Система DIRECTUM внедрена в Администрации Уссурийского городского округа

В Администрации Уссурийского городского округа – одной из наиболее развитых в экономическом и промышленном плане административных единиц в Приморском крае – завершено внедрение "Единой системы регистрации документов" на базе ECM–системы DIRECTUM.

Администрация Уссурийского городского округа имеет сложную организационную структуру. Управления и отделы муниципального учреждения расположены в разных районах г. Уссурийска, что сказывается на скорости процессов взаимодействия и обмена данными между сотрудниками. С учетом этой особенности руководством администрации было принято решение о необходимости оптимизировать работу канцелярии.

6 апреля 2011 г. в рамках инициированного руководством администрации проекта "Создание единой системы регистрации документов" был проведен аукцион на право заключения муниципального контракта. Победителем была признана компания ЗАО "ЛАНИТ ДВ". По итогам проведенного в декабре 2010 года специалистами компании предварительного анализа решений для создания "Единой системы регистрации документов" была выбрана ECM-система DIRECTUM. При этом учитывались такие преимущества системы, как ее соответствие требованиям законодательства, простота использования и сопровождения.

Разработка "Единой системы регистрации документов" осуществлялась на базе функционала модуля "Канцелярия". На первоначальном этапе реализации проекта в электронную форму были переведены наиболее важные операции, осуществляемые сотрудниками подразделений:

• регистрация входящей, исходящей и внутренней корреспонденции;
• учет использования гербовых бланков;
• внесение изменений в разработанные ранее документы;
• создание новых регламентирующих ДОУ документов;
• корректировка и актуализация нормативной базы;
• ведение номенклатуры дел;
• создание выходных отчетных форм, а также других регламентирующих и аналитических документов.

Также для организации работы с ЭЦП в соответствии с Федеральным законом № 63-ФЗ "Об электронной подписи" специалисты компании приступили к созданию Удостоверяющего центра.

С момента подготовки проекта руководство заказчика и ведущие пользователи активно включились в процесс внедрения, что позволило оперативно решить многие важные организационные вопросы проекта и быстро подготовить все проектные документы.

В ходе проекта сертифицированные преподаватели компании "ЛАНИТ ДВ" обучили более 40 ключевых пользователей. Это позволит сотрудникам администрации приступить к работе в системе уже с момента старта опытной эксплуатации.

В настоящее время "Единая система регистрации документов" передана в опытную эксплуатацию. Завершить ее планируется к 1 сентября 2011 г.