Оформите запрос на демонстрацию системы
Это закон, без его соблюдения мы не сможем подключить вас к демо.
Заказать демонстрацию
По вопросам выбора и приобретения: present@directum.ru
в Ижевске: +7 (3412) 72-11-00
в Москве: +7 (499) 277-15-60
Вверх
@DIRECTUMsystem:   Пожалуйста, подождите, загружаем данные из twitter...

Эксперты DIRECTUM ответили на вопросы о новом решении «Долговременный Архив»

14 июня состоялся онлайн-семинар «Practicum DIRECTUM. Долговременный электронный архив — вместо 1000 полок». Эксперты ответили на вопросы участников в прямом эфире.

Андрей Рожков: Как переносить заблокированные документы из одного хранилища в другое? Штатный инструмент в виде сценария этого не позволяет.

«DIRECTUM: Долговременный Архив» — отдельная инсталляция системы, у нее свои права доступа. Большинство пользователей имеют права только на просмотр и не имеют возможности блокировать документы. Перенос документов происходит в нерабочее время.

Гульназ Муртазина: Есть возможность задавать правила для определения дела?

Да, мы разработали механизм правил. Не каждая система-источник знает о номенклатуре дел. Хорошо, если знает. Тогда в описании пакета данных мы передаем индекс дела и привязываем к нему документы. Если же система не знает, тогда мы задаем правила по различным критериям. Вы, как администратор системы, можете настроить соответствие. Например, документы, поступившие от источника комплектования «Бухгалтерия» с видом документов «Акт выполненных работ» должны относиться к делу «Акты выполненных работ» подразделения «Бухгалтерия». Таким образом, не надо синхронизировать номенклатуру дел, и все документы определяются в дела уже при приеме с минимальными доработками систем-источников, в которых документы создаются.

Рустем Фатхуллин: Где физически хранится документ? В какой базе данных?

«DIRECTUM: Долговременный Архив» — отдельная инсталляция. Предприятие может уже использовать DIRECTUM, а может использовать другую оперативную СЭД. То есть это разные базы данных. Если дополнительно используется архив, то это еще одна инсталляция, еще одна база данных и файловое хранилище. В нашем решении большинство документов не хранятся в базе данных, они помещаются в файловое хранилище, за счет чего можно снизить требования к оборудованию. 

Рустем Фатхуллин: Как при передаче гарантируется, что именно нужный документ перенесли в хранилище и не было подмены?

Возможны 2 инструмента:

Могут быть и другие подходы, такие как ограничение прав на все каталоги, через которые происходит обмен и т.д. 

Александр Данилов: Подписание документов по архивному хранению производится только через электронную подпись? Возможно ли отправление на согласование во внешнюю систему?

Да, такие варианты возможны. Для одного из наших потенциальных клиентов мы разрабатывали прототип. В нем документы хранятся в архивной системе, а согласование и весь workflow проводятся во внешней системе. То есть, когда документы приняты, уходит ответ в систему-источник, что документы были приняты, а потом уходит ответ в оперативную СЭД, где и инициируется процесс.

Андрей Юферев: Возможно ли хранение вне базы данных?

Да, мы рассчитываем на хранение вне базы данных, в файловом хранилище, чтобы снизить требования к оборудованию.

Роберт Исхаков: Можете показать интеграцию модуля «Канцелярия» с этим решением?

На текущий момент показать интеграцию не можем. Интеграция с этим модулем планируется в версии 5.7. Если вы сейчас используете DIRECTUM, интеграционная разработка может быть выполнена в рамках проекта внедрения.

Рустем Фатхуллин: Хеш проверяется только при приемке? Как он проверяется при отправке из СЭД?

В версии 5.7 мы будем разрабатывать механизм формирования контейнеров (в том числе формирование файла-описателя с хеш-суммой). Хеш проверяется постоянно, но если мы используем процедуру перештамповки, то меняется содержание контейнера. То есть меняется хеш контейнера, его надо перезаписать.  В нашем решении хеш постоянно обновляется, и все эти процедуры логируются. Но это больше подтверждение того, что документы не были повреждены.

Евгений Стоянов: Как работает штамп времени? Как он гарантирует, что именно 10 июня 2018 года он подписан, если время зависит от машины, на которой подписан?

Штамп времени не гарантирует, что документ был подписан в конкретный день. Документ может быть подписан 9 июня, а штамп времени поставлен 10 июня. Он говорит о том, что 10 июня существовал документ с определенной электронной подписью. Позже 10 июня эти данные не могли появиться.

Евгений Стоянов: Кто выступает оператором, который ставит штамп времени?

Мы используем решение от «КриптоПро». «КриптоПро» позволяет использовать как облачный сервис проставления штампа времени, так и локальную установку.

Евгений Стоянов: Что делать, если хеш через 10 лет поменяется? Документ надо подтвердить, а бумаги нет.

Если хэш документа менялся, значит он был нарушен, в него были внесены изменения. Это может вести к потере юридической значимости.

Владимир Матлин: Что со ссылочной целостностью? Ссылки на этот документ удаляются?

Да, мы предусматриваем удаление ссылок на документ. Если рассматривать ссылочную целостность, например, когда система-источник дает документ, она в файле метаданных дает и другие данные документа (задачи, поручения, согласования). Все эти вещи могут быть также удалены из системы-источника.

Если мы говорим про стандартное решение, которое будет реализовано в рамках модуля «Канцелярия», там эти вещи будут поддерживаться.

Рустем Фатхуллин: Если правильно понял, то «Долговременный архив» — это отдельная инсталляция системы DIRECTUM с прикладной разработкой. То есть требования к производительности как у «боевого» DIRECTUM? В чем экономия?

Да, требования к производительности как у оперативного DIRECTUM, только документы хранятся в файловых хранилищах. Экономия в том, что вам не надо обеспечивать хранение в каждой системе и перегружать оперативную СЭД, как хранилище. Кроме того, по нормам делопроизводства архивные документы должны храниться отдельно от оперативных.

Андрей Юферев: Есть ли ограничения на объем хранимых документов?

Ограничений на объем хранения нет.

Евгений Стоянов: Суд примет это потом? Кто поднимает эти сервера на территории РФ? Есть такие, как Synerdocs? У кого на это есть разрешение, и несут ли они ответственность?

Вы можете использовать у себя локальную инсталляцию и службу штампа времени. Вы также можете использовать облачную службу штампа времени от «КриптоПро». В этом случае всю ответственность несет поставщик средства криптографической защиты, развернувший решение.

Артем Сунцов: Какой стандарт выбрали для реализации блокчейна? Где располагаются ноды?

Как мы будем организовывать структуру расположения нодов — вопрос, который еще будет прорабатываться.  В прототипном решении мы использовали платформу Hyperledger fabric.

Татьяна Нохрина: Как быть с 125-ФЗ, в котором обозначено, что документы хранятся на бумажном носителе? Какие изменения или дополнения планируются в ФЗ?

Сейчас я не могу сказать какие изменения планируются в ФЗ. Но если документы были созданы на бумаге, они и храниться должны на бумаге. Если документы созданы в электронном виде, то ФЗ-63 говорит, что документы в электронном виде с электронной подписью приравниваются к документу на бумажном носителе и имеют ту же юридическую значимость. То есть все зависит от того, как они были созданы и какие есть ограничения на создание документов в электронном виде.

Вообще, я бы отметил некую либерализацию к электронным документам со стороны государства. Например, Минфин и ФНС подтверждают, что для обмена электронными документами между контрагентами можно использовать простую электронную подпись. Не обязательно использовать квалифицированную усиленную или неквалифицированную усиленную. Но есть исключение — счета-фактуры должны обязательно подписываться квалифицированной подписью. Все идет к тому, чтобы использовать электронные документы как на этапе оперативной обработки, так и на этапе хранения.

N S: Какие требования комплектования к интеграции с системами-источниками? Что требуется от этих систем?

В базовом решении от этих систем требуется сформировать контейнер. Но если система не может формировать такие контейнеры, или нет возможности доработать эту систему для их формирования, то на уровне прикладной заказной разработки мы можем из той информации, которую система умеет выгружать, сами формировать контейнеры и загружать их. В базовой поставке такого заказного решения, которое будет универсально для всех информационных систем, нет.

Гульназ Муртазина: Я так понимаю, контейнеры документов должны быть выгружены из разных систем в едином формате?

По умолчанию да. Но если это невозможно, то существуют заказные прикладные разработки в рамках проекта внедрения.

Сергей Суворов: Как технически будет осуществляться экспертиза документов?

Если мы говорим про электронные документы, то у нас есть все ссылки и мы можем их посмотреть. Экспертиза бумажных документов проводится в привычном режиме, для них составляется акт. Для экспертизы используются данные об электронной подписи, данные об изменении хеша этих документов — все эти инструменты доступны внутри системы DIRECTUM.

Татьяна Нохрина: Как планируется внедрять предлагаемую систему в небольших организациях?

Всегда имеется вариант поставки «коробочного» решения с небольшими доработками. Они будут касаться интеграционного сценария взаимодействия с другими информационными системами. Все зависит от того, насколько сами организации готовы подстраиваться под систему. Внедрение — это всегда 2 стороны: как работает система и как работает организация. Каждая организация работает по своим стандартам, и нужно найти золотую середину, то есть немного адаптировать систему, и немного адаптировать процессы. При отсутствии бюджета перевес будет больше в сторону адаптации процессов.

Андрей Юферев: Есть ли механизм передачи прав от одного пользователя или группы другому?

Да, в рамках стандартного механизма замещения мы можем передавать права от одного пользователя к другому. Даже, например, при увольнении есть отдельное специализированное решение по передаче дел через стандартный механизм замещения. Такой механизм реализован в базовой системе DIRECTUM.

Сергей Суворов: Просим уточнить понятия: чем архивист отличается от работника архивов в представленной схеме?

Ничем не отличаются. На схеме были делопроизводитель и архивист, работник архива приравнивается к архивисту.

Наталья Дейхина: Какая СУБД используется? MS SQL или Postgre?

На текущий момент используется СУБД MS SQL. Но в планах перевод решения на DirectumRX, которая уже поддерживает базу данных Postgre.

Евгений Стоянов: Доступ к файловому хранилищу дается только определенной системной учетной записи? Надо как-то защищаться от случайной смены хеша. Сейчас в DIRECTUM 5 права на файловое хранилище должны быть именно у пользователя, у RX такой проблемы нет.

Да, сейчас права реализованы в рамках стандартных возможностей DIRECTUM 5.

Татьяна Нохрина: Как предлагаемая программа согласуется с имеющимися ГОСТ по электронным документам и формам их хранения?

В большинстве случаев согласуется. При разработке решения мы опирались на ГОСТы и рекомендации ВНИИДАД.

Александр Жуйков: На отдельную инсталляцию нужны будут свои лицензии?

Да, будут нужны отдельные лицензии.

Гульназ Муртазина: Ссылки на документы остаются в итоге? Но по ним нельзя пройти?

Есть 2 вида ссылок:

1. Ссылки в оперативных системах. Если перенесли документ в архивную систему, обратно возвращаются ссылки, они позволят перейти к документам в архивных системах при наличии прав доступа.

2. Если же мы удаляем документ из архивной системы, и ссылки остались, тогда по ним нельзя будет перейти.

Но мы стараемся удалять все связанные объекты.

Татьяна Нохрина: Какова цена вопроса?

Цена индивидуальна, надо рассчитывать. Она зависит от вашего количества пользователей, от количества документов, от интеграций, от работ, которые надо проводить.

Гульназ Муртазина: Какие требования предъявляются к файловому хранилищу?

Стандартные требования для технического решения «DIRECTUM: Файловое хранилище».

Перейти к полному списку аналитики

Кнопка
связи