Оформите запрос на демонстрацию системы

Мы свяжемся с вами в течение одного рабочего дня, чтобы определить ваши потребности и удобный формат демонстрации системы DIRECTUM:

Заказать демонстрацию

По вопросам выбора и приобретения:
present@directum.ru
+7 (341) 272-11-00

Вверх
@DIRECTUMCompany:   Пожалуйста, подождите, загружаем данные из twitter...
Читайте также практические материалы об автоматизации задач и процессов:

Что нужно для ведения электронного делопроизводства?

Наступает момент, когда к сотрудникам, ответственным за ведение делопроизводства в организации, приходит понимание того, что в существующем виде процессы перестали отвечать текущим реалиям. Возникает вопрос, как перевести работу, выстроенную на бумаге в электронный вид? При этом необходимо понимать, что изменения не ограничатся только сменой носителя информации, они также повлекут за собой качественные изменения в самой организации процесса.

Рабочий день делопроизводителя весьма насыщен:

Таким образом, должностные обязанности делопроизводителя охватывают все этапы жизненного цикла документа в организации:

Этап документирование, пожалуй, меньше подвергается изменениям в связи с переходом к электронному делопроизводству. Даже если принять во внимание, что согласование документов и их хранение может осуществляться в бумажном виде, то создание документа в подавляющем большинстве случаев происходит именно в электронном виде – локально на ПК пользователя или на сетевом ресурсе, вряд ли кто-то в наше время печатает документы на пишущей машинке или пишет от руки.

С переходом на использование системы электронного делопроизводства процесс создания документа изменяется незначительно, документ по-прежнему создается в том или ином редакторе, только сохраняется не локально, а в системе. Изменив место хранения, документ в системе приобретает большую гибкость с точки зрения поиска, регулирования доступа и версионности.

Наибольшие трудности возникают на стадиях документооборот и архив. Если в случае с документооборотом сложности связаны с выстраиванием оптимальной цепочки прохождения документа с момента создания до передачи в архив, то в случае с архивом многие сложности носят законодательный характер и не всегда могут быть разрешены на уровне организации.

В тех организациях, где бизнес-процессы рассмотрения, согласования и исполнения по различным видам документов (входящая/исходящая корреспонденция, организационно-распорядительные документы) до внедрения систем электронного делопроизводства четко выстроены и регламентированы, то процесс перехода на электронный документооборот будет менее болезненным. Это будет своего рода эволюция от бумаги к электронному виду. Там же, где требуется не просто автоматизация работы, но и практически полный реинжиниринг бизнес-процессов, переход будет более сложным, «революционным», но без этого эффективность автоматизации будет незначительной. В любом случае для того чтобы достичь существенных результатов необходимо не только автоматизировать работу делопроизводителей, но и пересмотреть и оптимизировать бизнес-процессы работы с документами.

Переход к электронному архиву сопровождается трудностями не столько внутреннего характера, сколько отсутствием четкой законодательной базы в отношении определения электронного документа, правил его хранения, надежности носителей информации и механизмов подтверждения неизменности документа. При этом в любом случае электронный архив, даже если он ведется параллельно с бумажным уже улучшит работу в плане работы со старыми документами.

Несмотря на обозначенные выше сложности перехода, использование систем электронного делопроизводства переведет работу с документами на качественно новый уровень, предоставив возможности:

Системы электронного делопроизводства смещают акцент в работе с документами с делопроизводителей на каждого сотрудника, который работает с документами и контролирует выполнение работ, связанных с ними.

При этом важно, что работа с документами является именно «документационным обеспечением управления». То есть документы важны не сами по себе, а как средство фиксации различных управленческих действий и решений.

Некачественное или несвоевременное выполнение действий с документами может повлечь серьезные последствия для организации в целом – утерянный документ, не подписанный вовремя договор, не выполненное поручение. Один из способов минимизации этих рисков является уменьшение объемов работ, упрощение выполняемых действий и как следствие ускорение процесса обработки документа. Всего этого можно добиться за счет автоматизации процессов и использования систем электронного делопроизводства.

Перейти к полному списку аналитики

Кнопка
связи