Оформите запрос на демонстрацию системы

Мы свяжемся с вами в течение одного рабочего дня, чтобы определить ваши потребности и удобный формат демонстрации системы DIRECTUM:

Заказать демонстрацию

По вопросам выбора и приобретения:
present@directum.ru
+7 (341) 272-11-00

Вверх
@DIRECTUMCompany:   Пожалуйста, подождите, загружаем данные из twitter...

Управление совещаниями и заседаниями

Посмотреть карточку бизнес-решения
Поставщик:DIRECTUM
Статус поставщика:Вендор
Бизнес-заказчики:Высшее руководство
Секретари-референты
Контрольно-ревизионное управление

Менеджер, участвующий в нескольких проектах, может проводить на совещаниях до 6 часов в день. И при этом 20% поручений, выдаваемых после рабочих встреч, остаются невыполненными.

Решение «Управление совещаниями и заседаниями» позволяет оптимизировать все этапы процесса и решить ключевые задачи:

  • на этапе организации — подготовку и согласование повестки, определение состава приглашенных, времени и места, своевременное оповещение всех заинтересованных лиц, в том числе внешних участников;
  • на этапе проведения — фиксацию принятых решений, автоматическое формирование и согласование протокола, оповещение участников об утверждении протокола;
  • на этапе исполнение решений — рассылку поручений исполнителям, контроль исполнения, формирование отчетов для анализа состояния решений по совещаниям.
Основные параметры Основные параметры
Резервирование помещения Резервирование помещения
Дополнительные участники Дополнительные участники
Проверка параметров Проверка параметров

Или встреча создается в справочнике «Совещания и заседания». Организатор или секретарь заполняют новую запись темой, датой и местом проведения, определяют планируемую продолжительность, повестку, состав участников и т.д.

Состав участников Состав участников

Согласование проведения совещания

Предварительное согласование идет по типовому маршруту. Это гарантирует соблюдение регламента с прохождением всех необходимых этапов и контролем сроков.

По результатам предварительного согласования можно еще до начала совещания скорректировать повестку, список участников и т.д. Это позволяет исключить срывы встреч из-за неготовности сотрудников или их отсутствия на рабочем месте.

При необходимости состав участников совещания можно расширить, включив в него сотрудников внешних организаций. Интеграция с Microsoft Outlook автоматически формирует необходимые письма-приглашения.

Также можно решить оперативные вопросы совещания через чат в Skype for Business.

Протоколирование результатов совещания

В ходе встречи секретарь фиксирует итоги, принятые решения и открытые вопросы в карточке совещания. Протокол формируется автоматически, его шаблон настраивается под стандарты организации.

Протокол совещания Протокол совещания

В ходе встречи секретарь фиксирует итоги, принятые решения и открытые вопросы в карточке совещания. Протокол формируется автоматически, его шаблон настраивается под стандарты организации.

Контроль исполнения и отчетность

После подписания протокола, системой автоматически выдаются поручения ответственным исполнителям. Контролер совещания, отслеживает ход их исполнения через дерево поручений и принимает работы.

Дерево поручений Дерево поручений

По запросу руководства, формируются необходимые аналитические отчеты, например, по проведенным совещаниями или состоянию исполнения поручений.

Отчет о проведенных совещаниях за период Отчет о проведенных совещаниях за период

Бизнес-эффект

  • В 2-3 раза ускорится согласование протокола совещания;
  • На 30-40% уменьшится отменена совещаний из-за отсутствия ключевых участников;
  • На 45-75% сократится число невыполненных поручений.

Оптимизируйте процессы организации и проведения совещаний

Узнайте больше о бизнес-решении.

Заполните форму и получите бесплатную демонстрацию системы прямо у себя в офисе.

Заказать

Вы также можете позвонить нам:
+7 (3412) 72-11-00 в Ижевске,
+7 (499) 277-15-60 в Москве.

Или отправить письмо с вопросами present@directum.ru.

Специалисты DIRECTUM рады помочь.

Кнопка
связи