Оформите запрос на демонстрацию системы

Мы свяжемся с вами в течение одного рабочего дня, чтобы определить ваши потребности и удобный формат демонстрации системы DIRECTUM:

Заказать демонстрацию

По вопросам выбора и приобретения:
present@directum.ru
+7 (341) 272-11-00

Вверх
@DIRECTUMCompany:   Пожалуйста, подождите, загружаем данные из twitter...

DIRECTUM в ООО «Локомотивные технологии» объединяет 4000 пользователей в 8 часовых поясах

Дмитрий Леонов, руководитель Департамента сопровождения и развития DIRECTUM, компания МайТэк

«Локомотивные технологии» — крупнейший провайдер сервисных услуг по обслуживанию локомотивного парка ОАО «РЖД». Объединенная Группа компаний включает в себя ряд диверсифицированных направлений в рамках сервисного обслуживания тягового подвижного состава на всем его жизненном цикле. В холдинг «ЛокоТех» входят ОАО «Желдорреммаш», ООО «ТМХ-Сервис», ООО «ТМХС — Лизинг», ООО «Торговый дом ТМХС», ООО «АВП Технология» и ООО «ЛокоТех-Промсервис». Штатная численность Группы компаний превышает 60 000 человек. Производственная база холдинга — это 10 локомотиворемонтных заводов и 92 сервисных локомотивных депо по всей России, которые обеспечивают сервисное обслуживание более 15 000 локомотивов. Важным аспектом в обеспечении комплексной и согласованной работы организации является наличие объективной информации. В год общий оборот внутреннего документооборота холдинга составляет более 1 000 000 документов.

Организационная структура компании

Старт проекта. Общие причины внедрения СЭД

DIRECTUM в ООО «Локомотивные технологии» — это внушительный проект с масштабными задачами.

Подразделения организации распределены по всей территории Российской Федерации в 8 часовых поясах. Когда в Москве начинается рабочий день, в Хабаровске он уже заканчивается. Поручениям, отправленным в центральном аппарате в г. Москва, необходимо было пройти путь от кабинета Генерального директора, через всю структуру компании попасть исполнителю, к примеру, в городе Уссурийск на другом конце страны. На всем пути следования процесс должен быть максимально прозрачным, и главное, контролируемым.

Требовалось объединить все структурные и удаленные подразделения в единое информационное пространство, обеспечить удобный и максимально оперативный обмен документами, упростить процессы согласования документов, исключить бумажные варианты согласуемых документов при внутригрупповом согласовании.

Цели и задачи проекта

Перед командой проекта были поставлены нетривиальные задачи:

  • обеспечить круглосуточное сопровождение проекта;
  • организовать техническую поддержку процесса внедрения в режиме 24/7 с учетом графика работы предприятий в Дальневосточном регионе;
  • провести дистанционное внедрение в большинстве удаленных подразделений;
  • организовать серию вебинаров и дистанционно обучить более 2000 сотрудников;
  • решить технические вопросы взаимодействия сетей и организаций;
  • интегрировать DIRECTUM практически со всем парком работающих систем.

Сроки и масштабы проекта

Проект внедрения был разбит на этапы. В рамках каждого из них внедрялась конкретная функциональность, которая затем тиражировалась на филиалы.

Автоматизированные процессы

  1. Март 2014 года — пилотный проект. Работы проводились в управляющей компании ООО «Локомотивные технологии» и 7 компаниях малого контура в городе Москва, общее количество пользователей — 300 человек.
  2. Август 2014 года — второй этап пилотного проекта. Автоматизация центрального аппарата ОАО «Желдорреммаш» в г. Москва, 10 заводов по ремонту и обслуживанию подвижного состава распределенных по всей стране, инжинирингового центра и детского оздоровительного лагеря. В проекте приняли участие более 600 пользователей из 12 филиалов.
  3. Ноябрь 2014 года — третий этап пилотного проекта. Автоматизация Центрального аппарата ООО «ТМХ-Сервис», 10 филиалов, 92 сервисных локомотивных депо от Волгограда до Хабаровска. Общая численность пользователей превысила 1700 человек.
  4. Январь 2015 года — реорганизация компании. Происходит слияние компаний, ООО «ТМХ-Сервис» и ОАО «Желдорреммаш» теперь официально входят в группу компании ООО «Локомотивные технологии» и занимают место в структуре холдинга. На данном этапе производилась адаптация системы под измененные бизнес процессы и автоматизация новых процессов. Общее число пользователей превысило 3000 сотрудников.
  5. Июль 2015 года — глобальное тиражирование функционала для всех структурных подразделений и филиалов ООО «Локомотивные технологии». Для максимально полезного использования системы DIRECTUM, была произведена более детальная автоматизация удаленных филиалов. Организованы особые внутрикорпоративные правила документооборота. На данном этапе работы по внедрению коснулись более 150 компаний холдинга, общее число пользователей составило порядка 4000 человек.
  6. 2016 год. Одной из стратегических задач развития холдинга является полный переход на безбумажный документооборот до конца 2016 года. В рамках этой задачи на сегодняшний день реализована первая фаза — осуществлен безбумажный документооборот внутрикорпоративных договорных документов.

Интеграционные решения

В ходе реализации проекта была настроена глубокая интеграция с 1С на уровне процессов. В DIRECTUM перенесены все действующие договоры и контрагенты, а это порядка 12 000 записей справочника, и настроена их дальнейшая синхронизация. В качестве первичной системы по договорам теперь выступает DIRECTUM.

Интеграция DIRECTUM с комплексом систем осуществляется через КС НСИ (Корпоративная система нормативно-справочной информации). Далее информация транслируется во все системы компании. Аналогичным образом осуществляется и обратная интеграция (миграция данных в DIRECTUM).

Схема интеграции

Особенности проекта

Настроена автоматическая (двухсторонняя) регистрация исходящих писем при взаимодействии центрального аппарата с заводами и филиалами. Для упрощения процесса специалисты адаптировали карточку исходящего документа и типовой маршрут.

Карточка исходящего документа

Таким образом, отправленный исходящий документ автоматически регистрируется как входящий в филиале и отправляется на рассмотрение адресату. При этом автор исходящего письма может отслеживать всю информацию по документу, включая регистрацию в филиале и вынесенную резолюцию. Решение позволяет проконтролировать, кто является конечным исполнителем и какое решение вынесено.

Для договорных процессов была разработана многофункциональная карточка, которая позволила упростить процесс согласования и осуществлять его параллельно, если договорные документы заключаются между филиалами группы компаний.

Механизм согласования всех документов реализован на основе матриц. Для каждой отдельной матрицы определен список согласующих, который легко корректировать при внесении изменений в регламенты предприятия.

Для руководителей, часто находящихся в командировках, был упрощен и доработан интерфейс веб-доступа, в результате чего появилась возможность удаленно выносить множественные резолюции и оперативно, в режиме реального времени, осуществлять мониторинг и управлять бизнес-процессами предприятия.

Именно на работу с поручениями делался основной акцент в ходе проекта. Грамотно реализованный механизм по управлению поручениями и многоуровневому контролю их исполнения позволил повысить прозрачность и управляемость не только отдельных процессов, но и компании в целом.

О результатах проекта

В результате были укреплены горизонтальные связи между компаниями холдинга, сформированы единые регламенты работы с поручениями. Существенно возросла исполнительская дисциплина за счет повышения скорости доведения поручений до конечных исполнителей и возможности контроля их исполнения на любом уровне.

С целью обеспечения непрерывного консультирования пользователей компания МайТэк организовала круглосуточную службу поддержки. Более того, отличительной особенностью проекта стала работа большей части сотрудников через веб-доступ DIRECTUM.

Уже сейчас за счет обеспечения прозрачности бизнес-процессов возросла управляемость холдингом. Также мы достигли существенной экономии времени на подготовку отчетов (по поручениям, по оказанию услуг и т.д.), – комментирует проект внедрения СЭД DIRECTUM Заместитель Генерального директора по правовому сопровождению – Руководитель аппарата Генерального директора ООО «Локомотивные технологии», Терехина Лилия. - В ближайшем будущем ожидаем сокращение затрат на ФОТ за счет оптимизации процессов

Кнопка
связи