Оформите запрос на демонстрацию системы

Мы свяжемся с вами в течение одного рабочего дня, чтобы определить ваши потребности и удобный формат демонстрации системы DIRECTUM:

Заказать демонстрацию

По вопросам выбора и приобретения:
present@directum.ru
+7 (341) 272-11-00

Вверх
@DIRECTUMCompany:   Пожалуйста, подождите, загружаем данные из twitter...

Документооборот контрольно-счетного органа

Контрольно-счетные органы (далее – КСО) осуществляют свою деятельность в виде проведения аудиторских (или «контрольных») мероприятий, называемых также «проверками». В ходе каждого контрольного мероприятия выполняется проверка деятельности определенного объекта (организации). Назначается исполнитель (аудитор), определяются сроки и другие параметры. Также фиксируется вся необходимая информация – сведения о нарушениях, выявленных в процессе проверки и об их устранении; данные о выданных рекомендациях и представлениях, прочая информация. Этот процесс требует эффективного управления.

Необходимо автоматизировать цикл управления КСО и решить задачи:

  • формирования и утверждения годового плана проверок;
  • проведения проверок;
  • согласования документов, в т.ч. выходных документов по результатам проверок;
  • подготовки отчетности.

Бизнес-заказчиками выступают контрольно-счетные органы, заинтересованные лица – руководители органов, а также сотрудники, осуществляющие проведение контрольных мероприятий.

Для эффективного управления процессами КСО разработано техническое решение «Сиброн Консалт: Документооборот контрольно-счетного органа».

Тактический и оперативный уровни Тактический и оперативный уровни

Описание решения

Решение основано на возможностях базовых модулей системы DIRECTUM «Управление электронными документами» и «Управление деловыми процессами», а также «Канцелярия», «Управление договорами», «Управление совещаниями и заседаниями».

Доступ ко всем справочникам и настройкам решения осуществляется через компоненту «Контрольно-счетная палата».

Формирование плана проверок

Годовой план контрольных мероприятий представляет собой документ, в котором перечислены мероприятия, запланированные на определенный год, с указанием исполнителя и сроков проведения.

Каждое новое мероприятие при занесении в систему автоматически приобретает статус «В проекте».

Включение проверок в план происходит с помощью модуля «Совещания и заседания». Здесь формируется документ «План работы на год». Он содержит весь перечень проверок со статусом «В проекте». С помощью типового маршрута «Утверждение годового плана» они проходят процедуру утверждения, и меняют статус с «В проекте» на «Запланированная», а сам документ «План проверок на год» становится действующим.

Если организация не использует модуль «Совещания и заседания», то для формирования документа «Годовой план работы» предусмотрен соответствующий сценарий «Создать годовой план проверок».

После того как годовой план утверждён, исполнители получают задания на ближайший квартал о том, какие мероприятия им надлежит отработать в этом квартале. Для отправки задач используется типовой маршрут «Отправка задач аудиторам на квартал».

Оперативное ведение проверок

Работа над каждым отдельным контрольным мероприятием включает следующие действия:

  1. Для новой проверки в хранилище DIRECTUM по шаблону создается структурированная папка контрольного дела:
    Cтруктурированная папка контрольного дел Cтруктурированная папка контрольного дел
  2. В справочнике проверок формируются новые записи проверки и указываются все необходимые атрибуты:
    Cправочник Cправочник
    • По кнопке Нарушения открывается список нарушений, и вносятся выявленные в ходе проверки нарушения:
      Cписок нарушений Cписок нарушений
    • По кнопке Рекомендации открывается список рекомендаций, куда ежедневно вносятся предлагаемые в ходе проверки рекомендации:
      Cписок рекомендаций Cписок рекомендаций
    • Аналогично вносятся Представления и Предписания по проверке:
    • Все основные количественные и суммовые показатели проверки, внесенные в связанные справочники Нарушения, Рекомендации, Представления и Предписания, автоматически подсчитываются в соответствующих полях на карточке проверки.
    • По кнопке Состояние можно изменить стадию жизненного цикла проверки.
    • По кнопке Отчет КСО автоматически формируется отчет по текущей проверке заданной формы на основании данных, внесенных в карточку проверки и в связанные списки нарушений, рекомендаций, представлений и предписаний.
    • Cтатус проверки Cтатус проверки
  3. Подготовка отчетности

    По завершении отчетного периода можно автоматически сформировать отчеты КСО, содержащие консолидированную итоговую информацию по группе проверок за определённый период и по выбранным аудиторам. Предлагается следующий перечень отчетов:

    • Отчет по проверкам контрольной деятельности (Форма 1 аналогична отчету по одной проверке)
    • Отчет по проверкам экспертно-аналитической деятельности (Форма 2):

    Данные отчеты формируются с помощью запуска мастера действий «Формирование отчета КСО»:

    Формирование отчета КСО Формирование отчета КСО

    Согласование документов

    Согласно регламентам процессов «Согласование договорного документа» и «Согласование выходного документа по результатам мероприятия» в системе реализованы два типовых маршрута и пользовательские инструкции к ним:

    • «Согласование документа по результатам мероприятия».

      Данный маршрут предназначен для согласования и утверждения выходного документа, подготовленного аудитором по результатам мероприятия (например, аудиторское заключение, аналитическая записка, отчет по проверке). Инициатором выступает аудитор, проводивший данное контрольное мероприятие. В ходе маршрута документ проходит согласование с юристом и руководителем КСО. На каждом этапе создается и подписывается новая версия документа в случае, если необходимы доработки. Предусмотрен вариант развития событий, при котором аудитор, несмотря на замечания участников маршрута, принимает решение оставить свой вариант без внесения в него изменений.

      Юристу поставлены рамки по срокам исполнения: если при первом задании на работу с документом он имеет несколько дней для исполнения, то при замечаниях от руководителя юристу отводится несколько часов на отработку.

    • «Согласование договорного документа».

      Данный маршрут предназначен для согласования договорных документов внутри КСО. Особенностью является необходимость размещения подписанных документов в государственном реестре, с учетом сроков размещения, проверки заключаемых с поставщиками и подрядчиками договоров на соответствие сметам. Поэтому в согласовании документа участвует не только юрист, но и ответственный за смету.

      После того, как договорный документ подписан обеими сторонами, инициатору приходит задание с автоматически определяемым сроком на размещение документа в реестре.

    Использование решения сотрудниками КСО

    Руководитель КСО осуществляет:

    • контроль исполнения документов;
    • мониторинг хода контрольного мероприятия;
    • мониторинг исполнения предписаний и рекомендаций.

    Аудитор КСО использует:

    • доступ к архиву;
    • быстрый поиск объектов, документов по заданным критериям;
    • возможности подготовки и размещения документов в хранилище;
    • разграничение прав доступа к рабочим документам проверки.

    Состав решения

    В состав решения входит:

    • Типовая Номенклатура дел КСО.
    • Структура хранилища документов для КСО.
    • Шаблон иерархической структуры папок для хранения документов по одной проверке.
    • Специальные справочники и соответствующие карточки для ввода и хранения информации, соответствующей специфике деятельности КСО. Виды деятельности, Направления работ по видам деятельности, Классификатор проверок, Проверки, Классификатор нарушений, Нарушения, Предписания, Представления, Типы требований, Рекомендации, Результаты работ КСО.
    • Шаблон графика проведения контрольного мероприятия в MS Project.
    • Регламенты процессов «Согласование договорного документа» и «Согласование выходного документа по результатам мероприятия». На базе этих регламентов реализованы два типовых маршрута КСО: Согласование договорного документа, Согласование выходного документа по результатам мероприятия. К регламентам прилагаются инструкции пользователей.
    • Отчет по проверке и отчет по группе проверок.
    • Сводный отчет КСО. Данный отчет формируется на основании данных карточек проверок согласно алгоритму сбора и обработки данных.

    Эффект от внедрения

    Решение «Сиброн Консалт: Документооборот контрольно-счетного органа» позволяет хранить и обрабатывать результаты проводимых контрольно-счетными органами мероприятий в единой информационной базе, фиксировать и контролировать весь процесс проведения контрольного мероприятия, начиная от внесения его в список запланированных мероприятий и заканчивая подведением итогов по устранению нарушений и выполнению рекомендаций.

    В результате использования решения процесс проведения и отслеживания хода проверок значительно упрощается, становится управляемым, предсказуемым и контролируемым.

    Таким образом достигаются следующие эффекты:

    • поддержание необходимого уровня оперативности и контролируемости процессов работы с различными документами по проверкам;
    • обеспечение высокого уровня качества проведения проверок;
    • упрощение анализа текущих и законченных проверок;
    • автоматическое формирование необходимой отчетности;
    • сокращение трудозатрат, повышение оперативности работы по согласованию документов;
    • ведение единого реестра проверок с возможностью быстрого поиска по аудитору, дате проведения, субъекту проверки и другим атрибутам;
    • накопление истории по проведению проверок в единой среде;
    • организация грамотного электронного взаимодействия между сотрудниками КСО.

    Внедрение решения «Сиброн Консалт: Документооборот контрольно-счетного органа» позволяет значительно сократить рутинную работу по формированию сводной отчетности. Работа, которая занимает неделю рабочего времени при ручной обработке данных, выполняется автоматически, что освобождает время сотрудников для основной деятельности.

    Перспективы развития решения

    В качестве перспективных направлений развития ррассматриваются:

    • Проектирование и автоматизация бизнес-процесса «Управление проверками» (детализация модели управления проверкой по функциям: исполнения, контроля и принятия решений).
    • Формирование базы знаний КСО.
Сертифицировано DIRECTUM:
Сертифицировано DIRECTUM
Версия:
1.0
Стоимость:
Предоставляется по запросу
Модель лицензирования:
Серверная?
  • Серверная - дает право устанавливать и использовать серверные компоненты технического решения и обеспечивает доступ клиентских устройств или пользователей на подключение к ним для их запуска. Рассчитывается по количеству работающих серверов.
  • Клиентская на устройство/пользователя - дает право клиенту (устройству или пользователю) подключаться к серверу.
  • Серверная + клиентская - представляет собой сочетание серверной и клиентской лицензий. Рассчитывается по количеству работающих серверов и клиентов, которые планируется использовать для работы с техническим решением.
Готовность:
Шаблон?
  • Концепт – уровень готовности, который показывает наличие возможности создать полноценное решение под заказ.
  • Шаблон – уровень готовности решения, при котором решение дорабатывается под инфраструктуру заказчика.
  • Готовое – полностью готовое к использованию решение.
Условия ознакомления:
Предоставляется по запросу
Поставщик:
Сиброн Консалт
авторизованный партнер DIRECTUM

Сайт: www.sibcons.ru
Написать: consulting@sibron.ru
Дополнительная информация
Совместимость:
DIRECTUM 4.8
Кнопка
связи