Оформите запрос на демонстрацию системы

Мы свяжемся с вами в течение одного рабочего дня, чтобы определить ваши потребности и удобный формат демонстрации системы DIRECTUM:

Заказать демонстрацию

По вопросам выбора и приобретения:
present@directum.ru
+7 (341) 272-11-00

Вверх
@DIRECTUMCompany:   Пожалуйста, подождите, загружаем данные из twitter...

Управление заявками

С ростом масштабов организации возникает необходимость в управлении и документальном сопровождении процесса подготовки, согласования и выполнения заявок. Заявка в общем случае выступает как формализованный запрос на выполнение определенной работы или предоставления ресурсов. При этом заявка может выступать, как в качестве вспомогательного элемента в рамках операционных бизнес-процессов, так и в качестве основного способа выполнения определенных задач. Возможности системы электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM позволяют охватить все этапы жизненного цикла заявки с учетом возможной формализации заявки, как в виде бумажного документа, так и в виде уведомления адресатов в электронном виде.

Техническое решение «Управление заявками» предназначено для создания, согласования и организации работ по исполнению заявок и фиксации итогов каждого из вышеперечисленных этапов. Решение позволяет универсализировать работу с заявками и охватить все подразделения организации, от производственных цехов до административных отделов.

Возможности

Техническое решение «Управление заявками» позволяет:

  • автоматизировать процесс управления заявками на выполнение определенных работ или предоставление ресурсов, а также решение может быть интегрировано в существующие бизнес-процессы организаций.
  • зафиксировать в едином формате и в едином справочнике всю информацию по процессам работы с заявками, независимо от предмета заявки, места инициации, способа исполнения, сферы деятельности организации.

Техническое решение состоит из нескольких компонент, которые обеспечивают фиксацию и хранение необходимой информации по заявкам.

Основные компоненты:

  • Справочник «Заявки» – предназначен для фиксации всей информации, касающейся заявки: предмета заявки, особых условий, состава согласующих лиц, фиксации результата исполнения заявки;
  • Справочник «Виды заявок» – предназначен для фиксации выделенных в организации видов заявок и доступного для данного вида состава работ и оборудования;
  • Мастер действий «Оформление заявки» – предназначен для последовательного создания заявки в виде электронного документа, фиксации сведений о заявке в справочнике «Заявки» и отправки заявки на согласование и исполнение;
  • Типовой маршрут «Выполнение работ по заявке» – предназначен для согласования заявки, определения исполнителей, контроля исполнения работ.

Вспомогательные компоненты обеспечивают наполнение системы необходимыми данными, позволяющими охватить весь спектр работ по заявкам в организации:

  • Справочник «Виды работ» – предназначен для фиксации возможных работ для каждого вида заявки;
  • Справочник «Виды оборудования» – предназначен для ведения видового перечня оборудования и/или других предметов заявки;
  • Справочник «Материалы» – предназначен для учета используемых в процессе выполнения заявки материальных ресурсов;
  • Справочник «Список оборудования» – предназначен для ведения перечня оборудования либо ресурса, являющегося предметом заявки. Справочник позволяет зафиксировать инвентарные (учетные) номера, месторасположение оборудования и ответственных лиц.
  • Справочник «Центры финансовой ответственности» – предназначен для фиксации принадлежности структурных подразделений к определенным центрам финансовой ответственности в организации.

Решение использует базовые модули системы DIRECTUM и не требует настройки взаимодействия с другими модулями.

Бизнес-эффект

Использование технического решения «Управление заявками» позволяет достичь следующих результатов:

Для работников структурных подразделений – инициаторов заявок:

  • сокращение временных затрат и упрощение процесса подготовки заявок;
  • автоматизация процесса определения конечного адресата заявки и состава согласующих;
  • упрощение взаимодействия с конечным исполнителем по заявке и оперативное предоставление необходимой информации;
  • возможность контроля стадии согласования и выполнения заявки, приемке работ.

Для структурных подразделений – исполнителей заявок:

  • универсализация процесса обработки заявок от разных структурных подразделений;
  • возможность запроса у инициаторов необходимой дополнительной информации (в зависимости от вида заявки) уже на стадии создания заявки и сокращение временных затрат на получение дополнительной информации после получения заявки;
  • возможность получения сводных отчетных данных по всему подразделению и конечным исполнителям заявок, затраченным материальным и временным ресурсам;
  • упрощение распределения заявок между конечными исполнителями на основе мониторинга текущей загруженности работников.

Пример работы

Создание заявки

Для создания заявки работник запускает мастер действий Оформление заявки и указывает все необходимые данные (предмет заявки или состав работ, описание проблемы и т.д.). Для автоматизации процесса детализации заявки в мастере действий используются вспомогательные компоненты системы. Часть данных заполняется автоматически с возможностью изменения (дата заявки, инициатор, ЦФО).

Первый этап мастера действий «Оформление заявки»

В результате работы мастера создается электронный документ с указанными данными и запись справочника Заявки.

Запись справочника Заявки

Согласование заявки

Подготовленная заявка автоматически отправляется на согласование и исполнение по типовому маршруту.

В рамках процесса согласования заявка попадает к руководителю подразделения инициатора заявки (если руководитель подразделения и инициатор заявки совпадают, то заявка автоматически отправляется на дальнейшее согласование). Руководитель подразделения определяет целесообразность заявки, корректность всех указанных данных и принимает решение об отправке заявки адресату или о нецелесообразности заявки, и прекращении работ.

После согласования заявка поступает на рассмотрение руководителю подразделения, закрепленного для выбранного вида заявки. Руководитель может принять заявку в работу и направить на исполнение, либо мотивированно отказать в исполнении заявки. По итогу рассмотрения инициатор получает уведомление о решении по заявке.

Исполнение заявки

Конечный исполнитель фиксирует результат выполнения работ по заявке и затраченные ресурсы. Инициатор контролирует исполнение работ и может принять работы, либо отправить на доработку. Все данные по итогу исполнения заявки фиксируются в справочнике Заявки.

По итогам исполнения заявок для каждого центра финансовой отчетности может быть сформирован отчет по исполненным заявкам и затраченным ресурсам.

Вернуться к списку технических решений

Сертифицировано DIRECTUM:
Сертифицировано DIRECTUM
Версия:
1.0
Стоимость:
Предоставляется по запросу
Модель лицензирования:
Серверная?
  • Серверная - дает право устанавливать и использовать серверные компоненты технического решения и обеспечивает доступ клиентских устройств или пользователей на подключение к ним для их запуска. Рассчитывается по количеству работающих серверов.
  • Клиентская на устройство/пользователя - дает право клиенту (устройству или пользователю) подключаться к серверу.
  • Серверная + клиентская - представляет собой сочетание серверной и клиентской лицензий. Рассчитывается по количеству работающих серверов и клиентов, которые планируется использовать для работы с техническим решением.
Готовность:
Готовое?
  • Концепт – уровень готовности, который показывает наличие возможности создать полноценное решение под заказ.
  • Шаблон – уровень готовности решения, при котором решение дорабатывается под инфраструктуру заказчика.
  • Готовое – полностью готовое к использованию решение.
Условия ознакомления:
Живая демонстрация
Поставщик:
Новаком Групп
сертифицированный партнер

Сайт: www.nvcm.net
Написать: market@novacom.by
Дополнительная информация
Совместимость:
DIRECTUM 5.1 - 5.2
Гарантийный срок:
1 год
Уровень поддержки:
Ограниченная?
  • Полная – решение предоставляется с гарантиями работоспособности ПО на протяжении срока действия Абонемента на новые версии системы DIRECTUM.
  • Ограниченная – решение предоставляется с гарантиями работоспособности ПО на протяжении гарантийного срока (обычно от 3 до 12 месяцев).
  • Как есть – решение предоставляется без гарантий работоспособности ПО.

Также гарантии работоспособности ПО могут предоставляться на индивидуальных условиях, определенных производителем технического решения.

Кнопка
связи