Оформите запрос на демонстрацию системы

Мы свяжемся с вами в течение одного рабочего дня, чтобы определить ваши потребности и удобный формат демонстрации системы DIRECTUM:

Заказать демонстрацию

По вопросам выбора и приобретения:
present@directum.ru
+7 (341) 272-11-00

Вверх
@DIRECTUMsystem:   Пожалуйста, подождите, загружаем данные из twitter...

Можно ли развивать ECM-систему силами ИТ-службы предприятия?

Олейников Д.О., начальник бригады поддержки информационных систем управления документооборотом АО «Авиадвигатель»

О компании

АО «Авиадвигатель» — крупнейший разработчик авиационных и наземных газотурбинных двигателей в России. Компания входит в состав АО «Объединенной двигателестроительной корпорации» (АО «ОДК»), которая является частью госкорпорации «Ростех». Сегодня конструкторское бюро работает над созданием целого семейства перспективных двигателей пятого поколения для гражданской и грузовой авиации. В частности, на новый лайнер Иркут МС-21 будет поставлен российский двигатель ПД-14.

В АО «Авиадвигатель» трудятся более 2700 человек, из которых 2000 имеют доступ к компьютерной сети и все они авторизованы в ECM-системе DIRECTUM. Более 1200 сотрудников активно работают в системе каждый день.

Сама система построена на базе основного сервера SQL, вспомогательные IT-серверы — это серверы приложений. Также выделен резервный сервер SQL для бесперебойной работы.

Общий объем базы на текущий момент составляет 770 ГБ, а это порядка 770 000 документов. За один рабочий день создается в среднем 900 документов, 1200 задач и выполняется 2400 заданий.

Какие процессы автоматизированы:

  • работа с входящей и исходящей корреспонденцией;
  • согласование приказов и распоряжений;
  • cистема контроля исполнения;
  • согласование договорных документов;
  • согласование закупочной документации;
  • согласование протоколов совещаний, планов, решений, технических заданий, технических требований, программ;
  • согласование служебных записок;
  • согласование карт дефектов;
  • обработка результатов испытаний;
  • согласование экспертных заключений.

Каждый процесс включает в себя далеко не один типовой маршрут, это целые группы маршрутов, т.к. все процессы взаимосвязаны.

К работе в системе DIRECTUM подключаются и удаленные офисы, среди которых московское представительство ОДК, для них созданы полноценные клиентские рабочие места. Аналогичным образом могут работать и командированные сотрудники. В 2016 году были внедрены мобильные решения на платформах iOS и Android, теперь многие имеют возможность подключаться к работе с планшетов и смартфонов.

Благодаря интеграционным решениям удалось минимизировать количество рутинных операций. Так, все учетные данные пользователей подхватываются из службы каталогов Active Directory Настроена синхронизация справочников АРМ «Персонал» и «Финансы».

Также налажена интеграция DIRECTUM с электронной почтой предприятия, т.е. все письма с официальных почтовых аккаунтов заносятся в систему автоматически. Аналогичным образом построена работа с факсами, а решение ABBYY Recognition Server переводит их в формат PDF. С его же помощью все PDF-файлы распознаются как текстовые документы.

Конечно, эффект от внедрения был бы неполным без сквозной автоматизации. Часть процессов реализована таким образом, что один плавно перетекает в другой. Например, рассмотрение входящего документа: когда ответственное лицо выносит резолюцию, создание поручение, соответственно, автоматически формируется задача на исполнение. Так же и с процессом закупки: по завершении согласования закупочной документации запускается задача на согласование протокола по закупке, а на основании утвержденного протокола согласовывается договор.

В 2015 году перед АО «Авиадвигатель» возникла новая интересная задача: вышестоящая организация, т.е. АО «ОДК», запустила проект по интеграции СЭД дочерних обществ со своей системой. На первом этапе был организован обмен официальными письмами, на втором — прием поручений и отчетность по ним из АО «ОДК».

Конечно, не все дочерние компании АО «ОДК» работают в системе DIRECTUM, поэтому были заданы единые правила обмена документами и формирования атрибутивной информации, и этот момент нужно было учесть. Таким образом, документы из системы DIRECTUM выгружаются в строго определенном формате, отправляются по выделенному каналу, обрабатываются получателем и заносятся в систему АО «ОДК». Повторный ввод всей атрибутивной информации, которая относится к письму или сообщению, исключается.

Выстраивание процесса внедрения

Проект внедрения DIRECTUM стартовал в 2011 году, и начался он с организационного решения — с создания методического совета по системе, который стал центром компетенции по всем бизнес-процессам компании. В совет вошли первые руководители предприятия: первый заместитель генерального директора, начальник ведущего отделения по семейству двигателей ПД, директор по персоналу, директор по правовым и корпоративным вопросам, начальник юридического отдела, начальник договорного отдела, начальник бюро организации и управления, со стороны ИТ — директор по ИТ, начальник административного отдела, которому и было поручено внедрение данной системы. Также членами методического совета стали ответственные за процессы, которые предполагалось автоматизировать.

Для обеспечения технической поддержки была создана небольшая группа: 2 человека отвечали за консультации, 1 человек отвечает за общую организацию, настройку системы и непосредственно за техническую поддержку. Абсолютно всю инфраструктуру, т.е. серверы, сети и т.п., сопровождал выделенный администратор отдела информационно-вычислительной техники. Таким составом проект стартовал.

Ответственные за бизнес-процессы из состава методического совета отвечали за выработку проектов решений, за формирование самого бизнес-процесса в электронном виде. Следует отметить, что совет был изначально нацелен на максимально высокий результат, поэтому никаких задержек со стороны руководства и в целом не возникало.

Первым делом была автоматизирована работа с входящей и исходящей корреспонденцией, договорной документацией, приказами и распоряжениями. Так завершился пилотный проект, и тогда пришло понимание, что необходима очень мощная поддержка со стороны ИТ, т.к. систему планировалось развивать. Было принято решение передать работы на аутсорсинг.

Работы по развитию системы взяла на себя компания DIRECTUM. Со своей стороны мы формулировали требования и формировали техническое задание, которое утверждалось методическим советом. После заключения договора разработчики вендора приступали к реализации.

Такая схема работы имеет свои плюсы и минусы. С одной стороны, АО «Авиадвигатель» не требовалось содержать собственный штат разработчиков, но, с другой стороны, сторонний человек не знает всех нюансов и подводных камней компании. Из-за того, что затягивались процессы по сбору требований и заключению договора, готовую разработку компания получался чуть менее, чем через полгода. Это довольно долго, учитывая, что руководство выставило жесткие сроки на внедрение и внесение изменений в процессы. Поэтому в команду поддержки и развития системы DIRECTUM пришли еще 2 сотрудника АО «Авиадвигатель», они стали консультантами и разработчиками одновременно. Кроме того мы пришли к иным схемам работы.

Если требуемое изменение в бизнес-процессе незначительное, оформляется служебная записка о том, что вносится изменение, которая утверждается ответственным за бизнес-процесс. После этой недолгой процедуры сразу же проводились работы.

Если речь идет о разработке нового бизнес-процесса, то на основании предложений и требований к функционалу формировалось ТЗ, которое выносилось на обсуждение методическим советом. После согласования и утверждения процесс реализовывался.

Описанные схемы работ позволили значительно сократить сроки внесения изменений и автоматизации новых процессов. Более сложные работы, где кардинально новая функциональность, выполняются совместно с компанией DIRECTUM. В рамках таких проектов команда внедрения АО «Авиадвигатель» обучается, и в дальнейшем берет всю техническую поддержку на себя.

Примером подобного проекта может быть обновление системы. В 2015 году совместно с вендором система DIRECTUM была обновлена с версии 4.8 на 5.1.1, а в 2016 году специалисты АО «Авиадвигатель» уже самостоятельно провели обновление на версию 5.2.1. Так же и с мобильными решениями: пилотный проект реализовывал вендор, т.е. произвел развертывание сервера, перенес все настройки, запустил три бизнес-процесса. На следующем этапе собственными силами компании расширили спектр бизнес-процессов, доступных для работы с мобильных устройств.

Развитие и поддержка системы своими силами. Эффект и особенности работы

Основная деятельность направлена на исправление возникающих ошибок в имеющихся процессах. На этапе разработки зачастую невозможно учесть все нюансы, т.к. логика некоторых процессов крайне сложна.

Все изменения в составе согласующих или документов для согласования также вносятся администраторами группы технической поддержки систем управления документооборотом. Собственными силами разрабатываются, тестируются и внедряются новые решения.

Система DIRECTUM в АО «Авиадвигатель» изначально строилась таким образом, что инициатором процесса становится рядовой пользователь. Поэтому внутри системы организованы горизонтальные связи между подразделениями, т.е. сотрудники взаимодействуют через нее. И сегодня в техническую поддержку все чаще обращаются с просьбой автоматизировать новые процессы.

АО «Авиадвигатель» удалось добиться того, что изменения внедряются очень быстро. Буквально один звонок от пользователя с сообщением об ошибке, и в тот же день дефект исправляется. Компания самостоятельно обеспечивает постоянную поддержку работы пользователей.

Важную роль играет лояльное отношение сотрудников к системе. Все понимают, что развитие и внесение изменений происходит для максимального удобства самих же пользователей.

Количество автоматизированных процессов растет, соответственно, увеличивается охват процессов предприятия самой системой. Улучшению и модернизации подлежат даже такие мелочи, как уменьшение количества кликов. Так, например, всего за один клик можно подписать все вложенные документы.

Собственный штатный сотрудник всегда лучше знает и понимает внутренние процессы предприятия, поэтому качественный результат достигается в более короткие сроки, учитываются малейшие детали на этапах тестирования и эксплуатации.

Планы по развитию

Сейчас ведется работа над созданием наиболее удобного стартового интерфейса как для пользователя, так и для руководителя. Разные задачи — разные интерфейсы. Продолжается унификация процессов согласования, а также разработка удобных отчетов.

Планируется автоматизация новых процессов:

  • согласование доверенностей;
  • согласование технико-экономических обоснований;
  • планирование и контроль закупочной деятельности на этапе формирования плана закупок и контроля за его исполнением;
  • формирование заявок на подбор кандидатов, их выбору, по приему и увольнению сотрудников.

В 2017 году планируется завершить автоматизацию делопроизводства во всех подразделениях и перейти полностью на электронный вид. Безусловно, эта работа тяжелая, в каждом подразделении свои особенности и сложившаяся схема работы.

Кнопка
связи