Оформите запрос на демонстрацию системы

Мы свяжемся с вами в течение одного рабочего дня, чтобы определить ваши потребности и удобный формат демонстрации системы DIRECTUM:

Заказать демонстрацию

По вопросам выбора и приобретения:
present@directum.ru
+7 (341) 272-11-00

Вверх
@DIRECTUMCompany:   Пожалуйста, подождите, загружаем данные из twitter...

Внутрихолдинговый обмен: оператор обмена или система документооборота?

Движение документов внутри холдинга можно поделить на два больших потока. Первый — внутренние (корпоративные) документы, куда входит различная распорядительная и служебная документация, внутренние нормативы и т.п. Второй поток — это внешние документы, сопровождающие основную и хозяйственную деятельность компаний холдинга. Эти документы нередко участвуют в процессах движения товаров и материальных ценностей, поэтому напрямую связаны с бухгалтерским и налоговым учетом, что повышает серьезность требований к их оформлению и регламентам обмена. Отсюда и определенные особенности перевода их в электронный вид, так как помимо необходимой функциональности решение должно обеспечивать работу с утвержденными форматами документов и гарантировать юридическую значимость процесса обмена.

Сегодня в холдинговых структурах уже есть практические наработки по автоматизации движения документов между компаниями. Многие вопросы, связанные с пониманием правовых аспектов электронного документооборота, уже решены, теперь компании могут выбрать, по какому направлению развивать внешнее взаимодействие.

Два пути автоматизации внешнего обмена

Холдинговая компания уже имеет опыт автоматизации документооборота: здесь может использоваться специализированная ECM-система или другая КИС, позволяющая осуществлять движение электронных документов в рамках бизнес-процессов. Вполне закономерно использовать текущий опыт и масштабировать уже имеющееся решение на внешний обмен. То есть, построить обмен с компаниями холдинга на платформе СЭД. Есть и другой вариант: обратиться к специализированному сервису обмена документами — оператору ЭДО, который позволит легко автоматизировать большинство внешних процессов взаимодействия.

Оба варианта будут являться естественным направлением развития автоматизации и могут применяться практически в любых бизнес-условиях. Однако каждый вариант имеет свои особенности, рассмотрим их подробнее.

Использование СЭД для внешнего обмена

Попытки автоматизировать внешний обмен с помощью СЭД были задолго до появления понятия «юридически значимый электронный документооборот». В связи с важностью этой задачи крупные компании успели приобрести определенный практический опыт в этой сфере.

Во многих системах документооборота уже реализован обмен корпоративными документами между различными базами данных. Этот механизм можно использовать и для межкорпоративного документооборота. Многие системы ECM-класса обладают необходимым инструментарием по управлению бизнес-процессами. В них легче спроектировать какой-то процесс и «на лету» контролировать его логику.

Чтобы запустить обмен на платформе СЭД, необходимо помнить о нескольких нюансах:

1. Надо решить, как будет происходить передача документов между системами. Это может быть выгрузка в сетевой каталог, откуда система будет подгружать и регистрировать документы. Или это будет передача посредством почтового шлюза. При использовании такого варианта данные автоматически отправляются на указанный адрес электронной почты. В принимающей базе данных нужно будет указать аналогичный почтовый шлюз для автоматического получения данных.

2. Документ необходимо подписывать электронной подписью. Она хранится в отдельном файле, следовательно нужно передавать этот файл вместе с документом. А также придется решить вопрос о выборе сертификата подписи и выпуска его для всех участников обмена.

3. Для некоторых документов существуют жесткие требования по форматам и регламентам обмена. Если в ходе обмена будут передаваться первичные документы, то вашу СЭД придется «научить» работать с их форматами. Все документы, кроме счетов-фактур, можно отправлять и получать в неформализованном виде.

4. Поскольку первичные документы формируются в основном в учетной системе, то необходимо будет решать вопрос ее интеграции с СЭД.

Преимущество развития СЭД в том, что вы сами управляете процессами и политиками безопасности, решаете вопросы хранения и доступа. А главный недостаток (вместе с ограничениями по счетам-фактурам) кроется в необходимости серьезных вложений в развитие инфраструктуры.

Использование сервиса ЭДО

Специализированные сервисы обмена документами (операторы ЭДО) могут закрыть множество задач, связанных с юридической значимостью и соблюдением регламентов передачи документов. Данные сервисы не требуют дополнительных вложений в инфраструктуру, но могут быть ограничены по функциональности управления процессами. Для крупных холдингов всегда есть возможность развертывания собственного сервиса ЭДО на базе приватного облака.

При запуске внутрихолдингового документооборота с помощью сервисов обмена документами следует помнить о нескольких нюансах:

1. Сервис необходимо интегрировать с КИС каждой компании. При наличии стандартных конфигураций корпоративных систем и готовых коннекторов у оператора ЭДО, задача интеграции будет решаться довольно просто. Но если в компаниях развернуты нетиповые конфигурации систем, сильно доработанные или «самописные», то придется потратить определенное время для настройки интеграции.

2. Если планируется обмен первичными документами, то необходимо учитывать требования к их формату. Здесь можно рассмотреть вариант выгрузки документов из корпоративной системы и дальнейшее их преобразование в формат ФНС уже на стороне сервиса ЭДО.

3. Необходимо отдельно прорабатывать вопросы хранения документов и доступа к ним. Надо решить, где будут храниться документы — на сервисе ЭДО, в электронном архиве холдинга, в локальных архивах и т.п.

Какой вариант обмена выбрать?

Чтобы было удобнее сравнивать два варианта, мы составили общую таблицу.

 
Сервис обмена электронными документами
Система электронного документооборота (ECM)
Преимущества
  1. Низкая стоимость решения.
  2. Быстрый запуск.
  3. Легкость развертывания в разных структурах с разными КИС (некоторые задачи можно закрывать в веб-клиенте сервиса)
  1. Широкие возможности кастомизации: настройки маршрутов, хранение документов и т.п.
  2. Привычная система. Наличие уже обученных специалистов для развития и сопровождения.
  3. Благоприятные условия для соблюдения внутренних политик безопасности.
Недостатки
  1. Необходимость привлекать третью сторону — оператора ЭДО. Настройка частного облака частично решает эту проблему, но увеличивает сроки и бюджет проекта.
  2. Необходимость дополнительно заботиться о маршрутизации и хранении документов. Возможно, потребуются доработки на стороне сервиса.
  1. Необходимость серьезных доработок функциональности системы, что затягивает запуск обмена и увеличивает стоимость проекта.
  2. Определенные ограничения по обмену формализованными документами.
  3. Высокая стоимость сопровождения и развития решения.
Каким структурам подходит
Любым холдингам. В большей степени конгломератным.
Любым холдингам. В большей степени вертикально-интегрированным компаниям.
Какие технические нюансы надо учитывать
  1. Доступ к интернету.
  2. Наличие квалифицированной электронной подписи и СКЗИ на рабочих местах.
  1. Наличие SQL, топология сети внутри компаний холдинга (клиент-серверная архитектура, работа в терминале).
  2. Наличие как минимум усиленной электронной подписи и СКЗИ на рабочих местах.
Юридические нюансы

Вне зависимости от выбранного решения, обмен электронными документами регулируется общими нормативными актами.

Основной документ налогового учета — счет-фактура — должен соответствовать формату, описанному в Приказе ФНС N ММВ-7-6/93@. А регламент обмена зафиксирован в Приказе Минфина России от 10.11.2015 N174н

Если обобщать весь опыт обмена электронными документами, то в пользу специализированного сервиса ЭДО говорит прежде всего доступность, скорость развертывания и значительно более низкая цена. Также опыт, который успели получить операторы ЭДО в сфере межкорпоративного обмена, позволяет решать любые задачи, гибко подстраиваясь под различные условия. Тем не менее, если речь идет об обмене неформализованными документами, у компаний фактически нет никаких ограничений в выборе решения.

Кнопка
связи