Оформите запрос на демонстрацию системы
Это закон, без его соблюдения мы не сможем подключить вас к демо.
Заказать демонстрацию
По вопросам выбора и приобретения: present@directum.ru
в Ижевске: +7 (3412) 72-11-00
в Москве: +7 (499) 277-15-60
Вверх
@DIRECTUMsystem:   Пожалуйста, подождите, загружаем данные из twitter...

Юридически значимый документооборот холдинга – способы организации, практика проектов

Анна Белюта, аналитик-консультант, компания Akelon

Чтобы разобраться в сути вопроса, немного теории. Холдинг — это группа коммерческих организаций, среди которых есть одна главная (управляющая, материнская) компания и несколько дочерних, находящихся в подчинении. Все специфические функции обычно выделены в отдельные юридические лица, территориально удалены от головной организации и друг от друга. Бизнес-процессы у них могут существенно отличаться.

В процессах нужно дополнительно учитывать корпоративный документооборот между предприятиями холдинга и внешний — с контрагентами. Когда все документы передаются в бумажном виде на огромные расстояния — это дорого и долго. В такой ситуации переход на обмен документами в электронном виде выглядит очень перспективным и выгодным. В электронный вид возможно перевести все виды документооборота: внутренний, между компаниями и с внешними контрагентами.

Но в реальности не все так просто. Далеко не все организации готовы переходить на обмен документами в электронном виде. Законодательство не требует обязательного перехода на электронные документы. Выходит, что с некоторыми контрагентами придется работать по старинке, используя бумажные документы. Те же, кто готов к переходу на ЭДО, могут работать с разными операторами ЭДО. Здесь вырисовывается еще один глобальный вопрос — роуминг между операторами. Согласитесь, в итоге мы получаем больше вопросов, чем ответов.

Поделимся своим опытом и прольем свет на следующие моменты перехода на ЭДО:

  1. Какие существуют подходы к обработке бумажного и электронного потока документов, их плюсы и минусы.
  2. Какие существуют подходы к созданию единого электронного архива документов, их плюсы и минусы.
  3. Зачем нужен общий центр обработки документов?
  4. Где место системе электронного документооборота (СЭД) в этом процессе?
  5. Единая СЭД и разграничение прав доступа.

Подходы к обработке бумажного и электронного потоков документов

На первый взгляд кажется, что переход на электронный документооборот — это процесс, при котором пользователи перестают распечатывать документы и работают с ними в электронном виде. Конечно, частично это правда. Законодательством предусмотрено, что акты выполненных работ, счета-фактуры и другие, так называемые формализованные первичные финансовые документы действительно могут больше не распечатываться. Они создаются в учетной системе, согласуются и подписываются электронной подписью в СЭД, после чего отправляются контрагенту на подпись через оператора ЭДО. Но остаются еще неформализованные документы — например, договоры, счета на оплату, акты сверок, транспортные накладные, товарно-транспортные накладные и т.д. Работа с ними может быть переведена в электронный вид, а может быть оставлена по-прежнему на бумаге.

Поэтому при переходе на ЭДО перед компаниями стоит задача организовать работу с двумя потоками документов: бумажным и электронным.

Электронные документы обрабатываются в электронном виде, поэтому они автоматически попадают в электронный архив документов.

При работе с «бумагой» существует два диаметрально противоположных подхода: в зависимости от того, как идет согласование в бумажном или электронном виде, и в какой момент документы попадают в электронный архив. Разберем на примере работы в СЭД DIRECTUM.

1. Входящие документы:

a. Документы поступают в единый электронный архив после обработки. То есть при поступлении бумажные версии обрабатываются ответственным сотрудником в бумажном виде: согласуются, подписываются и размещаются в архиве. Перед размещением бумажных оригиналов в архиве их сканируют и загружают в СЭД скан-образ.

b. Документы поступают в архив еще до их обработки. Бумажные документы при поступлении в организацию сразу сканируются и их скан-образы загружаются в систему. Ответственные сотрудники работают уже со скан-образами документов, за исключением этапа подписания, т.к. физическую подпись необходимо поставить на бумажном оригинале. Подписанные с двух сторон бумажные документы повторно сканируются и новые скан-образы загружаются в систему.

2. Исходящие документы:

a. Бумажные документы распечатывают непосредственно из учетной системы. В этом случае работа по согласованию/подписанию документов ведется в бумажном виде. После подписания документов с двух сторон, их сканируют и загружают в СЭД.

b. Возможен вариант, когда документы распечатываются из учетной системы со штрихкодом и параллельно выгружаются в СЭД. В этом случае необходимо одновременно вести работы с бумажными и электронными документами. После подписания бумажных оригиналов контрагентом, документы сканируют и автоматически создается новая версия в системе.

c. Бумажные документы распечатывают из СЭД. В этом случае документы выгружаются из учетной системы со штрихкодом в СЭД, где проходит их согласование. После чего их распечатывают, подписывают и отправляют на подписание контрагенту. Получив подпись от контрагента, документы сканируют и в системе автоматически создается новая версия.

Давайте поговорим о сложностях, плюсах и минусах каждого подхода.

Создание единого электронного архива по итогам обработки документов

У такого подхода создания единого электронного архива мы видим следующие плюсы:

Но, есть и свои минусы:

Создание единого электронного архива перед обработкой документов

У такого подхода создания единого электронного архива есть следующие плюсы:

· перевод бумажных документов в электронный вид в самом начале процесса их согласования/подписания снижает риск потери и порчи бумажных оригиналов.

У данного подхода есть и свои минусы:

В одном из своих проектов (внедрения ЭДО в ГК ДКС) мы использовали именно этот подход. Такой выбор был связан с довольно сложными и многоступенчатыми процессами согласования первичных учетных документов внутри компании.

При переходе на ЭДО помимо глобальной цели работы с первичными финансовыми документами в электронном виде необходимо было унифицировать процессы работы с ними, а, следовательно, ускорить их обработку.

Несмотря на то, что территориально компании группы ДКС в основном находятся на небольшом расстоянии друг от друга, передача электронных документов через оператора системы обмена происходит быстрее, чем машина с грузом успевает доехать с одного склада на другой. Таким образом работники компаний заранее знают, что товар отгружен и могут начать проверить корректность оформления документов еще до прихода товара на склад.

Оперативный обмен документами позволяет сократить сроки закрытия бухгалтерской отчетности, а значит вовремя возместить вычет по НДС.

Использование общего центра обработки документов

Для централизованного перевода бумажных документов в электронный вид можно выделить отдельное подразделение — Общий центр обработки документов (ОЦО).

Использование ОЦО позволяет:

В ходе проекта в ГК ДКС было выделено отдельное подразделение, которое было названо «Центр обработки документов» (ЦОД).

В обязанности данного подразделения входит:

Выделение отдельного подразделения с небольшим количеством работников было правильным решением с точки зрения руководства холдинга, так как:

Зачем здесь СЭД?

Этот вопрос особенно актуален для электронных документов, создаваемых в учетной системе. С одной стороны, казалось бы, что мешает непосредственно в учетной системе создать документ, подписать его и отправить контрагенту через оператора ЭДО. С другой стороны, учетная система не всегда позволяет хранить скан-образы бумажных документов, не умеет работать с маршрутами согласования и подписания документов, не обладает удобными инструментами для поиска документов, их массовой выгрузки в различных форматах или выводу документов на печать.

Использование СЭД в связке с учетной системой и оператором электронного документооборота как раз решает эти проблемы:

Единая СЭД и разграничение прав доступа

От множественности юридических лиц в холдинге появляется новая задача — организовать зоны обработки документов. С одной стороны — удобнее работать в единой базе, с другой — необходимо разграничить права доступа к документам каждой организации.

Специфика холдинга в том, что сотрудник может совмещать несколько должностей в разных организациях. Отсюда вопрос: как разграничить доступ к документам в зависимости от организации и занимаемой должности. В случае использования единой СЭД проблема решается использованием нескольких записей работника для одного пользователя системы. Конечно, при таком подходе возникают сложности. Например, при формировании отчета по выполненным задачам — отражать данные по человеку или по его должностям. Но с другой стороны настройка различных отчетов не вызовет сложностей.

По нашему опыту организации, входящие в состав группы компаний, обычно используют единую учетную систему. Поэтому работа в рамках единой СЭД является логичным продолжением унификации процессов. Это позволяет упростить поддержку типовых маршрутов для согласования первичных документов внутри компаний.

Разграничение прав доступа к документам в рамках единой СЭД происходит в рамках балансовой единицы, входящей в группу компаний.

На примере ГК ДКС работники ЦОД обслуживают все компании группы одновременно, поэтому работа в единой СЭД всех компаний упростила настройку сканирования первичных документов, поступающих в организации и дала возможность работникам ЦОДа работать в «одном окне» системы.

Итоги

Подводя итоги, мы приходим к выводу, что юридически значимый документооборот внутри холдинга может принести много положительных моментов. Но при принятии решения о реализации проекта по переходу на ЭДО, надо понимать, что это не панацея от всех проблем с документооборотом организации. Необходимо быть готовым к изменению процессов работы с документами внутри организации.

Конечно же положительных моментов больше, но минусы, с которыми сталкиваются организации при переходе зачастую отталкивают и оттягивают на неопределённое время принятие решения о реализации. В такой ситуации выбор хорошего партнера для внедрения проекта очень важен. В процессе запуска вы наверняка столкнетесь с нестандартными задачами. Очень важно, чтобы партнер был готов совместно со специалистами организации вырабатывать решение и сделал все процессы в компании максимально удобными.

Если на данный момент вы задумались о реализации такого проекта, возьмите на заметку чек-лист ключевых моментов, которые необходимо проработать:

  1. Изучить законодательную базу юридически значимого документооборота: какими документами можно обмениваться в электронном виде, как сдавать эти документы для проверок.
  2. Выбрать оператора ЭДО. Выбор оператора может зависеть, например, от количества контрагентов организации, которые уже работают с тем или иным оператором.
  3. Выделить организации и документы, с которыми будет стартовать проект перехода на ЭДО. Довольно часто компании запускают пилотный проект на ограниченном количестве организаций и ограниченном наборе видов документов. Это дает возможность за небольшое количество времени и трудозатрат запустить ЭДО в компании, чтобы на практике понять, что такое ЭДО и как с ним работать. По итогам пилотного проекта организация может с большим пониманием перестраивать процессы документооборота внутри компании при подключении к ЭДО организаций, не участвовавших в пилоте.
  4. Выбрать партнера для реализации данного проекта.

Пункты 1-3 возможно выполнять совместно с партнёром, которого вы выберете для реализации проекта по переходу на ЭДО. В этом случае партнёр сможет пояснить вам тонкости законодательства, поможет выбрать оператора ЭДО и определить круг организаций и видов документов для пилотного проекта.

Перейти к полному списку аналитики

Кнопка
связи