Крупнейший ритейлер Тюменской области теперь работает в DIRECTUM

Компания «Систем-Консалт», сертифицированный партнер DIRECTUM, завершила проект внедрения системы электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM в торговой компании Холдинга «Партнер».

Холдинг «Партнер» – один из лидеров Уральского региона в сфере строительства, производства и предоставления широкого спектра услуг. ООО «Партнер-маркет» является торговой компанией Холдинга «Партнер» и одной из крупнейших компаний Тюменского региона, которая реализует современные торговые технологии в розничной торговле. Компания объединяет три торговые марки:

●    магазины SPAR;

●    гипермаркеты «Мосмарт»;

●    магазины «Пчелка».

В связи с тем, что договорная работа является основой деятельности «Партнер-Маркет», то от эффективности работы данного процесса напрямую зависит эффективность компании в целом. По причине длительных сроков согласования было принято решение об автоматизации процесса согласования договорных документов и внедрении системы электронного документооборота. В ходе выбора системы рассматривался весь рынок СЭД, на завершающем этапе выбор производился между двумя системами – «Е1 ЕВФРАТ» и DIRECTUM. После детального изучения систем выбор был сделан в пользу DIRECTUM, так как она отвечает всем требованиям руководства:

●    индивидуально настраивается под регламент договорной работы, утвержденный в компании;

●    обладает достаточной гибкостью для организации корректной работы с многообразием видов договоров и дополнительных соглашений;

●    обеспечивает максимальную сохранность и защиту от несанкционированного доступа к информации;

●    значительно ускоряет взаимодействие сотрудников отдельных подразделений в рамках согласования договорных документов;

●    внедряется согласно четко проработанной технологии внедрения в поставленные сроки (в данном случае внедрение должно было занять не более 3-х месяцев).

Внедрение было поручено компании «Систем-Консалт», сертифицированному партнеру DIRECTUM.

Для обеспечения взаимодействия между сотрудниками различных подразделений во время согласования договорных документов разработан типовой маршрут, опирающийся на регламент согласования договоров, принятый в компании. По просьбе сотрудников юридического департамента «Партнер-маркет» (для удобства ведения реестра договоров) специалистами компании «Систем-Консалт» разработана индивидуальная регистрационная карточка договорных документов, состоящая из девяти вкладок и содержащая более 150 новых полей, причем возможность заполнения тех или иных полей напрямую зависит от вида текущего договора. Реализованы такие возможности, как отслеживание и фиксирование изменений конкретных полей в карточке договоров, быстрое открытие в отдельных окнах дополнительных соглашений различных типов (связанных с договором), приложений к договору и других необходимых документов. Для выполнения требования юридического отдела – обязательного предоставления учредительных документов контрагента при запуске договора на согласование, настроена проверка прикрепления учредительных документов при сохранении нового контрагента в справочнике «Организации» и запрет на сохранение при отсутствии данных документов. Чтобы защитить от подмены текст договора после согласования – настроена автоматическая простановка штампа «Согласовано в DIRECTUM». Для возможности удаленной работы с системой DIRECTUM выполнена настройка веб-доступа.

Проведение опытной эксплуатации показало существенное ускорение процесса согласования договорных документов. По информации от сотрудников «Партнер-маркет», ранее минимальный срок согласования договора составлял 4 дня, после внедрения системы DIRECTUM типовые договорные документы согласуются в течение 1 дня. После завершения внедрения DIRECTUM повысился уровень исполнительской дисциплины, поскольку теперь можно точно определить - у кого из согласующих находится договор. На данный момент в систему DIRECTUM заведено около 140 пользователей, треть из которых постоянно использует DIRECTUM в ежедневной работе.

Новость партнера