В компании "ПТС" внедрена система DIRECTUM

ЗАО "Предприятие тепловые сети" ("ПТС") – один из лидеров рынка снабжения тепла Самары - автоматизировало документооборот и процессы взаимодействия с помощью системы DIRECTUM. Проект выполнен партнером DIRECTUM – компанией "АСКОН-Самара".

ЗАО "Предприятие тепловые сети" – одно из крупнейших предприятий Самары, реализующее тепловую энергию в городе. В настоящее время в эксплуатации предприятия находится 278,7 км тепловых внутриквартальных сетей. Руководство предприятия уделяет особое внимание постоянному развитию бизнес-культуры и внедрению инноваций в производство. Одним из стратегических направлений развития информационных систем для ЗАО "Предприятие тепловые сети" является построение электронного документооборота. "Сотрудникам компании приходится работать с большим количеством документов, к тому же, спектр задач постоянно расширяется. Поэтому, внедрение электронного документооборота было жизненно необходимо", – считает Ирина Мурзина, начальник ОИТ ЗАО "ПТС".

В качестве решения была выбрана система DIRECTUM. Внедрение системы началось осенью 2010 года и завершилось в январе 2011 года. Все работы осуществляли специалисты компании "АСКОН-Самара", бизнес-партнера компании DIRECTUM в Самаре. Проект был призван решить сразу несколько важных бизнес-задач: автоматизация и оптимизация документооборота, организация хранения документов в электронном виде, сокращение времени на их поиск и согласование, а также обеспечение информационной безопасности движения документов.

В итоге внедрения в электронный вид были переведены все стандартные для предприятия процедуры работы с документами, созданы соответствующие шаблоны и типовые маршруты. С помощью служб DIRECTUM Storage Services был создан электронный архив, что позволило оптимизировать загрузку серверных ресурсов и работу с документами большого объема.

"Теперь с момента поступления документа на предприятие до передачи его в работу конечному исполнителю проходит не более часа. Это особенно актуально при работе с запросами различных органов власти, где срок выдачи ответа жестко регламентирован законодательно", – комментирует начальник юридического отдела ЗАО "ПТС" Александр Гречанин.

Специально для юридического отдела компании "ПТС" были разработаны маршруты и справочники, позволяющие эффективно контролировать всю работу по ведению дел в различных органах власти, в частности, судах всех инстанций, прокуратуре, налоговой инспекции, надзорных органах.

"Благодаря функционалу DIRECTUM я, как руководитель юридического отдела, могу получить доступ к информации по любому из дел, ведущихся или бывших в производстве в нашем подразделении, включая все результаты заседаний судов, даты очередных слушаний, все документы, связанные с любым процессом", – продолжает Александр Гречанин.

Благодаря своей гибкости и адаптируемости система DIRECTUM органично вписалась в "бумажное" делопроизводство предприятия. Обучение сотрудников проводили преподаватели компании "АСКОН-Самара" без отрыва от производства: предприятие продолжало работать в обычном для него режиме. В настоящее время в работу с системой вовлечено более половины служб компании "ПТС", в дальнейшем планируется расширение автоматизации за счет вовлечение в работу новых подразделений и сотрудников.

Таким образом, внедрение системы DIRECTUM позволило решить важнейшие внутренние задачи – повышение исполнительской дисциплины, снижение нагрузки на канцелярию и делопроизводителей, создание и эффективное функционирование внутренних документационных процессов.