Ведущая фармацевтическая компания России автоматизирует процессы с Directum

Завершен проект по внедрению ECM-системы Directum в компании ОАО «ВЕРОФАРМ», одной из ведущих российских фармацевтических компаний-производителей. Основное внимание в ходе проекта было уделено автоматизации ключевых бизнес-процессов документооборота, созданию единого информационного пространства в рамках системы Directum, обеспечивающего маршрутизацию и хранение электронных документов.

На страже здоровья страны

ОАО «ВЕРОФАРМ» — российская фармацевтическая компания-производитель, известная в нашей стране и за рубежом как один из крупнейших российских производителей дженериков (аналогов известных патентованных лекарств), а также онкологических препаратов и медицинских пластырей.

Компания «ВЕРОФАРМ» была основана в 1997 году акционерами аптечной сети «36,6». В её состав входят три завода: Воронежский химико-фармацевтический завод, Белгородское предприятие по изготовлению готовых лекарственных форм и Покровский завод готовых лекарственных форм. Штат компании насчитывает более 2 000 сотрудников.

Согласно данным компании IMS, по итогам 2008 года в рейтинге «ТОП 10 производителей онкологических лекарственных средств» «ВЕРОФАРМ» заняла 4-ое место. В рейтинге производителей онкологических лекарственных средств в натуральном выражении компания сохраняет позиции лидера.

Ситуация «до»

«ВЕРОФАРМ» ведет активную деятельность по организации и проведению тендеров, однако данные процессы продолжительны по времени. Большое количество участников согласования, отсутствие установленных сроков по согласованию тендерной документации и ожиданию коммерческих предложений от поставщиков значительно усложняют работу. Отсутствие регламента по согласованию договорных документов приводит к затягиванию сроков согласования. Возникают трудности с перемещением документов между филиалами, их частыми потерями и увеличением сроков согласования. Для доступа к нормативно-справочной информации приходится обращаться к нескольким учетным системам, как следствие, часто выполняется двойная работа и записи дублируются.

Повысить эффективность бизнес-процессов руководство компании решает с помощью системы электронного документооборота. Среди всех представленных на российском рынке систем управления корпоративным контентом компания «ВЕРОФАРМ» выбирает Directum. База готовых бизнес-решений, масштабируемость, гибкость, разнообразие интерфейсов, развитые возможности интеграции с другими информационными системами в сочетании с приемлемой стоимостью — становятся основными факторами для выбора. В качестве интегратора выступает компания Акелон, генеральный партнер компании Directum.

Эффективное проведение тендеров

Для автоматизации тендерного процесса были спроектированы три типовых бизнес-процесса:

• «Подготовка и проведение тендера по выбору поставщика технологического оборудования» — наиболее сложного с точки зрения количества участников и экономически важного процесса компании, так как данный процесс связан с закупкой дорогостоящего оборудования;
• «Подготовка и проведение универсального тендера» — на заключение договора любого вида за исключением договора по приобретению технологического оборудования;
• «Согласование служебной записки» — при необходимости обоснования отсутствия тендера по заключаемому договору.

Все по полочкам

Для построения эффективной работы с бумажной документацией и повышения прозрачности делопроизводственных процессов были автоматизированы:

• рассмотрение входящих документов;
• согласование исходящих писем;
• согласование приказов и распоряжений по основной деятельности;
• согласование служебных записок.

Исследование ключевого для компании процесса по управлению договорными документами выявило его крайнюю медлительность. В том числе из-за отсутствия регламента, определяющего сроки согласования и состава необходимых сопроводительных документов, а также дублирования информации в базах данных нескольких учетных систем.

Было спроектировано и внедрено решение, включившее этапы:

1. Занесение информации по контрагенту. Основным требованием стало обязательное наличие правоустанавливающих документов контрагента при отправке проекта договора на согласование. Для выполнения этой задачи была реализована возможность добавления документов контрагента через карточку организации. В момент старта задачи на согласование выполняется проверка, связаны ли с выбранным контрагентом уставные документы.
2. Подготовка проекта договора. Была предусмотрена отправка задачи на согласование без текста договора, только с указанием запроса на разработку договора. В этом случае система автоматически направляет задание сотруднику дирекции по правовым вопросам для разработки проекта договорного документа.
   В системе созданы и поддерживаются в актуальном состоянии шаблоны договоров, используя которые, инициатор может самостоятельно подготовить текст проекта договора без привлечения сотрудника дирекции по правовым вопросам.
3. Проверка правильности заполнения карточки контрагента. В ходе проектирования было принято решение, что заводить информацию по новому контрагенту может любой сотрудник компании, в связи с этим была исключена возможность дублирования и ввода некорректной информации в систему Directum, так как данные об организации впоследствии передаются в одну из учетных систем.
4. Согласование проекта договора. Для сокращения сроков согласования договоров были установлены сроки на выполнение каждого задания. Согласование типовых договоров (созданных по «жестким» шаблонам) в системе проходит параллельно, что позволяет сократить общее время согласования документа.
5. Передача договора в учетную систему. После подписания договора происходит автоматическая передача информации по нему и контрагенту в соответствующую учетную систему.

Командировки под контролем

Целью автоматизации управления командировками являлось не только ускорение их согласования, но и повышение общего контроля над процессом, в том числе и возможность контроля и анализа эффективности проводимых командировок.

Под существующую в организации практику оформления групповых командировок была реализована возможность оформлять одну командировку на несколько сотрудников. Также были спроектированы отчеты для сбора и анализа статистических данных по завершенным командировкам:

• задолжники по отчетным документам;
• сводная таблица по затратам на командировки (с возможностью сортировки и анализа в разрезе организации, департамента, подразделения и сотрудника);
• эффективность командировок (сводная информация по результатам выполненных задач командировки).

Работа с учетными системами

Интеграция с двумя учетными системами позволила в автоматическом режиме переносить изменения организационной структуры в Directum. Связь систем производится через генерирование и чтение файлов формата XML. При импорте информации о работниках из учетных систем в Directum осуществляется автоматический поиск пользователей в Active Directory. На основе этих данных создаются пользователи с Windows-аутентификаций и производится автоматический импорт сертификатов для пользователей.

Новый подход к привычным бизнес-процессам

Все процессы по работе с входящими, исходящими, внутренними, договорными и командировочными документами сейчас полностью проходят в системе Directum, бумажные документы на согласование сотрудниками компании не принимаются.

Оптимизация процессов по работе с договорной и тендерной документацией позволила сократить время согласования документов и сделать процессы более прозрачным и контролируемым. Наличие разработанных отчетов по командировкам обеспечило высшему руководству контроль над своевременным выполнением поставленных задач.

В ходе проекта преподаватели компании Акелон обучили работе в системе порядка 100 сотрудников ОАО «ВЕРОФАРМ», ООО «Ин Веро», ООО «ЛЭНС-фарм», часть которых получили статус сертифицированных пользователей, администраторов и разработчиков.

На данный момент в системе зарегистрировано порядка 700 пользователей. До конца 2014 года к системе Directum планируется подключить три филиала «ВЕРОФАРМ». Благодаря легкой адаптации системы специалисты компании могут внедрить Directum в новых бизнес-единицах самостоятельно.

Источник: Pcweek