ОАО «Инвестпроект» работает с конкурсной документацией в DIRECTUM

Из-за разницы в часовых поясах между филиалами проектного института затягивалась подготовка конкурсной документации. С помощью DIRECTUM эту задача успешно решена. Более того, высшее руководство использует СЭД как инструмент контроля над работой по участию в конкурсах на электронных площадках.

ОАО «Инвестпроект» – проектный институт с более чем 30-летней историей. Основное направление деятельности – разработка проектов нового строительства, реконструкции, расширения и технического перевооружения промышленных предприятий. Филиалы института находятся в России и Казахстане.

Территориально распределенная структура создает сложности во взаимодействии, тем более четкие регламенты в компании не установлены. Председатель совета директоров работает удаленно, взаимодействует тесно лишь с юристами компании. Зачастую документы, отправленные на согласование, терялись или сроки их согласования превышали установленные нормы. Чтобы снизить влияние фактора территориального распределения и повысить прозрачность процессов, было принято решение о внедрении системы электронного документооборота DIRECTUM.

За 5 месяцев удалось полностью реализовать проект: от исследования и анализа процессов до перехода в промышленную эксплуатацию. Помимо поставленных задач, с помощью DIRECTUM установлен контроль над порядком исполнения работ сотрудниками, организован единый архив электронных документов.

Генеральный директор согласовывает документы теперь только в СЭД и подписывает их электронной подписью. Совет директоров рассматривает работу в системе как инструмент контроля над передвижением договорной документации и работой по участию в конкурсах на электронных площадках России и Казахстана.

Уже сегодня работники института отмечают:

• работать с входящей и исходящей корреспонденцией стало проще;
• документы принимаются в работу в 5 раз быстрее;
• существенно быстрее происходит согласование договоров;
• удобнее работать с конкурсной документации в части принятия решений и подготовки документов.