Оформите запрос на демонстрацию системы

Мы свяжемся с вами в течение одного рабочего дня, чтобы определить ваши потребности и удобный формат демонстрации системы DIRECTUM:

Заказать демонстрацию

По вопросам выбора и приобретения:
present@directum.ru
+7 (341) 272-11-00

Вверх
@DIRECTUMCompany:   Пожалуйста, подождите, загружаем данные из twitter...

ECM-технологии в ОАО «Сургутнефтегаз».
Цели, задачи, основные вехи

ОАО «Сургутнефтегаз» — это более 100 000 сотрудников, 57 структурных подразделений, которые ведут бизнес в 6 часовых поясах России.

Перед началом проекта компания имела большое стратегическое преимущество в виде освоенных технологий, сильной ИТ-команды. Именно опыт помог сформулировать простые принципы и условия успешного проведения проекта.

Рост компании, развитие основного производства, расширение географии и технологии управления документами приводят к ежегодному увеличению объемов управленческой документации на 5-7%.

Пример: На доставку бумажного документа из Сургута в Якутск может уйти несколько дней, в итоге решение по документу или его согласование можно ждать неделями.

Эти факторы не должны стать узким местом компании. Поэтому сокращение издержек, оптимизация и ускорение основных и вспомогательных процессов производства являются для нас основной потребностью в части управления документами, как бы банально это ни звучало.

Стоит отметить, что планомерные и энергичные шаги по автоматизации управленческого документооборота мы ведем давно, но, учитывая наши масштабы, процесс этот шел эволюционно. Первая автоматизация началась в 1996 году с внедрения программы простого учета бумажных документов на уровне аппарата управления. Затем была внедрена система электронного документооборота, которая позволила перейти на электронные журналы регистрации, единую номенклатуру дел, однократную регистрацию документов и обеспечить контроль на верхнем уровне руководством компании и СП. А с января 2014 года мы приступили к новому витку развития, и сегодня успешно используем систему DIRECTUM.

Необходимо отметить, что для успешного развития проекта у нашей компании было большое стратегическое преимущество в виде освоенных ранее технологий, внутренней команды, имеющей достаточный опыт, выстроенных бизнес-процессов по организационно-распорядительной документации (ОРД) и строгой методологии, которая распространяется на все подразделения и всех работников. Мы четко понимали и понимаем, что при полном охвате технологии управления ОРД, которые практически во всех процессах компании являются инициирующим этапом или его окончанием, внедрение решений по другим направлениям и видам документов будет делом техники. Само же рабочее место и технологии останутся неизменными.

История автоматизации управленческого документооборота в ОАО «Сургутнефтегаз»

Мы сформулировали простые принципы и условия успешного проведения проекта, которые заложили в будущие требования для поставщика ECM-системы и сейчас активно используем на практике:

  1. Система должна быть самодостаточной и способной автоматизировать полный цикл обработки любого документа (от создания до уничтожения).
  2. Система должна поддерживать сквозные процессы компании, которые могут протекать в различных информационных системах.
  3. Система должна обеспечивать централизованное хранение документов, формирующихся в различных системах.

Также мы определили условия успешного внедрения системы управления документами (СУД), которые также в обязательном порядке учитывались в требованиях к самому проекту.

Ключевые требования к СУД

Первое – это охват. Технологии и инструменты работы с документами должны быть доступны всем пользователям компании. От этого напрямую зависят непрерывность и эффективность процессов работы с документами. И здесь, как мы все понимаем, пришлось решать ряд сложностей как организационных, так и технических.

Второе – несмотря на все электронные тенденции, существует множество внешних и внутренних факторов, которые требуют поступательного движения в сторону перехода к электронному документообороту, и поэтому поддержка бумажного документооборота и классических технологий работы с документами должна стать важным условием максимальной оптимизации.

Третье – баланс технологий. Все-таки ECM-системы – это не ERP, здесь строгая операционная деятельность уступает место легкости решений, гибкости и максимальному юзабилити. Требуется акцент на той самой золотой середине между сложностью технических решений и функциональной простотой: в ряде случаев сложность ввода документа в систему и назначение его реквизитов по сравнению с регистрацией на бумаге может увеличиться, но в последующем при многократном использовании документа внутри компании затраты окупаются многократно.

Например, ключевые приказы, которые несут информацию по плановым годовым показателям всех структурных подразделений, состоят из нескольких сотен страниц с большими приложениями для каждого подразделения. Трудоемкость внесения таких документов в систему с разбивкой приложений в соответствии с полномочиями и постановкой на контроль очень велика. Но, как показала практика, информация, разложенная «по полочкам», используется в течение года десятки тысяч раз и многократно окупает первоначальные затраты.

И, наоборот, для других документов, где критичность информации невысока и не обеспечивается многократность учета, процессы могут быть проще.

И последнее – адаптация пользователей – аспект, которому очень важно уделять максимальное внимание, причем для максимальной эффективности делать это лучше заказчику самостоятельно. Для успешного внедрения и дальнейшего развития важно проводить тематические конференции для пользователей, готовить видеоинструкции, различные рассылки с напоминаниями и советами по работе в системе.

Принципы построения единой информационной системы

Принципы построения единой информационной системы

Сложность проекта по внедрению DIRECTUM была обусловлена также и необходимостью встраивания СУД в единую информационную систему Сургутнефтегаза, в которую на момент начала проекта в 2012 году входило порядка 120 различных систем с разработанными на их базе1200 ИТ-решениями и реализованными 170 интеграционными сценариями по передаче данных.

При этом важно было соблюсти и развить применение основных принципов построения единой информационной системы Сургутнефтегаза:

  1. Используй единую точку ввода данных. Документ, единожды введенный, не должен вводиться повторно. Реализовывая этот принцип, мы обеспечили выполнение задач по формированию сквозных процессов и централизованному хранению документов. Так, в проекте реализована интеграция с системами:
    • SAP ERP по бухгалтерскому и производственному учету;
    • SAP HR по кадровому документообороту;
    • SAP Solution Manager по ведению проектной документации при разработке ИТ-решений;
    • Учет ПИР по проектно-сметной документации объектов строительства.
  2. Используй единые основные данные. Единые справочники и основные данные позволили ускорить процесс проектирования и реализации «сквозных» бизнес-процессов и получать актуальную информацию из смежных систем в режиме реального времени. Были использованы:
    • корпоративные справочники по контрагентам, видам документов, фамилиям и должностям работников, объектам строительства, наименованиям месторождений. Большинство корпоративных справочников ведутся в системе MDM и далее передаются в различные системы;
    • российские справочники – Реестр юридических лиц (ЕГРЮЛ) для синхронизации данных по юридическим лицам и Федеральная адресная система (ФИАС) для проверки корректности ввода адресных данных внешних адресатов;
    • основные данные из системы управления персоналом SAP HR по плановым и фактическим отсутствиям работников позволили регулировать правильность назначения прав доступа к документам и своевременно принимать решения по исполнению документов;
    • ABBYY Recognition Server для поиска документов по атрибутам и содержанию. Ежедневно в системе создаются тысячи документов, только скан-копий более 6000. Поиск по реквизитам не всегда удобен: по прошествии времени забывается, от кого и когда документы были получены, кем созданы. Интеграция успешно решает задачу полнотекстового распознавания электронных документов DIRECTUM.
  3. Используй стандарты сопровождения. При плановом охвате 20 000 пользователей необходимо было обеспечить стабильное сопровождение системы. Поэтому при эксплуатации ИТ-решений, разработанных на базе DIRECTUM, использованы общие сервисные решения:
    • система управления изменениями SAP CharM, в которой регистрируются запросы на изменение программного обеспечения и определяются ответственные и сроки реализации;
    • система корпоративного интерактивного обучения SAP Productivity Pak by ANCILE uPerform. В ней разрабатываются операционные инструкции, программы обучения, и на основании информации о прохождении обучения формируется заявка на предоставление доступа пользователей к системе DIRECTUM;
    • SAP IdM для ведения полномочий пользователей DIRECTUM. Назначение полномочий пользователям в системе осуществляется в автоматическом режиме в зависимости от роли пользователя (делопроизводитель, пользователь, руководитель) и организационного присвоения. Логические объекты SAP IdM в системе электронного документооборота представляют собой группу пользователей с определенными правами доступа на папки организационных единиц, общие документы, определенные отчеты и сценарии, устанавливается фильтрация на справочники;
    • система единого каталога Microsoft Active Directory используется для синхронизации данных авторизации пользователей и адресов электронной почты;
    • система управления инцидентами SAP Service Desk, в которой пользователи регистрируют заявки на поддержку по проблемам в системе, а специалисты группы сопровождения предоставляют решения по проблемам.
  4. Эффективно используй вычислительное оборудование. Архитектура системы DIRECTUM построена с учетом оптимального распределения нагрузки, поэтому службы системы, а их в ОАО «Сургутнефтегаз» порядка 30, установлены на более чем 30 серверах:
    • в режиме реального времени ведется мониторинг состояния компонент системы в Microsoft System Center Operations Manager (SCOM). Уведомления об опасных и критичных значениях работы показателей клиентского программного обеспечения автоматически днем и ночью направляются ответственным работникам. Всего через SCOM ежеминутно выполняется мониторинг порядка 100 показателей работоспособности системы. Используются единые решения для мониторинга однотипных ресурсов;
    • на базе высокопроизводительного аналитического комплекса SAP HANA организовано хранение данных профайлинга выполнения пользовательских операций, данная информация используется для анализа времени отклика при выполнении операций в системе;
    • на основании данных профайлинга формируется сводка производительности системы управления документами, которая разработана на платформе SAP ВО;
    • показатели работы выводятся на специальные панели корпоративного портала Microsoft Sharepoint и доступны всем сотрудникам.
  5. Строй надежный ландшафт. Этого принципа мы придерживаемся при развертывании всех информационных систем.

Независимый 3-уровневый ИТ-ландшафт из среды разработки, тестирования и продуктивной среды позволяет обеспечивать:

  • исполнение этапов развития и поддержки системы;
  • повышение качества разработки программного обеспечения;
  • повышение надежности эксплуатируемых решений.

Использование этих основных принципов построения единой информационной системы позволило обеспечить выполнение задач, поставленных бизнесом, создать единое информационное поле с другими системами Сургутнефтегаза, реализовать сквозные процессы и полный цикл обработки документов.

Принципы построения единой информационной системы

Ни для кого не секрет, что важнейшим слагаемым успеха любого дела является профессиональная, слаженная и четко распределенная по функциональным обязанностям команда внедрения, в которой гармонично сочетаются компетенции и зрелость опытных работников с энергией и здоровыми амбициями молодежи.

Масштабные цели проекта и особый подход к качеству потребовали от нас выделить 3 контура команды проекта: бизнес (заказчики/владельцы процессов), ИТ (автоматизация процессов) и поставщик. Отдельно была выделена команда по работе над архитектурой решения. Это может показаться избыточным, но реализация проекта доказала состоятельность данной организации работ: только так стало возможно синхронизировать требования всех участников и обеспечить комплексный взгляд при реализации проектов.

В общей сложности в рамках реализации проекта было задействовано более 100 сотрудников, и это только со стороны Сургутнефтегаза. Стояла задача не просто внедрить систему управления документами, а сделать ее неотъемлемой частью единой информационной системы компании. В ходе проекта реализована интеграция с 15 информационными системами.

Команда проекта

Сейчас, когда уже переведены в различные стадии эксплуатации проекты по внедрению документооборота, мы активно занимаемся формированием команды развития и поддержки.

Одними из ключевых задач для нас являются наращивание компетенций внутри компании и формирование слаженной команды единомышленников. С нашей стороны мы должны обеспечить (и у нас это получается):

  • качественное своевременное развитие;
  • надежную поддержку пользователей;
  • постоянную стабильную работу всех компонентов нашей системы (инфраструктура, прикладные решения).

Со стороны поставщика сформированы мощная приоритетная поддержка и команда сопровождения.

Нам необходимо обеспечивать работу 20 000 пользователей. Это не просто амбиции информационно развитой компании. Единственный путь к переходу на электронный документооборот – это вовлечение в информационное пространство всех участников процесса.

Поэтому при выполнении проекта весомая роль была отведена готовности системы к работе такого количества пользователей. Задача была тем интереснее, что фактически в России еще нет аналогов по масштабности проекта внедрения ECM-системы на одном сервере! И интерес обоюдный как для нас – заказчиков, так и для поставщиков. При формировании будущей архитектуры системы и платформы мы совместно с поставщиком системы электронного документооборота и представителями Microsoft провели 3 круга нагрузочного тестирования. В итоге DIRECTUM подтвердил возможность поддержки работы 10 000 работников одновременно и подключение 20 000 работников на одном сервере.

Справедливости ради стоит отметить, что точность проведенных работ по нагрузочному тестированию позволила нам достичь заданной цели и обойти массу препятствий при ее достижении.

Но перед нами стояла задача не просто внедрить ECM-систему, а выполнить миграцию всех данных из предыдущей системы. Это требовалось не только для того, чтобы облегчить работу пользователей с историческими данными и оптимизировать архитектуру будущей системы, но и для того, чтобы обеспечить рациональное решение с точки зрения затрат на эксплуатацию и сопровождение.

Уникальность проекта на этом шаге подтверждена единовременным переносом всех данных (как исторических, так и активных на момент переноса), а это более 30 миллионов различных объектов.

Стоит отметить, что на момент запуска проекта отсутствовали какие-либо инструменты, позволяющие решить эту задачу. В общей сложности подготовка к миграции заняла довольно длительное время, в этот момент было полностью заморожено развитие предыдущей системы. А общий объем самой миграции был настолько большим, что на его выполнение потребовалось 7 суток работы (круглосуточно). Для выполнения самой миграции в новогодние каникулы был подготовлен ее поминутный план. Работы выполнялись с обязательным ежечасным оповещением руководства проекта о текущем состоянии. Критичность данных работ заключалась в том, что в случае неуспешной миграции на новую ECM-систему следующая попытка миграции отложилась бы на год. Фактически у нас не оставалось выбора – только идти вперед и только успешно.

После миграции в первые несколько недель был организован начальный мониторинг работы пользователей. Причем в качестве основного показателя приняли «количество регистрируемых документов в день в сравнении с регистрацией прошлого года». Мы не сразу вышли на требуемые показатели, но когда достигли их, стало понятно, что «полет нормальный» – документационное обеспечение деятельности компании в норме.

Текущая статистика использования СУД

Теперь можно с уверенностью сказать, что проект состоялся, и задачи, поставленные перед нами, выполнены в полном объеме. 93% работников, оснащенных компьютерами, подключены к DIRECTUM, ежедневно система обрабатывает более миллиона операций.

В результате:

  • подготовлена основа и заложены все необходимые принципы для дальнейшего развития системы электронного документооборота в компании как в процессах ОРД, так и в любой деятельности, где неотъемлемой частью является документ.
  • сформирована команда внутри Сургутнефтегаза, которая обеспечивает должное развитие и надежную бесперебойную работу всей системы.

В качестве резюме можно с уверенностью сказать, что целевых значений нашего проекта мы достигли в 2015 году. Общее количество пользователей превысило значение 21 000 человек – это ежедневный усредненный показатель вовлеченности в процесс работы с информацией и документами через систему.

Мы также считаем и экономический эффект. Есть много различных методик, например, в статье «Как оценивать эффективность ECM-проектов?» на портале ECM-Journal.ru оценивается снижение затрат на бизнес-процессы и отдельные операции, материальные затраты и риски бизнеса. Безусловно, мы учитываем эти факторы, но эффект можно посчитать проще. Если на обслуживании каждого документа мы сэкономим хотя бы 10 минут (мы приводили такой пример с ключевыми приказами структурных подразделений), то за год, учитывая масштабы документооборота Сургутнефтегаза, мы сэкономим миллионы рублей и окупим проект.

Но главное не это, а то, что мы получили инструмент-платформу плюс собственную внутреннюю команду, которая готова собственными силами развивать технологии управления документами компании в целом. Также мы заложили основу для дальнейшего развития эффективности ОАО «Сургутнефтегаз».

Авторы:

Алексей Ардамин, заместитель начальника управления делами ОАО «Сургутнефтегаз»
по нормативному обеспечению и автоматизации процессов управления документами,
руководитель проекта внедрения от заказчика

Лариса Лаптун, заместитель начальника управления информационными технологиям
ОАО «Сургутнефтегаз», куратор проекта внедрения

Игорь Вагин, заместитель начальника ПУ «СургутАСУнефть»,
руководитель ИТ-служб заказчика

Кнопка
связи