КП «БСА «Лужники» строит работу вместе с DIRECTUM

Проект внедрения системы электронного документооборота стартовал в феврале 2016 года. Процессы канцелярии, договорная деятельность, работа с кадровыми документами ведутся исключительно в DIRECTUM. Мобильное решение Jazz и веб-клиент дают возможность работать даже за пределами офиса.

Казенное предприятие города Москвы «Большая спортивная арена «Лужники» (КП «БСА Лужники») специализируется на проектировании и строительстве спортивных объектов. Компания осуществляет полный спектр услуг по реализации строительных проектов: начиная от разработки архитектурной концепции и проектирования всех стадий и заканчивая организацией всех строительно-монтажных, отделочных работ и сдачей объекта в эксплуатацию. Текущий и самый грандиозный проект — это подготовка спортивных сооружений к проведению Чемпионата Мира по футболу 2018 года, в том числе реконструкция «Большой Спортивной Арены «Лужники».

В начале 2016 года КП «БСА Лужники» совместно с компанией TANAIS приступили к внедрению системы DIRECTUM. Предстояло решить главную задачу — повысить общую эффективность документооборота. Автоматизации подлежали процессы делопроизводства и договорной деятельности, а также работа с некоторыми кадровыми документами. Поэтапный постепенный переход на электронное взаимодействие дал нужный результат:

• повысилась скорость обработки документов и поручений;
• процессы согласования договоров, соглашений и актов стали более прозрачными и оперативными;
• оптимизирована работа с кадровыми документами (заявлениями на отпуск, отгул и увольнение, больничными и обходными листами);
• более прозрачно и контролируемо выстроена работа с приказами;
• упорядочены ключевые бизнес-процессы.

Например, руководитель юридического департамента теперь лично контролирует этапы прохождения важнейших договорных документов, и, если кто-то процесс тормозит, может напрямую выяснить, в чем причина задержки».   

Сотрудники КП «БСА «Лужники» часто выезжают на объекты, поэтому важно было обеспечить удобную работу вне офиса. Благодаря мобильному решению DIRECTUM Jazz и веб-клиенту системы бизнес-процессы не останавливаются, когда сотрудника нет за рабочим столом.

Проект внедрения КП «БСА «Лужники» оказался непростым: высокие требования к скорости выполнения работ, необходимость упрощения интерфейса, сложные бизнес-процессы. Но в итоге заказчик получил удобный инструмент управления бизнес-процессами в установленные сроки, а специалисты компании TANAIS — новые компетенции. 

В дальнейшем планируется разработать специальные отчеты в системе DIRECTUM, которые позволят руководству видеть полную картину по состоянию процессов согласования документов.