли |