Оформите запрос на демонстрацию системы

Мы свяжемся с вами в течение одного рабочего дня, чтобы определить ваши потребности и удобный формат демонстрации системы DIRECTUM:

Заказать демонстрацию

По вопросам выбора и приобретения:
present@directum.ru
+7 (341) 272-11-00

Вверх
@DIRECTUMsystem:   Пожалуйста, подождите, загружаем данные из twitter...

Внедрение мобильного приложения для первых лиц Правительства Вологодской области

Правительство Вологодской области — высший исполнительный орган государственной власти региона, возглавляемый губернатором. Систему органов исполнительной государственной власти Вологодской области образуют 19 департаментов, 5 комитетов и 3 управления. Также в ее структуру входят 3 инспекции и 2 представительства, которые являются самостоятельными юридическими лицами.

В 2013 году в регионе была внедрена автоматизированная система электронного документооборота органов исполнительной государственной власти Вологодской области (АСЭД) на базе DIRECTUM. Система предназначена для комплексной автоматизации работы со структурированной и неструктурированной информацией, включая создание, хранение, передачу, публикацию, совместную работу, а также организацию электронного документооборота и иных процессов обработки данных.

В АСЭД работает 286 организаций, включающих Правительство Вологодской области и структурные подразделения, органы исполнительной государственной власти, часть подведомственных бюджетных учреждений и органы местного самоуправления. Всего система охватывает более 2 тыс. пользователей, оборот документов составляет 665 тыс. в год.

Развитие мобильности

В 2016 году перед командой сопровождения системы была поставлена новая задача — реализация удаленной работы с АСЭД для губернатора, его заместителей и руководителей органов исполнительной государственной власти Вологодской области с помощью мобильного приложения. Решением задачи занимались специалисты вендора, а также сертифицированного партнера DIRECTUM — компании «ФИНЭКС Качество». На этапе предпроектной работы были сформулированы основные задачи, которое должно было решить приложение:

  • предоставление возможности подписания документов с помощью ЭП в мобильном приложении;
  • повышение мобильности руководителей;
  • увеличение оперативности решения текущих задач;
  • повышение статуса АСЭД в целом за счет вовлечения в работу пользователей из состава высшего руководящего звена;
  • формирование устойчивых навыков работы с АСЭД через мобильное приложение.

Требовалось автоматизировать ключевые бизнес-процессы:

  • Согласование/подписание исходящей корреспонденции.
  • Согласование/подписание проектов нормативно-правовых актов.
  • Создание резолюции, включая возможность использования графического редактора для занесения текста поручения.
  • Утверждение резолюций.
  • Просмотр списков корреспонденции и нормативно-правовых актов, пришедших на рассмотрение, поиск заданий в списке по ключевым словам.
  • Просмотр корреспонденции.

Изначально планировалось охватить системой 70 пользователей.

Высшее руководство области принимало активное участие в формировании требований к мобильному приложению и его дальнейшем тестировании.

Особенности процессов

1. Одним из самых востребованных процессов в мобильном приложении для руководителя стало «Согласование/ Подписание исходящей корреспонденции и правовых актов». Для удобства руководителя автоматически при поступлении документа формируется «Лист согласования» утвержденной формы. Он содержит последнюю информацию о согласовании, обновляется на каждом этапе процесса и защищен от внесения изменений, что позволяет руководителю видеть весь ход согласования в одном отчете.

2. Для вынесения резолюции по входящему в мобильном приложении используется маршрут «Вынесение резолюции на утверждение». С его помощью руководитель может не только утвердить подготовленный проект резолюции и отправить её на доработку но и самостоятельно внести изменения в поручение и утвердить его. При отправке резолюции на доработку пользователь мобильного приложения может создать графическую резолюцию, используя стилус. При изменении исполнителей в карточке поручения для удобства создан предопределенный список наиболее часто используемых работников, который сохраняется в мобильном приложении.

3. После перехода на электронный документооборот у руководителей осталась потребность вносить свои правки, замечания в любые документы, в том числе в мобильном приложении. При открытии документа системы автоматически включается режим правки, а изменения в режиме онлайн переносятся в основную базу данных в виде новой версии документа.

4. Автоматизирован процесс выдачи инициативных поручений из мобильного приложения. Предусмотрено два варианта:

  • Руководитель заполняет карточку поручения, утвержденное поручение приходит исполнителям в режиме онлайн.
  • Руководитель оформляет графическое поручение, которое приходит помощнику в виде задания на оформления поручения.

5. Подписание документов в мобильном приложении осуществляется с помощью Крипто-ПРО CSP 4.0. Таким образом, реализовано подписание документов усиленной квалифицированной электронной подписью.

Результаты реализации проекта

В 2016 году мобильное приложение внедрено у губернатора области и его заместителей, а также части руководителей структурных подразделений и органов исполнительной государственной власти. Подключение идет в плановом порядке. Многие руководители обращаются с просьбами подключить их внепланово.

Мобильное приложение пользуется большим спросом у пользователей. Например, за декабрь 2016 года из 1931 заданий губернатора области 1438 выполнено из мобильного приложения, что составляет 74%.

Отзывы о работе в мобильном приложении только положительные. Так, губернатор области отметил компанию DIRECTUM благодарственным письмом «...за плодотворное сотрудничество при создании мобильного приложения „Directum Solo“... ».

Сократились сроки подписания документов. Если раньше руководитель находился в командировке и не имел возможности подписать документы в течение нескольких дней, то с внедрением мобильного приложения руководитель подписывает документы из любой точки мира.

Источник: Tadviser

Кнопка
связи