Оформите запрос на демонстрацию системы

Мы свяжемся с вами в течение одного рабочего дня, чтобы определить ваши потребности и удобный формат демонстрации системы DIRECTUM:

Заказать демонстрацию

По вопросам выбора и приобретения:
present@directum.ru
+7 (341) 272-11-00

Вверх
@DIRECTUMCompany:   Пожалуйста, подождите, загружаем данные из twitter...
Мы готовим и рассылаем дайджест для представителей крупных компаний. Если вы хотите стать подписчиком, пожалуйста, заполните форму:
Подписаться

«ПРОТЕК» освоил электронный документооборот

ЗАО «Центр Внедрения ПРОТЕК» — крупнейший российский национальный дистрибьютор фармпрепаратов и товаров для красоты и здоровья — работает с 1990 г. в составе группы компаний «ПРОТЕК». Осуществляя свою деятельность во всех субъектах Российской Федерации, ЦВ «ПРОТЕК» давно занял и удерживает лидирующие позиции на рынке. На сегодняшний день, по данным Центра маркетинговых исследований «Фармэксперт», его доля на фармацевтическом рынке России составляет около 20%. Региональная сеть компании «ПРОТЕК» насчитывает 41 филиал с собственными складскими мощностями, 46 региональных торговых представительств и 36 складов-депо.

Предпосылки внедрения ECM-системы

Развитие бизнеса, появление новых партнеров и заказчиков повлекли за собой усложнение бизнес-процессов компании и увеличение объема обрабатываемых документов. В таких условиях эффективное управление взаимодействием и снижение затрат на работу с документацией стало одним из приоритетных направлений внутреннего развития компании «ПРОТЕК». Для его реализации руководство компании приняло решение о внедрении ECM-системы.

До внедрения системы большая часть документооборота компании осуществлялась в бумажном виде. Оригиналы и копии в соответствии с их назначением были рассредоточены по отделам. Правила согласования и хранения документов закреплялись во внутренних нормативных инструкциях компании.

Однако, по словам Наталии Ереминой, администратора системы электронного документооборота (СЭД) ЦВ «ПРОТЕК», требовались немалые кадровые и материальные ресурсы для обеспечения стабильного документооборота в компании. Существующая система «почтовых» ящиков — закрытых на ключи лотков входящих документов для каждого из подразделений — в целом не позволяла затеряться документам. Но отследить их движение и ускорить согласование зачастую было невозможно, учитывая разветвленную сеть филиалов.

Попытки перехода от бумажного документооборота к СЭД предпринимались и ранее, однако успеха не имели, тем не менее приобретенный опыт позволил определить правильный подход к внедрению системы.

Решение DIRECTUM, отмечает Наталия Еремина, в отличие от рассматриваемых ранее «коробочных систем» отвечало требованиям компании и предусматривало наличие конкурентных лицензий, возможность интеграции с другими ИС и адаптации системы под нужды компании, наличие внутренних почтовых уведомлений. Кроме того, стоимость данной системы была ниже, чем у аналогичных по функциям других СЭД.

Решающим фактором выбора системы стал проведенный среди потенциальных пользователей «ПРОТЕКа» эксперимент. Им было предложено без инструкций разобраться с интерфейсом двух систем электронного документооборота и проделать несколько простых операций. Интуитивно понятной для абсолютного большинства пользователей оказалась система DIRECTUM.

«Прошлые неудачные внедрения различных систем накладывали на совместную с заказчиком проектную команду дополнительную ответственность за успех проекта. Необходимо было учесть распределенную структуру компании «ПРОТЕК», большое количество процессов, которые требовали автоматизации для большого числа пользователей», — рассказывает Владимир Гнедов, руководитель отдела внедрения компании «ДИРЕКТУМ-М», исполнителя проекта.

Цели и задачи проекта

Главной целью проекта стало внедрение СЭД, что в итоге обеспечило бы повышение эффективности работы всей компании.

Были поставлены следующие задачи:

Также были сформулированы следующие принципы внедрения:

«Вовлечение структур компании проходило постепенно: начали с головной организации и последовательной автоматизации бизнес-процессов. Каждые две недели автоматизировался новый бизнес-процесс», — комментирует Дмитрий Абрамов, руководитель проекта внедрения компании «ДИРЕКТУМ-М».

Проект внедрения стартовал в начале 2009 г. Функциональным ядром системы стали базовые модули DIRECTUM:

На основе этих модулей специалистами DIRECTUM были подготовлены решения, отвечающие специфике бизнеса компании «ПРОТЕК». В соответствии с принятым планом-графиком внедрения автоматизация коснулась следующих бизнес-процессов:

Реализация проекта

Совместная рабочая группа, в состав которой вошли эксперты компании DIRECTUM, ИТ-специалисты и аналитики ЦВ «ПРОТЕК», разработала общую стратегию внедрения ЕСМ-системы в холдинге.

«Важным моментом в деле внедрения ключевых бизнес-процессов стал факт их первоначального закрепления в нормативных документах ЦВ «ПРОТЕК». Оставалось немного доработать модули DIRECTUM под существующие требования», — поясняет Наталия Еремина.

Система была установлена более чем на 2000 рабочих местах, охватив работу большинства подразделений компании.

На сегодняшний день в ЦВ «ПРОТЕК» создано свыше 30 типовых маршрутов, что обеспечивает работу около 2000 пользователей в подразделениях головного офиса и филиалах. Одновременно в СЭД могут работать более 400 человек, используя локальную систему, в которую объединены все компьютеры компании, терминальный клиент (четыре виртуальных сервера), Web-клиент, а также приложения для смартфона.

В рамках проекта также настроена интеграция DIRECTUM с БД «КАДР» и Oracle E-Business Suite, в результате которой реализован обмен справочными данными и реквизитами документов между системами.

По словам Наталии Ереминой, поддержкой и развитием системы занимаются всего шесть человек, причем никто из них не занят исключительно системой DIRECTUM. В их обязанности входит также поддержка и развитие других ИС компании. «Развивая СЭД в ЦВ «ПРОТЕК» мы не только отказались от большинства бумажных документов, но и достигли максимальной прозрачности, быстроты и ясности процессов. Так, чтобы избежать заминки в решении задач, одним из первых самостоятельных решений стало автоматическое замещение сотрудника на время его отсутствия, основанное на интеграции DIRECTUM с корпоративным порталом компании. С помощью этого механизма информация об отсутствии работника, полученная в результате заполнения им стандартной формы на портале, сразу поступает в СЭД, которая автоматически формирует замещение. Уведомление замещающему приходит по почте. Заявки на закупку, служебки на предоставление доступов в ИС и даже пропуск на территорию «ПРОТЕК» теперь оформляются и согласуются в системе. А процесс внедрения новых разработок программного обеспечения стал прозрачным с момента их согласования до установки. Видя преимущества СЭД над ведением документооборота в бумажном виде, другие подразделения также хотят автоматизировать свои процессы — финансовые, кадровые и много других маршрутов ждут своей очереди на разработку решений и внедрение», — рассказывает Наталия Еремина.

Важным фактором успеха проекта стала активная поддержка руководства компании и участие в процессе внедрения ведущих пользователей системы. Они тестировали, высказывали свои пожелания к функционалу и нюансам типовых маршрутов. Благодаря прямому диалогу пользователей и специалистов по внедрению в системе появились новые возможности.

Основной трудностью, по словам Наталии Ереминой, стало внедрение системы в филиалах. Обучение сотрудников проводилось заочно, да и скорость роботы в условиях ограниченного канала связи оставляла желать лучшего. Решением проблемы одновременного обучения большого числа сотрудников стал разработанный специально для ЦВ «ПРОТЕК» видеокурс, доступный всему персоналу компании. А также проведение подробного инструктажа с каждым директором филиала и организация вывода системы для филиалов на удаленные rdp-серверы.

Ярким примером реализации новых возможностей, по мнению Владимира Гнедова и Дмитрия Абрамова, служит автоматизация управления циклическими совещаниями, в ходе которых принятые решения становятся вопросами повестки следующих совещаний. Решить эту задачу получилось во многом благодаря активному участию в проекте руководства компании.

Результаты и перспективы

СЭД DIRECTUM была полностью внедрена в «ЦВ ПРОТЕК» в 2009 г. В период с 2010 по 2012 гг. в промышленную эксплуатацию было запущено более 20 новых бизнес-процессов. В частности, при участии специалистов DIRECTUM был разработан и автоматизирован процесс движения бюджетных форм, который предусматривает согласование переноса денежных средств из одной статьи бюджета в другую.

На сегодняшний день внедренная система развивается, разрабатываются новые решения по автоматизации дополнительных бизнес-процессов ЦВ «ПРОТЕК». Планируется переход на версию DIRECTUM 4.9, а также внедрение СЭД в других организациях группы компаний «ПРОТЕК».

По мнению Наталии Ереминой, опираясь на опыт внедрения ECM-системы, необходимо выделить следующие аспекты:

«На сегодняшний день мы располагаем возможностью анализировать «узкие» места в перемещении документов, упорядочить процессы, которые ранее были хаотичными, в любой момент просматривать все созданные и согласованные ранее документы, имея соответствующие права доступа, а также отслеживать работу подчиненных», — подытожила Наталия Еремина.

Источник: PC Week

Кнопка
связи