Оформите запрос на демонстрацию системы

Мы свяжемся с вами в течение одного рабочего дня, чтобы определить ваши потребности и удобный формат демонстрации системы DIRECTUM:

Заказать демонстрацию

По вопросам выбора и приобретения:
present@directum.ru
+7 (341) 272-11-00

Вверх
@DIRECTUMCompany:   Пожалуйста, подождите, загружаем данные из twitter...

Место ECM в ИТ-ландшафте крупного предприятия

Крупный бизнес — это всегда большой пласт ИТ-решений. Причина тому — объемы данных, широкий спектр задач, сложная оргструктура и т.д. Какая из систем является ядром ИТ-инфраструктуры? Большинство назовет ERP.

На какое место тогда вы ставите управление контентом и взаимодействием? «Нервную систему» современного предприятия составляет связка ERP+ECM.

Использование корпоративных систем в работе компаний сегодня стало не просто привычкой, а жизненной необходимостью. Уже не найти компаний, в которых бы не было внедрено несколько информационных систем или отдельных приложений. В крупных компаниях число таких систем может доходить до 100 и более.

Причинами накопления такого большого массива ИТ-решений становятся и исторически накопленные объемы данных, и количество пользователей, и сложная оргструктура, и территориальная распределенность, и широкий спектр бизнес-задач. Список можно продолжать. При этом руководству компаний необходимо обеспечивать непрерывность ведения бизнеса в условиях регулярно актуализируемых бизнес-процессов под влиянием внешних факторов.

В таких условиях компании наращивают большой пласт информационных систем. Это ERP для поддержки основных производственных задач, CRM для взаимодействия с клиентами, HRM для учета персонала, PDM для конструкторской документации, CPM для управления общей эффективностью предприятия и ЕСМ для взаимодействия сотрудников. Какая же из этих систем является ядром ИТ-инфраструктуры?

Массивы ИТ-систем современного предприятия

Большинство назовет ERP-систему – именно она связана с основным производством и ключевыми бизнес-процессами, учетными задачами, структурированными данными. И это действительно так. Но если рассмотреть управление неструктурированной информацией и взаимодействие сотрудников в рамках выполнения своих функций, то на первое место выйдет ECM-система. И эти два класса систем – ERP и ECM – сегодня составляют «нервную систему» предприятия.

А откуда пошел термин ECM (Enterprise Content Management – управление корпоративным контентом)? Его ввели в обиход аналитики компании Gartner, они же сформулировали и 8 ключевых областей, которые должны закрывать системы данного класса:

  1. Управление документами (document management) – создание и управление документами, назначение реквизитов, прав доступа, ведение истории, организация хранения и поиска.
  2. Управление образами документов (document imaging) – сканирование бумажных документов, ручное и потоковое, распознавание текста, преобразование в удобные для работы форматы.
  3. Управление записями (records management) – регистрация и хранение официальных документов по строго определенным регламентам.
  4. Управление потоками работ (workflow) – организация строго регламентированных процессов компании, например, согласование договоров.
  5. Управление веб-контентом (WCM) – публикация информации на веб-ресурсах компании (порталах, сайтах).
  6. Управление мультимедиаконтентом (DAM) – обеспечение работы с графическими видео- и аудиофайлами, обеспечение распознавания информации в них, тегирования для удобства поиска.
  7. Управление знаниями (knowledge management) – поддержка систем для накопления и доставки релевантной для бизнеса информации.
  8. Документо-ориентированное взаимодействие (collaboration) – совместное использование документов пользователями, и поддержка проектных команд в рамках неформализованных процессов.

За последние 15 лет, с момента появления ECM-систем на отечественном рынке, основные области их применения приобрели свои уникальные характеристики.

Например, управление записями сменилось ведением классического делопроизводства; управление веб- и мультимедиаконтентом стало осуществляться с помощью нишевых ИТ-решений, появилась новая область – межкорпоративный обмен учетными документами.

Большой объем ECM-областей позволяет выйти далеко за рамки управления неструктурированным контентом и активно использовать в работе структурированные данные. Хорошей иллюстрацией являются сквозные бизнес-процессы, которые реализуются в разных классах систем:

  1. Управление совещаниями, если рассматривать как процесс организации сотрудников, ознакомление с повесткой, фиксацию решений и исполнение решений – вписывается в область ECM.
  2. Управление командировками уже можно рассматривать в двух плоскостях: управление затратами удобнее вести в ERP, согласование факта деловой поездки подходит ECM.
  3. Кадровые процессы неразрывно связаны с взаимодополняемыми учетом событий с сотрудниками в HRM и организацией процессов в ECM.
  4. Управление договорами, закупками, счетами на оплату – уже область связки ERP и ECM

В архитектуре системы DIRECTUM изначально учитывалась работа как с неструктурированными, так и структурированными данными. Поэтому при автоматизации реальных бизнес-процессов крупных предприятий система удачно закрывает часть задач учетных систем или активно интегрируется с ними. Есть готовые интеграционные решения с SAP (единственное сертифицированное интеграционное решение среди отечественных ECM-систем), Microsoft Dynamics AX, 1C.

Направления практической интеграции ECM и ERP:

  • ECM как хранилище контента. Карточка и тело документа могут храниться в DIRECTUM, а в ERP-ссылка на документ. От документа DIRECTUM можно открыть объект в ERP;
  • сквозные процессы. Процесс построен на базе ERP, DIRECTUM используется в качестве архива. Или наоборот, процесс построен на базе DIRECTUM, интеграция с ERP происходит на конкретных этапах бизнес-процесса (workflow);
  • интеграция справочных данных. Синхронизация с системой мастер-данных. Справочные данные синхронизируются напрямую между DIRECTUM и ERP.

Преимуществами такой интеграции являются:

  • создание единого управляемого хранилища контента для множества «учетных» систем;
  • использование преимуществ гибких и удобных механизмов workflow, заложенных в основу ECM-систем;
  • разгрузка ERP-системы для профильных задач;
  • предотвращение двойного ввода данных;
  • уверенность, что справочные данные всегда актуальны.

Ориентация DIRECTUM на выход за рамки работы с неструктурированной информацией, высокие компетенции по внедрению, организация распределенной работы, работа с финансово-учетными системами, межкорпоративный юридически значимый обмен и общая ориентация на вовлечение в корпоративное окружение всех сотрудников и повышение эффективности бизнеса заказчика как конечной цели использования системы позволили нам представить рынку стратегию долгосрочного развития Extra ECM.

Стратегия DIRECTUM Extra ECM

В основу стратегии Extra ECM заложены 5 направлений:

Platform – решение масштабных задач бизнеса и интеграция в корпоративное окружение.

Мощная ECM-платформа – это ядро поддержки производительности и территориально распределенной работы, обеспечивающее высокую масштабируемость и стабильность работы даже в условиях различных нагрузок, территориально распределенной структуры компании клиента и интеграции в бизнес-окружение учетных систем.

Также платформа DIRECTUM – это основа богатой функциональности. Легкий предметно-ориентированный инструмент разработки IS-Builder позволяет настраивать и гибко развивать систему под требования заказчика силами собственных ИТ-специалистов.

Extra Corporation – обеспечение межкорпоративного взаимодействия.

Консолидация в единое бизнес-пространство крупных территориально распределенных компаний. Сквозные бизнес-процессы и единый архив документов как филиальных структур с единым корпоративным центром и зависимыми филиалами, так и холдингов с независимыми предприятиями и даже разными системами DIRECTUM.

Организация юридически значимого обмена электронными документами между контрагентами. DIRECTUM может выступать центром инфраструктуры обмена электронными документами, обеспечивая их хранение, интеграцию с сервисами межкорпоративного обмена и учетными системами.

Extra Business Task – широкий набор бизнес-решений для сквозных задач в масштабах всей компании.

Выход за рамки классического документооборота. Реализация задач управления договорами, согласования счетов, финансового архива, командировок, кадрового документооборота. Интеграция с учетными системами и офисными приложениями.

Спектр решаемых нами бизнес-задач постоянно расширяется, и уже сейчас доступно более 20 готовых к использованию бизнес-решений и 50 технических решений.

Extra Access – обеспечение мобильности и различных вариантов доступа к контенту.

Развитие легкого, удобного и широкофункционального веб-клиента как основного рабочего места удаленных или специализированных сотрудников. Нативные мобильные приложения, адаптированные под задачи различных категорий сотрудников, в т.ч. с возможностью работы без доступа к интернету (для планшетов и смартфонов под управлением Android и iOS).

Глубокая интеграция в информационное окружение компании: порталы, учетные системы и офисные программы (Word, Excel, Outlook и др.). Например, мониторинг данных, открытие документов, запуск процессов DIRECTUM через интерфейс других систем.

Extra User – активное вовлечение сотрудников в работу с ECM-системой.

Современный, удобный и ожидаемый сотрудниками интерфейс для офисного окружения Windows. Встроенная подсистема обучения, инструкции и подсказки для быстрого старта работы в системе без длительных курсов обучения. Игрофикация – использование принципов игры для прививания правильного поведения при работе в ECM-системе, что способствует снижению затрат на обучение, повышает лояльность к системе.

Расширенная функциональность DIRECTUM и разработанные на ее основе решения уже сегодня нашли применение более чем в 2000 компаниях различных отраслей, разного размера, частных и государственных.

А проект в ОАО «Сургутнефтегаз» является важнейшим примером реализации принципов Extra ECM в практике реального бизнеса.

Практика реализации стратегии на реальных проектах


Авторы:

Константин Истомин, исполнительный директор DIRECTUM

Василий Бабинцев, директор по маркетингу DIRECTUM

Кнопка
связи