Цифровые HR-процессы

Кадровые процессы и документооборот — настоящие тяжеловесы с точки зрения затрачиваемых ресурсов компании. В процедуры, так или иначе связанные с персоналом, вовлечены 100% сотрудников. Все кадровые события — оформление трудовых отношений, ознакомление с внутренними приказами, организация командировок и отпусков, перевод или увольнение — сопровождаются документами.

Львиную долю ресурсоемкости HR-процессов составляют бумажные документы. Более того, именно кадровые документы в соответствии с законом должны храниться в архивах по 50-75 лет. Сегодня, когда многомиллионные сделки проходят в электронном виде, такое положение дел видится парадоксальным анахронизмом.

Перейти на электронный кадровый документооборот и автоматизировать HR-процессы — наиболее логичный шаг, который следовало сделать уже несколько лет назад. Правительство РФ явно выразило свою точку зрения на бумажный кадровый документооборот: текущее положение дел не способствует ни построению цифровой экономики, ни стратегии развития искусственного интеллекта.

Логично, что вводятся электронные трудовые и больничные, а Минтруд РФ проводит уже второй эксперимент по цифровому кадровому документообороту без дублирования на бумаге. Все хорошо помнят внезапный массовый уход на удаленную работу — он выявил все бреши в ТК РФ касательно цифрового взаимодействия работодателей и работников.

Почему кадровый документооборот нужно автоматизировать?

Частично отказаться от бумажных документов в этой сфере можно было уже давно. Сегодня HR-цифровизация видится не роскошью, а насущной необходимостью.

Преимущества очевидны:

• расходы на управление документами снижаются, а обмен информацией между работниками ускоряется;
• взаимодействие работника с компанией становится прозрачнее, проще и быстрее — заказать справку или отправить заявление на отгул через мобильное приложение выглядит куда более привлекательно, чем то же самое с ручным заполнением по образцу;
• нагрузка на отдел по работе с персоналом снижается в разы, кадровые процессы ускоряются, информация о работниках хранится структурированно и надежно. Получить нужные сведения из информационной системы для представления регуляторам куда проще и быстрее, чем с полок бумажного архива.

Самая осторожная автоматизация HR-процессов подразумевает ведение всех этапов кадровых бизнес-процессов в электронном виде, а в финале уже распечатывать и подписывать «вживую» бумажный документ. При частичном и полном варианте используются электронные подписи.

Текущей редакцией ТК РФ устанавливается письменная форма для основных кадровых документов. Термин «письменная форма» можно трактовать широко вплоть до электронного документа. И действительно, в электронном виде кадровое событие закреплено документом (не словами в воздух), и документ этот подписан (с использованием ЭП). Более того, правомерность такого подхода подтверждается судебной практикой.

Автоматизация кадровых процессов. С чего начать?

HR-цифровизацию лучше начать с перевода в электронный вид управления отпусками и командировками. Это достаточно массовые процессы, чтобы быстро заметить эффект.

При автоматизации этих процедур снижается нагрузка не только на кадровую службу, но и на бухгалтерию. Даже небольшие точечные изменения, например, автоматический учет норм длительности отпусков или проверка первого дня отпуска (чтобы не был выходным) при составлении графика значительно улучшат общую картину — системы избавляют людей от ошибок, исправлений, снижают трудозатраты.

Чтобы ускорить процессы, все кадровые заявления можно формировать и согласовывать в цифровом виде. В зависимости от готовности компании, согласованные в системе заявления можно подписывать на бумаге живой подписью или же применять электронное подписание.

Архивное хранение кадровых документов

Одна из особенностей кадровых документов — регламентированная законодательством необходимость их длительного хранения — по 50 и даже 75 лет. В случае с бумажными архивами все более-менее ясно. Работодатели арендуют/приобретают огромные помещения для хранения документации, документы могут повреждаться или теряться. Есть ли какие-то особенности длительного хранения электронных кадровых документов?

Контейнеры (стандартные ZIP-архивы) нужны для сохранения целостности документов и должны содержать не только сам ЭД в требуемом формате (PDF/A), но и всю дополнительную информацию (метаданные) по нему: электронные подписи, реквизиты и пр. в виде отдельных файлов.

Для архивного хранения электронных кадровых документов нужна специализированная архивная система, в которую из информационной системы работодателя будут передаваться контейнеры, содержащие сам документ в нужном формате и все его открепленные метаданные.

Система для автоматизации кадрового делопроизводства

Существуют разные варианты ПО для цифровизации HR-процессов и документов. Каждая компания выбирает систему индивидуально, исходя из своих потребностей. Например, если крупным работодателям выгодно автоматизировать чуть ли не все кадровые процессы и по «продвинутой» схеме, то небольшим компаниям будет достаточно автоматизировать наиболее массовые процедуры. Также роль играет ИТ-ландшафт организации — потребуется ли интеграция с другими системами и какие решения уже используют в подразделениях компании.

Какие системы бывают:

• самописные решения. Системы, разработанные для решения узких специализированных задач — контроль рабочего времени, учёт прохождения обучения сотрудниками и т.д.;
• HRM-системы как продолжение ERP-систем, которые уже используются в организации;
• HRM-системы. Специальные системы для решения задач управления персоналом и кадрового делопроизводства;
• BPM-системы для автоматизации бизнес-процессов;
• ECM-системы, с помощью которых можно не только автоматизировать HR-процессы, но и настроить электронный обмен и обеспечить структурированное хранение электронных кадровых документов.

Свой выбор конкретная компания сделает сама. А выбирать лучше уже сейчас — не дожидаясь предписаний со стороны серьезно настроенных законодателей.