Оформите запрос на демонстрацию системы

Мы свяжемся с вами в течение одного рабочего дня, чтобы определить ваши потребности и удобный формат демонстрации системы DIRECTUM:

Заказать демонстрацию

По вопросам выбора и приобретения:
present@directum.ru
+7 (341) 272-11-00

Вверх
@DIRECTUMCompany:   Пожалуйста, подождите, загружаем данные из twitter...
Мы готовим и рассылаем дайджест для представителей крупных компаний. Если вы хотите стать подписчиком, пожалуйста, заполните форму:
Подписаться

СЭД для банка: все оказалось достаточно просто

Основанный в 1993 году, "Региональный банк развития" в настоящее время входит в тройку лидеров среди кредитных организаций Республики Башкортостан. Располагая значительной сетью офисов на территории Республики, банк уверенно расширяет свое присутствие и на федеральном уровне: в 2007 году был открыт филиал в Москве, в 2008-2009 - 2 дополнительных офиса в Москве, а в ближайшей перспективе планируется открытие офисов Банка в Нижнем Новгороде и Санкт-Петербурге.

На российском рынке банковских услуг "Региональный банк развития" подтверждает свой статус надежного финансово-кредитного учреждения, о чем свидетельствует динамика показателей многочисленных рейтингов. Финансовая устойчивость подтверждается присвоенным РА "Эксперт" рейтингом В++, а твердо занятые позиции среди крупнейших банков России – лучшее свидетельство солидности банка.

Системы электронного документооборота сегодня стали одним из важных элементов ИТ-инфраструктуры большинства банков. Не исключение в этом ряду и "Региональный банк развития". Руководство банка закономерно пришло к пониманию необходимости перехода на электронный документооборот и выбрало в качестве решения систему Directum. Мощный функционал и широкие возможности адаптации системы к бизнес-процессам банка обеспечили высокую эффективность от автоматизации и наметили пути планомерного развития решения в банке.

В современный период стратегия развития преуспевающего банка направлена на достижение уровня, соответствующего международным стандартам кредитно- финансовой деятельности. Клиентская политика строится в направлении диалога с клиентом, а специалисты используют индивидуальный подход к каждому пользователю услуг, ориентируясь на максимально полное удовлетворение пожеланий клиентов. Реализация ключевых стратегических целей достигается за счет обеспечения прозрачности деятельности банка, повышения качества управления, реализации процедур внутреннего контроля (в том числе противодействия легализации), управления рисками. Решение этих задач невозможно без повышения эффективности взаимодействия, достичь которого можно за счет автоматизации ключевых бизнес-процессов.

Все вышесказанное в полной мере относится и к "Региональному банку развития". Ощутив необходимость в оптимизации основных направлений взаимодействия, его руководство приняло решение о выборе современной системы электронного документооборота, которая позволит не только организовать управление потоками работ (workflow), но и автоматизировать управление всей корпоративной информацией.

Выбор решения

Выбор СЭД в банке был организован летом 2004 года. На тот момент основной задачей внедрения была определена автоматизация работы службы делопроизводства, поэтому в первую очередь функционал систем оценивался с точки зрения возможности перевода в электронный вид работы с бумажными документами (регистрация, контроль исполнения поручений, возможности поиска и т.д.). Помимо этого, оценивалось удобство работы с организационно- распорядительными документами (согласование, подписание и рассылка приказов, решений Правления). Не менее важным критерием была возможность интеграции системы с существующей ИС банка, а также наличие успешных проектов внедрения в других кредитных организациях.

В качестве возможных решений рассматривались как основные продукты на рынке СЭД, так и специализированные системы для банковской сферы. В результате руководство банка остановило свой выбор на системе электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM. Как вспоминает Сергей Меньшиков, заместитель председателя Правления "Регионального банка развития", а также руководитель проекта от заказчика, система DIRECTUM выгодно отличалась от специализированных решений за счет развитого механизма workflow, а также стоимости владения программным продуктом. Вместе с тем функционал системы позволял достичь таких целей внедрения, как сокращение времени на создание документов и поиск информации; ускорение документооборота; повышение исполнительской дисциплины; сокращение бумажного документооборота; исключение потери документов, повышение взаимозаменяемости сотрудников. При этом возможности системы также позволяли обеспечить безопасность работы с данными, многие из которых, учитывая специфику работы банка, носят конфиденциальный характер.

Старт проекта

Договор на поставку и внедрение DIRECTUM в банке был подписан в апреле 2005 года. С этого момента начался первый этап проекта, завершение которого было запланировано на конец года. Основными задачами этого этапа стали создание единого электронного архива документов; регистрация исходящей и входящей корреспонденции, а также организационно-распорядительной документации. Кроме того, было необходимо автоматизировать контроль исполнения поручений, согласование и подписание повестки правления и нормативных документов (положений, инструкций, регламентов), ознакомление сотрудников с приказами по основной деятельности и другими распорядительными документами.

Для решения поставленных задач были приобретены лицензии Базовых модулей DIRECTUM и модуля "Канцелярия". В первую очередь, к работе в системе подключилась рабочая группа проекта, в состав которой вошли сотрудники Управления делами, Управления международных операций, Управления расчетно- кассовых операций и Управления информационных технологий. Совместно с консультантами DIRECTUM специалисты банка определили функции и роли участников бизнес-процессов, а также список тех документов, работа с которыми будет вестись в системе: письма, организационно- распорядительные, нормативные и договорные документы, повестки и протоколы совещаний, командировочные удостоверения, отчеты и сметы.

Постепенно к работе в DIRECTUM подключилась и основная часть сотрудников и руководителей Управлений. В начале октября система была установлена у председателя Правления Банка, благодаря чему утверждение наиболее важных документов (к примеру, повестки Правления) стало осуществляться в электронном виде с использованием ЭЦП первого руководителя.

Приказ о переводе DIRECTUM в промышленную эксплуатацию был подписан в начале 2006 года. К этому моменту были решены все задачи первого этапа внедрения. Наиболее активными пользователями DIRECTUM стали сотрудники Управления делами, осуществляющие сканирование и регистрацию входящей и исходящей корреспонденции с помощью системы, а также инициирующие согласование и рассылку на ознакомление приказов и повесток заседаний.

Второй этап проекта стартовал в 2007 году, когда руководству банка стало понятно, что с открытием филиала в Москве усложнилась оргструктура и бизнес- процессы банка, и, следовательно, появились новые задачи по автоматизации, в том числе, требующие совместной работы территориально удаленных пользователей. На тот момент в головном офисе в Уфе работало уже около 300 сотрудников, и еще около 200 человек были сотрудниками филиалов.

За время эксплуатации в Банке система DIRECTUM зарекомендовала себя как удобное и надежное решение для автоматизации документооборота и бизнес-процессов. Поэтому вторая стадия внедрения электронного документооборота заключалась в развитии уже имеющихся решений на базе DIRECTUM. На данном этапе было принято решение приобрести дополнительно 50 лицензий Базовых модулей, а также лицензии модулей "Канцелярия" и "Управление совещаниями". Взаимодействие пользователей удаленных филиалов было решено организовать с помощью веб-доступа. Также, в связи с все возрастающим объемом документов, была приобретена лицензия Службы файловых хранилищ DIRECTUM Storage Services.

Помимо этого, ИТ-служба банка приобрела клиентскую лицензию разработчика IS-Builder, чтобы иметь возможность дорабатывать систему своими силами. Несколько лет работы в DIRECTUM позволили ИТ-специалистам накопить достаточный опыт для самостоятельного развития решений на базе системы. Как отмечает Сергей Меньшиков, на этом этапе представители заказчика практически не ощутили трудоемкости процесса внедрения: "Все оказалось достаточно просто. Мы просто купили и установили систему на рабочие места".

В августе 2008 года количество одновременно работающих в DIRECTUM сотрудников увеличилось до 150. К этому моменту руководство банка приняло решение о переходе на более мощный вариант поставки системы, поддерживающий высокую масштабируемость и расширенную функциональность. Поэтому в октябре 2008 года был произведен переход на вариант поставки DIRECTUM Enterprise. Это позволило создать условия для дальнейшего развития системы в банке и увеличения количества одновременно работающих сотрудников.

В течение 2009-2010 года система постепенно развивалась силами ИТ-специалистов заказчика: увеличивалось количество одновременно работающих пользователей, докупались дополнительные компоненты – расширения DIRECTUM для SharePoint, обеспечивающие взаимодействие данных системы DIRECTUM и портала на базе Microsoft SharePoint, – а также под нужды банка дорабатывался модуль "Управление совещаниями".

Система сегодня

На текущий момент в "Региональном банке развития" в системе DIRECTUM одновременно работают 200 пользователей. В электронный вид переведено большинство документов, связанных с совместной работой: организационно-распорядительные документы, нормативные регламенты, журналы и инструкции, входящая и исходящая корреспонденция. С помощью модуля "Управление совещаниями" осуществляется подготовка к заседаниям Правления и другим совещаниям сотрудников банка. "Одним из самых ощутимых результатов внедрения стало то, что удалось разгрузить от излишней бумажной работы многих сотрудников", – замечает Сергей Меньшиков. – "Сейчас мы по-прежнему ищем новые сферы, где с помощью DIRECTUM будет возможно избавиться от рутинных операций по работе с документами".

В ближайшем будущем планируется расширение использования DIRECTUM и вовлечение в электронный документооборот новых филиалов. Руководство банка планирует реализовать механизм репликации, который позволит более эффективно организовать территориально распределенную работу пользователей системы. "Мы все больше ощущаем необходимость в постановке задач, в которые будут вовлечены все филиалы. Реализация работы по таким задачам с помощью DIRECTUM позволит всем подразделениям банка чувствовать вовлеченность в общий процесс и взаимодействовать более продуктивно", – подводит итог Сергей Меньшиков.

Источник: CNews

Кнопка
связи