Оформите запрос на демонстрацию системы

Мы свяжемся с вами в течение одного рабочего дня, чтобы определить ваши потребности и удобный формат демонстрации системы DIRECTUM:

Заказать демонстрацию

По вопросам выбора и приобретения:
present@directum.ru
+7 (341) 272-11-00

Вверх
@DIRECTUMCompany:   Пожалуйста, подождите, загружаем данные из twitter...
Читайте также практические материалы об автоматизации задач и процессов:

Организация обучения работе в информационной системе в крупной компании

Если вы считаете, что обучение стоит дорого, попробуйте узнать, сколько стоит невежество.

Роберт Кийосаки. Пророчество богатого папы.

Обучение рядовых пользователей – это один из кусочков пазла, который позволяет создать полную картину успешного проекта внедрения. Если для некоторых проектов внедрения его значимостью можно пренебречь, например, при внедрении специализированных ИТ-систем, с которыми работает минимальное количество сотрудников предприятия, то для систем, в работу с которыми вовлечены практически все, например, ECM-системы, от качественно организованного и проведенного обучения напрямую зависит станет ли внедренная система удобным и полезным инструментом, или останется «костылем, мешающим ходить».

В этой статье мы посмотрим на обучение с точки зрения организации процесса. Какие способы организации обучения на проектах внедрения существуют, какие есть ограничения, преимущества и недостатки, а также опыт применения некоторых из них на проектах внедрения ECM-системы.

На сегодняшний день к наиболее востребованным можно отнести следующие способы организации обучения:

Рассмотрим каждый из них чуть подробнее с нескольких сторон: количество пользователей, эффективность обучения, трудоемкость и стоимость, сроки обучения.

Обучение небольшими группами в компьютерном классе

Этот способ обучения оптимален для небольших организаций, где количество постоянно работающих с системой пользователей ограничивается несколькими десятками. Способ наиболее эффективен с точки зрения качества обучения. Обучение в компьютерном классе рекомендуется и в случае, если бОльшая часть пользователей это люди среднего возраста и старше и/или не имеет практического опыта использования систем автоматизации, то рекомендуется проводить очное обучение с практическими занятиями.

Из личного опыта участия в проектах внедрения чаще всего такой формат применяется для обучения рабочей группы на этапе исследования и проектирования системы, нежели рядовых пользователей на этапе опытно-промышленной эксплуатации.

Преимущества

  • возможность получить не только теоретические, но и практические навыки работы в «живой системе»;
  • возможность преподнести материал в большей объеме или с большей детализацией;
  • более гарантированный эффект от обучения;
  • живой диалог с преподавателем, возможность задавать вопросы, уточнять.

Недостатки

  • ограниченное количество пользователей за раз;
  • высокая стоимость обучения в расчете на одного слушателя;
  • длительность обучения за счет совмещения теории и практики.

Очные семинары

Этот способ оптимален для организаций, где количество пользователей ограничивается несколькими сотнями. Способ менее эффективен, чем предыдущий, но при этом сохраняет возможность в режиме реального времени задавать вопросы и получать на них ответы. Рекомендуется делать видеозапись семинара, чтобы в дальнейшем слушатели могли к ней обратиться и освежить полученные знания.

Из личного опыта использования очных семинаров можно порекомендовать совмещать такое обучение с подготовкой подробных пользовательских инструкций (не только в целом по бизнес-процессу, но и с разбивкой «по ролям») и предусматривать значительные ресурсы для организации первой линии поддержки пользователей на этапе опытно-промышленной эксплуатации.

Преимущества

  • возможность охватить значительное количество пользователей;
  • невысокая стоимость обучения в расчете на одного слушателя;
  • краткие сроки проведения;
  • живой диалог с преподавателем, возможность задавать вопросы, уточнять.

Недостатки

  • материал преподносится в теоретическом виде, отсутствует возможность практического использования системы (нельзя «потрогать, пощупать»);
  • объем учебного материала ограничен, чаще всего дает общее представление о работе в системе.

Семинары в форме вебинара

Этот способ оптимален для организаций, где количество пользователей несколько сотен и больше и/или сотрудники территориально отдалены. Из личного опыта проведения вебинаров хочется обратить внимание на следующие моменты: вебинары лишены «зрительного контакта», преподавателю сложно, даже практически невозможно получить обратную связь от слушателей в реальном времени, проконтролировать слушают ли его по другую сторону монитора или нет. Тем не менее, если пользователи это сотрудники уже имеющие опыт работы в системах автоматизации, такой формат вполне жизнеспособен.

Преимущества

  • возможность охватить значительное количество пользователей;
  • возможность обучить пользователей без отрыва от места работы (например, сотрудников филиалов в разных городах);
  • невысокая стоимость обучения в расчете на одного слушателя.

Недостатки

  • материал преподносится в теоретическом виде, отсутствует возможность практического использования системы (нельзя «потрогать, пощупать»);
  • объем учебного материала ограничен, чаще всего дает общее представление о работе в системе;
  • риск технических неполадок, требования к каналам связи и наличие специального ПО для проведения;
  • риск того, что пользователи не будут слушать вебинар, отсутствие контроля.

Обучающие ролики, встроенные в систему

Данный способ также не имеет ограничений по количеству слушателей и времени проведения обучения. Обучающие ролики демонстрируют стандартный функционал системы, без учета каких-либо дополнительных модификаций для конкретного заказчика. Следовательно, он может быть рекомендован тем организациям бизнес-процессы которых укладываются в стандартный функционал системы либо были адаптированы к системе. Просмотр роликов не заменяет полноценное обучение и рекомендуется скорее как дополнение к другим форматам организации обучения пользователей.

Преимущества

  • отсутствие необходимости специально организовывать обучение, пользователь в любой момент времени может обратиться к учебному материалу;
  • отсутствие дополнительных финансовых вложений.

Недостатки

  • ролики предоставляют возможность просмотра демонстрации функционала, но нет возможности выполнить какие-либо практические задания (в боевой системе не рекомендуется «тренироваться»);
  • описывают стандартный функционал, не учитывают модификации выполненные при кастомизации системы под конкретного заказчика.

Специализированные средства удаленного обучения (e-Learning)

Использование специализированных средств удаленного обучения (например, на базе SAP RWD, Oracle Learning, uPerform, NDsmart, DoceboLMS и др.) рекомендовано для крупных организаций с большим количеством пользователей, работающих в системе в том числе работающих удаленно от головного офиса. Пользователи могут самостоятельно выделять время на прохождение данных курсов и в дальнейшем обращаться к ним при необходимости при выполнении повседневных обязанностей.

По эффективности способ сопоставим с обучением в компьютерном классе пользователь может не только посмотреть, но и проверить свои силы в практических заданиях.

Преимущества

  • отсутствие необходимости специально организовывать обучение, пользователь в любой момент времени может обратиться к учебному материалу;
  • нет необходимости в выделении большого количества сотрудников для обеспечения первой линии поддержки пользователей;
  • возможность получить не столько теоретические знания, сколько увидеть демонстрацию тех или иных действий в системе и воспроизвести их в практическом блоке.

Недостатки

  • высокая стоимость специализированного средства удаленного обучения;
  • необходимость знаний у преподавателя (автора курса) по средству обучения и создания курсов;
  • необходимость разработки специального учебного материала и курсов обучения.

Дистанционное обучение, конечно, набирает популярность, но при выборе варианта необходимо осознавать такие факторы как мотивация персонала на обучение и уровень корпоративной культуры. Серьезному отношению к обучению может способствовать HR-служба компании.

Кроме того, важно регулярное обучение, развитие персонала и, как следствие, регулярная оценка готовности к достижению предприятием новых целей и развитию информационной системы, в том числе внедрению новых версий.

Автор: Наталия Крымская, бизнес-аналитик DIRECTUM

Перейти к полному списку аналитики

Кнопка
связи