Оформите запрос на демонстрацию системы

Мы свяжемся с вами в течение одного рабочего дня, чтобы определить ваши потребности и удобный формат демонстрации системы DIRECTUM:

Заказать демонстрацию

По вопросам выбора и приобретения:
present@directum.ru
+7 (341) 272-11-00

Вверх
@DIRECTUMCompany:   Пожалуйста, подождите, загружаем данные из twitter...

Бизнес-процессы ОАО «Сургутнефтегаз» за пределами делопроизводства

Игорь Заика, начальник отдела разработки и внедрения информационных технологий в документообороте управления делами ОАО «Сургутнефтегаз», заместитель руководителя проекта по архитектуре системы

Ренат Габдуллин, ведущий инженер-технолог ПУ «СургутАСУнефть», бизнес-аналитик проекта внедрения

Делопроизводство — основа управления документами в ОАО «Сургутнефтегаз». Но и за пределами делопроизводства функционируют десятки бизнес-процессов, в рамках которых создаются и обрабатываются документы. При внедрении системы управления документами компания придерживалась двух основных принципов: первый — поддержка полного жизненного цикла работы с документами, второй — организация единого архива и стандартов документооборота.

С 2013 года в ОАО «Сургутнефтегаз» ведется автоматизация сквозных процессов по четырем направлениям:

  • Кадровый документооборот.
  • Проектно-технический документооборот.
  • Проектно-сметный документооборот.
  • Производственно-финансовый документооборот.

Остановимся на каждом направлении подробнее.

Кадровый документооборот

Учитывая, что ежедневно в системе SAP HR создаются 1400 мероприятий, а в системе DIRECTUM заводится 1000 карточек электронных документов (кадровых приказов), для нас было важно:

  1. Ускорить текущие кадровые процессы.
  2. Обеспечить доступ к кадровым документам из системы SAP HR — основного инструмента работников кадровой службы.

Как работает решение?

В SAP HR создается кадровое мероприятие. За счет разработанных интеграционных сценариев карточка документа в системе DIRECTUM создается в один клик, при этом атрибуты мероприятия переносятся в карточку документа автоматически. В результате мы получаем HR-мероприятие, которое связывается с электронным документом. Благодаря этому открыть для просмотра и работы документ можно из мероприятия SAP HR. Подготовленный проект документа распечатывается вместе со штрихкодом и отправляется на согласование.

После подписания бумажные документы потоковым сканированием заносятся в систему DIRECTUM, которая автоматически распознает штрихкод и связывает скан-образы документов с соответствующими карточками. При этом работникам, которые обрабатывают эти документы, отправляются электронные уведомления (в системе DIRECTUM и по электронной почте), а сами документы автоматически списываются в дело.

Кадровый документооборот

По завершении проекта удалось сократить время формирования кадровых документов по мероприятиям.

В дальнейшем в электронный вид планируется перевести процессы согласования и утверждения кадровых приказов, а также:

  1. Оформление документов по производственной практике.
  2. Предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска.
  3. Оформление выплаты единовременного вознаграждения при выходе на пенсию.

Управление проектно-технической документацией

Управление информационных технологий ОАО «Сургутнефтегаз» как заказчик данного решения выделило следующие цели проекта:

  1. Сокращение времени согласования документации.
  2. Контроль регламента разработки документации.
  3. Соблюдение стандартов документирования.
  4. Сокращение затрат.

В рамках проекта настроено взаимодействие систем SAP Solution Manager и DIRECTUM:

  • на стороне SAP Solution Manager по трем функциональным блокам ведутся учет планов ИТ-проектов, каталог и документирование ИТ-решений;
  • на стороне DIRECTUM — хранение и согласование проектной документации.

Как работает решение?

Проектные группы имеют план работ, в котором указываются пункты по обязательному документированию этапов. Результат этого плана — модификация существующего ИТ-решения или создание нового.

Управление проектно-технической документацией

Решения хранятся в едином каталоге системы SAP Solution Manager, который уже содержит 1200 ИТ-решений ОАО «Сургутнефтегаз». С каждым из них связываются проектные документы, которые хранятся в DIRECTUM. В карточке SAP Solution Manager создается новый документ, заполняются атрибуты, которые автоматически передаются в карточку документа DIRECTUM. Ссылка на объект DIRECTUM возвращается в карточку решения SAP Solution Manager, и сотрудник начинает работу над содержимым документа.

Согласование документа инициируется в системе DIRECTUM, при этом согласование и утверждение идут исключительно в электронном виде с применением электронной подписи, документы не распечатываются.

В ближайшее время мы планируем переводить в электронный вид новые виды документов и развивать инструменты контроля качества выполнения ИТ-проектов: на каждом этапе создаются необходимые виды документов, в противном случае проектная группа не перейдет на следующий этап.

Управление проектно-сметной документацией

Исходя из требований заказчика — проектного института «СургутНИПИНефть», целями и задачами проекта стали:

  1. Создание централизованного хранилища документов для оперативного доступа участников процесса, которые разрабатывают или курируют разработку проектно-сметной документации (ПСД), и заказчика ПСД, которому важно быть в курсе текущего статуса разрабатываемых документов.
  2. Учитывая объемы ПСД, необходимо было сократить затраты на выпуск документов, количество выпускаемых экземпляров. Для ведения архива ПСД мы настроили взаимодействие трех систем:
    • «Учет ПИР» — система по учету объектов проектирования и ПСД. Собственная разработка ОАО «Сургутнефтегаз»;
    • SAP ERP — для синхронизации данных с системой «Учет ПИР» по объектам капитального строительства (обмен шифрами объектов капитального строительства), капитального ремонта (обмен инвентарными номерами объектов), первичных смет (в SAP ERP ведется 1/3 объектов, в «Учет ПИР» — 100% всех объектов);
    • DIRECTUM — для синхронизации данных по объектам проектирования из «Учет ПИР». В системе ведется структурированный архив ПСД, который формируется с учетом требований Главгосэкспертизы.

Как работает решение?

После подготовки документов в «Учет ПИР» они выгружаются в систему DIRECTUM и отправляются на согласование или рассмотрение. В карточку объекта «Учет ПИР» передается ссылка на созданный документ в DIRECTUM. Информация о наличии связанного документа отображается в соответствующей колонке по объекту в «Учет ПИР». Таким образом, нам доступно открытие документа ПСД из нужной информационной системы. Благодаря структурированному архиву мы получаем информацию по объекту с учетом иерархии частей ПСД.

Управление проектно-сметной документацией

Достигнутые результаты:

  • сокращение времени на согласование за счет параллельной отправки документов на рассмотрение службам. Исключены ненужные операции по регистрации перемещения бумажных копий документов между участниками процесса;
  • повышение контроля исполнительской дисциплины. Контроль выполнялся и раньше, но важно вовремя получать информацию, т.к. ПСД разрабатывается в установленные сроки и влияет на план капитального строительства. А сроки ввода объекта в эксплуатацию, в свою очередь, влияют на планы по бурению, добыче и т.п. Как следствие, необходимо вовремя разрабатывать, согласовывать и утверждать ПСД, контролировать процесс на каждом этапе жизненного цикла. Перенос сроков влечет серьезные риски (издержки) для компании;
  • уменьшение затрат на выпуск экземпляров ПСД за счет уменьшения количества выдаваемых экземпляров.

Пример. Один комплект ПСД — это тысячи документов. Учитывая общее количество объектов, в ближайший год мы сможем сократить объем бумаги высотой с 1/3 16-этажного дома.

В дальнейшем планируется:

  1. Развитие архива ПСД по направлениям капитального ремонта и бурения.
  2. Развитие решения по использованию стандартной функциональности системы DIRECTUM, например, использование версий документов.
  3. Поддержка требований Главгосэкспертизы для передачи документов на экспертизу в электронном виде.
  4. Перевод в опытно-промышленную эксплуатацию решения по взаимодействию с внешними компаниями, которые разрабатывают отдельные части ПСД.

Управление производственно-финансовыми документами при планировании и учете фактических объемов добычи, транспортировки, переработки, потребления и реализации газа

Главная задача решения — перевод первичных документов по учету газа в электронный вид с целью ускорения согласования и утверждения.

Документы готовятся в сжатые сроки — до 10 числа следующего за отчетным месяца. При этом корректность и достоверность данных напрямую влияют на налоговую отчетность организации, поэтому крайне важно обеспечить формирование и согласование документов вовремя, знать оперативную информацию о текущем статусе документа.

В рамках направления ПФД выделены 17 видов документов (балансы по добыче и использованию газа, акты ПФД, списания, накладные, отчеты и т.д.) общим объемом в 2840 документов в год — это 236 документов за один отчетный период. Документы мы разделили на 3 группы и настроили взаимодействие систем:

  • Документы, которые формируются в SAP, автоматически выгружаются в DIRECTUM, конвертируются в формат PDF и согласуются в электронном виде.
  • Документы, которые создаются в SAP, но согласуются на бумаге (временное решение, в дальнейшем их согласование также будет переводиться в электронный вид).
  • Документы, которые формируются вне каких-либо систем (локально на рабочем месте пользователя) и заносятся в DIRECTUM для согласования и рассылки заинтересованным.

Как работает решение?

Архив ПФД структурирован по видам документов и по структурным подразделениям. Из системы SAP по одной кнопке документ отправляется на согласование по типовому маршруту в системе DIRECTUM. Там же происходит отслеживание прохождения этапов маршрута. Благодаря настроенному интеграционному сценарию нам доступна информация о ранее сформированном и отправленном на согласование документе из системы SAP в систему DIRECTUM.

Дополнительно в системе DIRECTUM настроили визуальную обложку, которая облегчает поиск документов как по отдельным реквизитам, так и по видам.

Управление производственно-финансовыми документами

На текущей стадии проекта мы завершили тестирование решения и планируем запуск в промышленную эксплуатацию с начала 2016 года.

Ожидаемые результаты: согласование ПФД в требуемые сроки, организация электронного архива ПФД, сокращение бумажного документооборота, оперативный доступ к документам ПФД.

Мы рассказали вам только о четырех направлениях, в которых содержатся процессы документооборота, но в ОАО «Сургутнефтегаз» их десятки. Поэтому уже сегодня подготовлена методика оценки процессов работы с документами, чтобы обеспечить дальнейшее развитие системы. Она написана близким бизнесу языком и содержит:

  • описание технологий DIRECTUM;
  • пошаговый алгоритм оценки бизнес-процесса и выявления возможности их оптимизации;
  • методику расчета экономической эффективности.

Следующим шагом мы направим методику в проектные группы по другим направлениям. Они смогут самостоятельно оценить процессы и сформировать проектные инициативы по старту ИТ-проектов автоматизации процессов документооборота.

Методика оптимизации

Описание технологий DIRECTUM
Алгоритм анализа существующих процессов
Принципы расчета экономического эффекта

Данный подход — не генеральный план развития ECM-системы в ОАО «Сургутнефтегаз». Мы совместно с заказчиками (службами аппарата управления) выявляем потребности и инициируем ИТ-проекты. При этом, разрабатывая ИТ-решения, мы опираемся на готовые бизнес-решения компании DIRECTUM и на возможности платформы, с помощью которой мы их адаптируем под потребности компании и разрабатываем новые.

Так, на следующие 3 года мы запланировали 8 ИТ-проектов. В ближайшей перспективе — автоматизация процессов архивного делопроизводства, управление изменениями распорядительных документов.

Кнопка
связи