«ЮгКомСтрой» перешел на электронный документооборот с DIRECTUM

Компания «ЮгКомСтрой» с июня 2011 года работает в системе электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM. По итогам почти полугодовой промышленной эксплуатации взят курс на автоматизацию дополнительных рабочих процессов.

Общество с ограниченной ответственностью Монтажно-технологическое управление «ЮгКомСтрой» было образовано в 2002 году в Краснодаре. Основные виды деятельности ООО МТУ «ЮКС»: проектирование линейных и станционных сооружений связи; строительство и реконструкция линейных сооружений связи, соединительных и магистральных линий; строительство ВОЛП; монтаж станционного оборудования связи; монтаж и возведение стальных конструкций (АМС, башен радиосвязи); монтаж оборудования связи. В состав предприятия входят: проектный и производственный отделы, участок строительства линейных сооружений связи, лаборатория ВОЛП, отдел материально-технического обеспечения, металлоцех и др.

Для того чтобы соответствовать развитию рынка и растущим требованиям заказчиков, в 2011 году в компании было принято решение о внедрении СЭД. Руководство «ЮгКомСтрой» в ходе анализа рынка внедряемых конкурентных решений остановило свой выбор на ECM-системе DIRECTUM. Проект внедрения стартовал в марте текущего года, все работы проводили специалисты компании «Экспонента», авторизированного партнера DIRECTUM, совместно с прошедшей обучение рабочей группой ООО МТУ «ЮКС».

В ходе предпроектного обследования специалисты «Экспоненты» построили модель бизнес-процессов компании «как будет», охватывающую весь спектр работ по заявке заказчика в системе, от ее регистрации до подписания актов приемки-передачи. В результате, было выделено 12 ключевых процессов:

●    Регистрация заявки от заказчика.

●    Предпроектные изыскания.

●    Изготовление проекта.

●    Передача в работу технических условий (ТУ) по основному строительству.

●    Подготовка протокола и заказа.

●    Выставление счета на оплату аванса.

●    Проведение строительно-монтажных работ.

●    Оформление и согласование с заказчиком документов по строительно-монтажным работам (СМР).

●    Выставление заказчику финансовых документов на закрытие заказа.

●    Процесс приостановление работ по ТУ.

●    Процесс возобновления работ по ТУ.

●    Процесс отмены работ по ТУ.

Рабочая группа тщательно исследовала данные бизнес-процессы, спроектировала соответствующие типовые маршруты и индивидуальные жизненные циклы для ключевых электронных документов. Таким образом, в процессе внедрения в систему DIRECTUM были полностью переведены следующие работы:

●    регистрация технических условий и направление их в работу,

●    присвоение регистрационных номеров заказам в соответствии с региональным отделом и видом работ,

●    формирование и направление заказчику для согласования комплекта документов на проведение СМР, реестров и отчетов по форме заказчика, реестров платежных документов из 1С 8.1,

●    контроль этапов выполнения СМР, оплаты платежей и предоставления в бухгалтерию оригиналов документов,

●    устранение замечаний заказчика по документации,

●    назначение ответственных специалистов по направлениям работ (сметчиков, инженеров региональных отделов) и изготовлению альбомов проекта.

Был создан электронный архив документов, в который вошли письма, технические условия, технические задания, рамочные договоры, заказы на выполнение работ, протоколы согласования цены, формы КС-2, КС-3, КС-11, ведомости смонтированного, демонтируемого оборудования, накладные, акты предпроектных изысканий, альбомы из состава проекта и прочие документы.

В июне 2011 года началась опытно-промышленная эксплуатация системы DIRECTUM. В ее рамках было организовано оперативное взаимодействие 50 специалистов учетного, сметно-договорного, юридического, проектного и производственно-технических отделов, а также руководителей среднего и высшего звена.

На сегодняшний день «ЮгКомСтрой» планирует внести в систему новые виды работ по заявкам, а в последующем интегрировать DIRECTUM с программным комплексом основного заказчика для более оперативного согласования комплектов документов в электронном виде.