Оформите запрос на демонстрацию системы

Мы свяжемся с вами в течение одного рабочего дня, чтобы определить ваши потребности и удобный формат демонстрации системы DIRECTUM:

Заказать демонстрацию

По вопросам выбора и приобретения:
present@directum.ru
+7 (341) 272-11-00

Вверх
@DIRECTUMCompany:   Пожалуйста, подождите, загружаем данные из twitter...
Мы готовим и рассылаем дайджест для представителей крупных компаний. Если вы хотите стать подписчиком, пожалуйста, заполните форму:
Подписаться

Основательный подход к управлению совещаниями с DIRECTUM в ГК «Полиметалл»

Крупнейшая российская компания по добыче золота и серебра продолжает развивать DIRECTUM у себя на предприятии. Для ГК «Полиметалл» решение по управлению совещаниями стало еще одним элементом единого информационного пространства для централизованного доступа к документации по совещаниям. Независимо от способа подключения (настольный или веб-клиент) функциональность решения отвечает всем нуждам пользователей.

У масштабных компаний – масштабные задачи

Группа компаний «Полиметалл» – одно из ведущих предприятий по добыче золота и серебра, которое самостоятельно осуществляет весь комплекс работ по освоению рудных месторождений в России и СНГ. Горнодобывающих предприятия в составе Полиметалла специализируются на разработке месторождений в режиме greenfield («с нуля») или радикальной реконструкции неработающих предприятий. Сегодня группа имеет солидный опыт управления полным циклом разработки месторождений, включая инжиниринговые, строительные работы и эксплуатацию.

В составе компании множество подразделений, как на территории России, так и за ее пределами. А главный офис Полиметалла находится в Санкт-Петербурге. В повседневной деятельности сотрудники головной и дочерних компаний проводят множество совещаний, решения которых имеют важнейшее значение для развития предприятия в целом.

Долгое время работа с совещаниями строилась с помощью электронной почты, таблиц Excel и общедоступного сетевого диска, на котором и размещались протоколы совещаний. Доступ удаленных подразделений к актуальной информации был крайне ограничен. А для контроля над исполнением решений использовались запросы, которые регулярно рассылались вручную по электронной почте.

Оптимизация работы с совещаниями как этап развития СЭД

С момента внедрения в 2012 году система DIRECTUM постоянно развивается, подтверждение тому растущее количество автоматизированных бизнес-процессов. Среди ключевых преимуществ использования ECM-системы DIRECTUM руководители и сотрудники отмечают обеспечение прозрачности бизнес-процессов, повышение оперативности доступа к информации, исключение потери информации и сокращение затрат времени на выполнение рутинных операций с документами.

По итогам предварительного анализа бизнес-процессов были выявлены требования и разработан прототип решения на базе «DIRECTUM: Управление совещаниями и заседаниями». Реализация проекта внедрения была доверена специалистам Акелон, которые уже зарекомендовали себя на проекте автоматизации архива проектной документации.

Каким должно быть решение по управлению совещаниями?

К решению по автоматизации работы с совещаниями в ГК «Полиметалл» были выдвинуты требования:

●    автоматическое формирование и актуализация повесток и протоколов совещаний;

●    интеграция процесса по работе с совещаниями с уже автоматизированными бизнес-процессами;

●    организация комплексной работы (легкий и удобный доступ к информации по всем совещаниям, хранящимся в единой базе);

●    эффективное планирование и учет встреч;

●    реализация автоматических регулярных рассылок по электронной почте по статусам исполнения решений;

●    автоматическая отправка приглашений на встречи в Outlook после утверждения повестки;

●    возможность работы с совещаниями и решениями по совещаниям через веб-клиент;

●    ролевой доступ к необходимой информации.

Решение на основе требований заказчика и специфики работы

Для автоматизации процесса работы с совещаниями был разработан специальный типовой маршрут, в рамках которого согласуется повестка. При ее оформлении указывается суть вопроса и докладчик. Как только повестка окончательно утверждена, всем участникам автоматически отправляются приглашения в календарь Outlook.

На селекторных совещаниях по крупным инвестиционным или производственным проектам часто один и тот же вопрос рассматривается многократно. Именно поэтому в DIRECTUM реализован механизм добавления открытых вопросов прошедших совещаний в повестки новых встреч. Участникам обсуждения доступна вся история работ и комментарии по теме, однако права доступа сотрудников распределены в зависимости от должности и роли в бизнес-процессе. Права могут ограничить доступ пользователя как к отдельным записям вопросов в рамках какого-либо совещания, так и к отдельным полям и действиям в карточке конкретного вопроса.

При необходимости инициатор или секретарь совещания вносит изменения в повестку, после чего формирует новую версию.

Для оперативного напоминания ответственным за исполнение принятых решений и контролерам периодически приходит информационная сводка, где в структурированном и сгруппированном виде отображена информация о ходе исполнения решений. По соответствующей ссылке в письме получатель сводки может сразу перейти к тем вопросам в DIRECTUM, которые у него находятся в работе.

Информационная сводка рассылается по электронной почте, а не заданием в DIRECTUM, потому что не все сотрудники ГК «Полиметалл» могут регулярно работать в системе. Тем не менее, они должны быть в курсе исполнения решений или иных изменений.

Существенная часть пользователей работает в системе DIRECTUM через веб-клиент. С учетом потребностей и специфики работы удаленных сотрудников решение настроено и для работы через Интернет.

Какие результаты уже имеются, а какие еще ожидаются?

 

«Специалисты компании Акелон реализовали все требования и учли все наши пожелания в части автоматизации процесса работы с совещаниями. Мы получили решение, которое позволит нам работать еще эффективнее, повысит управляемость и сделает работу с совещаниями прозрачной и понятной для каждого из сотрудников»

Назимок Максим, Главный финансовый контролер ГК «Полиметалл»

«Первые впечатления от использования решения очень благоприятные. Лично для меня очень важна возможность контролировать и отслеживать состояние всех вопросов и решений совещаний, и система предоставляет мне такую возможность. При этом информация весьма наглядна, а интерфейс системы прост и удобен в использовании»

Малыгин Александр, Директор дирекции контроля за реализацией проектов ГК «Полиметалл»

Спроектированное решение по управлению совещаниями обеспечивает единое информационное пространство для централизованного доступа к документации по совещаниям. Независимо от способа подключения (настольный или веб-клиент) функциональность решения отвечает всем нуждам пользователей. Сотрудники компании больше не тратят время на поиски документов на общедоступном сетевом диске. Не требуется постоянно актуализировать протоколы совещаний, так как они автоматически актуализируются в ходе исполнения решений.

Для секретарей совещаний данное решение – это удобный механизм формирования повесток и протоколов. Для менеджеров – инструмент для анализа результатов совещаний за счет прозрачности контроля над исполнением решений. В ближайшее время планируется развитие функционала в части добавления различных отчетов для сбора аналитики, увеличения функционала работы с повестками и протоколами совещаний.

Решение уже тесно интегрировано с проектным архивом. Так, некоторые совещания и селекторы создаются в контексте определенных проектов, что сказывается на глубине проработки вопросов.

Кнопка
связи