Оформите запрос на демонстрацию системы

Мы свяжемся с вами в течение одного рабочего дня, чтобы определить ваши потребности и удобный формат демонстрации системы DIRECTUM:

Заказать демонстрацию

По вопросам выбора и приобретения:
present@directum.ru
+7 (341) 272-11-00

Вверх
@DIRECTUMCompany:   Пожалуйста, подождите, загружаем данные из twitter...

DIRECTUM: Управление корпоративными действиями

Посмотреть карточку бизнес-решения
Поставщик:DIRECTUM
Статус поставщика:Вендор
Бизнес-заказчики:Высшее руководство
Руководители подразделений
Служба делопроизводства

Описание бизнес-задач

Стратегическое планирование и управление крупными компаниями (акционерными обществами, корпорациями) все чаще осуществляется в соответствии с принципами корпоративного управления, предметом которого является контроль над совершением корпоративных действий.

Корпоративные действия – важнейшие мероприятия, осуществляемые юридическими лицами в процессе своей деятельности, определяющие их статус как юридического лица, формирующие уставный капитал, а также связанные с участием других лиц в их уставном капитале или с их участием в уставном капитале иных юридических лиц.

Для организации эффективной работы с корпоративными мероприятиями, проводимыми в рамках осуществления корпоративных действий, создано специализированное бизнес-решение «DIRECTUM: Управление корпоративными действиями».

Бизнес-решение «DIRECTUM: «Управление корпоративными действиями» ориентировано на работу с такими мероприятиями, как заседания Советов Директоров, Правлений, Комитетов, общие собрания Акционеров

и обеспечивает следующие этапы жизненного цикла мероприятий:

Функционал решения позволяет выстроить и оптимизировать бизнес-процессы корпоративного управления в соответствии с существующими в компании стандартами и регламентами, а также обеспечить централизованную обработку и хранение сопровождающей документации.

При этом документы, носящие обязательный характер и имеющие установленные требования к форме и содержанию, создаются в рамках решения автоматически. Тем самым позволяют снизить вероятность указания ошибочных сведений и риск нарушить требования к оформлению. Дополнительно решение позволяет визуально оценить совокупную информацию по корпоративным мероприятиям в рамках корпорации в целом.

Внедрение бизнес-решения «DIRECTUM: Управление корпоративными действиями» позволяет решить следующие бизнес-задачи:

  1. Стандартизация и оптимизация процесса организации и проведения корпоративных мероприятий: планирование заседаний на корпоративный год, внесение и согласование вопросов в повестку дня, созыв заседаний, оповещение участников, сбор необходимых сопровождающих материалов и документов, постановка задач перед выступающими участниками. При этом обеспечивается автоматический контроль сроков и порядка этапов бизнес-процесса, а также автоматическое разграничение прав доступа к информации.
  2. Фиксирование принятых решений по вопросам повестки дня, отражение и автоматический подсчёт результатов голосования с возможностью не учитывать голоса, назначение исполнителей, контроль исполнения решений.
  3. Автоматическое формирование сопровождающих и отчетных документов (уведомлений о созыве заседания, бюллетеней для голосования, протоколов и пр.) с соблюдением принятых в компании шаблонов и принципов оформления документации. Согласование и рассылка утвержденных документов участникам заседания.
  4. Отображение корпоративных мероприятий в общем календаре, обеспечивающем визуальную оценку количества и продолжительности мероприятий на период времени. Цветовая градация мероприятий в зависимости от стадии жизненного цикла мероприятия. Обеспечение гибкого управления объемом отображаемой информации в различных разрезах. Синхронизация с личным календарем MS Outlook.
  5. Контроль пересечений корпоративных мероприятий и их предполагаемых участников.

Бизнес-заказчики

Описание работы бизнес-решения

Бизнес-решение «DIRECTUM: Управление корпоративными действиями» позволяет повысить прозрачность процессов корпоративного управления, их управляемость и контролируемость.

Корпоративный секретарь создает запись в справочнике «Корпоративные мероприятия», в которой указывает всю необходимую информацию по планируемому заседанию: вид мероприятия, место проведения, дату, время и продолжительность заседания и т.д.

Корпоративные мероприятия. Заседание Корпоративные мероприятия. Заседание

Повестка дня формируется из вопросов, каждый из которых проходит полный круг согласования и подготовки сопровождающих материалов.

Вопросы повестки Вопросы повестки

Далее инициируется процесс подготовки и проведения заседания. Жесткий типовой маршрут обеспечивает прохождение процесса в строго определенном порядке с контролем сроков этапов процесса.

По результатам проведения заседания корпоративный секретарь отражает в карточке мероприятия информацию о присутствии участников и предоставлении ими бюллетеней с результатами голосования.

Корпоративные мероприятия. Участники Корпоративные мероприятия. Участники

Затем корпоративный секретарь вносит в карточку мероприятия информацию о принятых решениях, указывает исполнителей и необходимость контроля.

Корпоративные мероприятия. Протокол Корпоративные мероприятия. Протокол

По каждому из решений фиксируются результаты голосования, указывается необходимость учета голосов. Подсчет голосов осуществляется автоматически и отражается в отчетных документах.

Решение протокола Решение протокола

Отчетные документы по совещанию формируются автоматически, на основе стандартов оформления, принятых в компании, с использованием информации, указанной в карточке мероприятия.

Календарь корпоративных мероприятий позволяет визуально оценить количество и состояние заседаний, выступает инструментом быстрого планирования и доступа к требуемым мероприятиям.

Эффект от бизнес-решения

Высшее руководство, руководители департаментов:

Корпоративные секретари, помощники руководителей, прочие сотрудники, ответственные за корпоративные действия:

Показатели эффективности

Показатель Единица измерения
Среднее время организации КМ (повестка, участники, планирование) Часы
Среднее время поиска пересечений (КМ, участников КМ) Часы
Среднее время подготовки типового отчетного документа Часы
Среднее время восстановления документа в случае утери Часы
Среднее время поиска полного комплекта документов в разрезе КМ Часы
Среднее время отслеживания состояния (конкретного КМ, всех КМ) Часы
Среднее время отслеживания исполнения решений КМ Часы
Количество КМ Штуки
Количество типовых отчетных документов Штуки
Затраты на расходные материалы Рубли
Затраты на оплату труда сотрудников Рубли

Состав бизнес-решения

Технические решения

Техническая реализация бизнес-решения состоит из технического решения "DIRECTUM: Управление корпоративными действиями". Данная разработка основана на базовых возможностях системы DIRECTUM, реализованных в модулях «Управление электронными документами» и «Управление деловыми процессами».

При реализации бизнес-решения могут использоваться дополнительно:

Услуги по консалтингу и внедрению

Проект внедрения бизнес-решения включает в себя работы по бизнес-консалтингу и внедрению системы DIRECTUM, в соответствии со стандартной технологией внедрения DIRECTUM.

Кнопка
связи