Оформите запрос на демонстрацию системы

Мы свяжемся с вами в течение одного рабочего дня, чтобы определить ваши потребности и удобный формат демонстрации системы DIRECTUM:

Заказать демонстрацию

По вопросам выбора и приобретения:
present@directum.ru
+7 (341) 272-11-00

Вверх
@DIRECTUMCompany:   Пожалуйста, подождите, загружаем данные из twitter...

«Заполнение полей шаблонов документов средствами Word» для MS Office 2003

Организация работы с большим количеством документов в организации требует их однотипного оформления, простых принципов формирования документа и высокой скорости создания. Хорошим решением данной задачи является использование готовых шаблонов документов. Но и этот, казалось бы, простой и удобный инструмент, имеет свои особенности. Перечислим некоторые из них:

1.   Использование шаблонов не дает возможности создавать в документе таблицы, которые можно было бы заполнять значениями из табличной части карточки документа, например, лист согласования.

2.   При работе с шаблонами следует учитывать особенности настройки интеграции с Microsoft Word, и если пользователь собственноручно решит переустановить или обновить ПО Microsoft Office, то добавит ненужной работы администратору DIRECTUM.

3.   Отсутствует возможность переносить в документ значения текстовых реквизитов размером более 255 символов.

4.   С помощью шаблонов нельзя вставлять рисунки (логотипы). Так, например, в разных юридических лицах одной организации могут быть одинаковые требования к оформлению исходящих писем, приказов и т.д., но могут использоваться разные логотипы, вследствие чего потребуется создание своего шаблона для каждой нашей организации.

Возникает вопрос: можно ли найти способ решения перечисленных проблем?

В качестве решения данной задачи для клиентов, работающих с Microsoft Office 2003 и не хотят переходить на Microsoft Office 2007/2010, возникла идея использовать возможности объектной модели Word при разработке шаблонов документов.

Описание решения

Для использования возможностей объектной модели Word был разработан вспомогательный механизм создания шаблонов.

В ходе разработки создан справочник шаблонов документов Word, а также ряд вспомогательных функций и сценарий примера использования данного решения.

Карточка записи справочника Карточка записи справочника

При выборе Вида электронного документа для дальнейшего выбора будут доступны типы карточек и шаблоны, соответствующие только данному виду документа. Если доступен только один шаблон или тип карточки, то он будет подставляться автоматически.

Возможность запоминать значения реквизитов, которые указываются при заполнении карточки, избавляет пользователей от необходимости постоянного заполнения карточки документа при тестировании шаблона.

Для каждой записи справочника запоминается свой набор значений реквизитов.

По кнопке Эл. документы отображается список всех временных документов, которые создавались во время тестирования шаблона. При этом реализована возможность удаления документов, созданных при предыдущем просмотре.

По соответствующей кнопке шаблон документа можно открыть для просмотра или изменения:

 

По кнопке Просмотр можно посмотреть результат заполнения полей шаблона.

Для полей, в которые нужно будет вставить графическое изображение, предусмотрен специализированный реквизит «Картинка». Хранить изображения, используемые при оформлении документов, позволяет справочник логотипов организаций.

Cправочник логотипов организаций Cправочник логотипов организаций

Эффект от внедрения

Техническое решение удобно использовать при разработке и тестировании шаблонов как с применением стандартной интеграции DIRECTUM и Microsoft Office, так и при ее отсутствии. Оно избавляет от необходимости выполнять действия по созданию шаблона и заполнению реквизитов карточки документа при тестировании шаблона, а значит, сокращает время на создание шаблонов. Теперь это просто:

1.   Нажал кнопку «Шаблон» – поправил шаблон и сохранил его.

2.   Нажал кнопку «Просмотр» – посмотрел результат.

Следует учитывать, что если в карточке документа будут изменены реквизиты, при открытии документа поля не будут обновляться, как это происходит при обычном использовании шаблонов.

В итоге у пользователей DIRECTUM появляется возможность:

1.   Вставлять значения текстовых реквизитов в поля шаблонов документов размером более 255 символов.

2.   Помещать картинки в шаблоны документов.

3.   Заполнять поля шаблона документа не только значением из карточки документа, но и любым вычисляемым значением.

Вернуться к каталогу технических решений


Версия:
1.0
Готовность:
Готовое?
  • Концепт – уровень готовности, который показывает наличие возможности создать полноценное решение под заказ.
  • Шаблон – уровень готовности решения, при котором решение дорабатывается под инфраструктуру заказчика.
  • Готовое – полностью готовое к использованию решение.
Условия ознакомления:
Распространяется свободно. Предоставляется по запросу.
Поставщик:
РАСТАМ-ИТ
сертифицированный партнер-разработчик DIRECTUM

Сайт: www.rastam.ru
Написать: office@rastam.ru
Дополнительная информация
Совместимость:
DIRECTUM 4.7
Кнопка
связи