Компания "Проекты и решения" внедрила DIRECTUM в ФГУ "Тест-Татарстан"

Сертифицированный партнер DIRECTUM в Казани, компания "Проекты и решения" объявила о завершении проекта внедрения системы DIRECTUM в Татарстанском центре стандартизации, метрологии и сертификации.

Татарстанский центр стандартизации, метрологии и сертификации (ФГУ "Тест-Татарстан") – одно из крупнейших подразделений Ростехрегулирования РФ, как по объему, так и по спектру выполняемых работ. Центр осуществляет подготовку к сертификации на соответствие международным стандартам СМК и экологического менеджмента, судебную экспертизу в области технического регулирования и метрологии, аттестацию рабочих мест, а также обучение в области качества. Помимо головного офиса в Казани, Центр имеет 4 филиала в Нижнекамске, Набережных Челнах, Чистополе и Альметьевске. В своей деятельности "Тест-Татарстан" руководствуется требованиями ГОСТ Р ИСО 9001, в соответствии с разработанной и внедренной в Центре системой менеджмента качества.

Эффективное управление взаимодействием и работой с документами согласно процедурам СМК требует значительной оптимизации бизнес-процессов. Эта задача становится особенно актуальной в территориально распределенной бизнес-среде. Осознав необходимость повышения эффективности своей работы, специалисты Центра приняли решение об автоматизации документооборота и основных направлений взаимодействия на базе одной из СЭД, представленных на отечественном рынке.

Для выбора наиболее подходящего решения в 2009 году был объявлен тендер на поставку, внедрение и сопровождение системы электронного документооборота. Особое внимание при выборе уделялось возможностям системы по автоматизации работы с документами СМК, а также опыту поставщика в сфере управления качеством. По результатам рассмотрения поданных на конкурс заявок руководство "Тест-Татарстан" остановило свой выбор на заявке компании "Проекты и решения", предложившей поставку и внедрение системы электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM. На окончательное решение повлияло удобство функционала, широкие возможности поиска информации, а также развитые инструменты удаленной работы с DIRECTUM.

Работы по внедрению системы начались во второй половине 2009 года. В качестве основных задач внедрения были определены:

• регистрация исходящей и входящей корреспонденции, вынесение резолюций;
• работа с организационно-распорядительной документацией (согласование, ознакомление и исполнение приказов, распоряжений, служебных записок);
• ведение электронного архива документов, в том числе документов СМК;
• согласование документов с использованием ЭЦП.

Для решения данных задач были использованы Базовые модули DIRECTUM, модуль "Канцелярия", а также дополнительные компоненты системы DIRECTUM – предметно-ориентированный инструмент разработки IS-Builder и сервер веб-доступа для работы с системой удаленных подразделений.

В первую очередь рабочей группой проекта, в состав которой вошли специалисты ФГУ "Тест-Татарстан" и консультанты компании "Проекты и решения", были автоматизированы типовые процессы регистрации исходящих и входящих документов, контроля исполнения заданий и поручений, а также согласования и поддержания в актуальном состоянии документов СМК. Затем специалисты партнера DIRECTUM произвели необходимые модификации отчетов модуля "Канцелярия", отражающие специфику деятельности учреждения, а также организовали веб-доступ к DIRECTUM сотрудников филиалов.

По результатам проекта, завершившегося в декабре 2010 года, к работе в системе были подключены сотрудники ключевых подразделений Центра, включая заместителя директора по метрологии. Это способствовало достижению основной цели внедрения – значительному ускорению и упрощению совместной работы с документами сотрудников "Тест-Татарстан". В дальнейших планах рабочей группы – автоматизация задач по управлению договорами.