Магнитогорский ГИПРОМЕЗ работает в системе DIRECTUM

ОАО "Магнитогорский ГИПРОМЕЗ" - крупнейший проектный институт на Южном Урале с более чем 60-летним опытом комплексного проектирования объектов промышленного и гражданского назначения. Институт является генеральным проектировщиком ОАО "Магнитогорский металлургический комбинат" - ведущего в России металлургического предприятия. В разные годы ОАО "Магнитогорский ГИПРОМЕЗ" входил в десятку лидеров по рейтингу Госстроя России среди проектных и изыскательских организаций.

В настоящее время институт является комплексной проектной организацией, списочная численность которой составляет 976 человек.

Институт имеет сертификат Госстроя России и Госстандарта России по системе качества на базе ГОСТ Р ИСО 9001 – 2001.

Сотрудники института разрабатывают значительное количество проектов параллельно. C увеличением их количества становится сложнее быть в курсе всех подробностей по текущим проектам и помнить всю историю принятых решений по прошлым проектам. Поэтому, чтобы повысить прозрачность процессов, в т.ч. детализировать и формализовать этапность проектных работ, было принято решение об автоматизации выдачи и контроля заданий по выполнению этапов подготовительных работ по проектированию, и создания, согласования и хранения документов по проектам в электронном виде.

Начальник отдела информационных технологий с привлечением ключевых специалистов, ведущих работы по проектированию, разработали схемы электронного документооборота подготовительных работ по проектированию и провели анализ возможностей их реализации в существующих системах. Система DIRECTUM предоставляла эти возможности.

Для внедрения системы DIRECTUM была организована рабочая группа из представителей заказчика и исполнителя. За полгода сотрудничества была сделана большая работа: проведено исследование существующего документооборота, написан и согласован проект внедрения, выполнены модификации и настройка системы, проведена опытная эксплуатация.

Опыт специалистов компании DIRECTUM и наличие собственного инструментария системы позволили реализовать требования и построить работу в системе максимально эффективно и удобно для пользователей. Специально для Магнитогорского ГИПРОМЕЗа был разработан модуль "Управление проектированием". Модуль позволяет:

• отслеживать по каждому проекту состояние этапов (не начат, отклонен, в работе, выполнен);
• определять ответственных и конечных исполнителей по каждому этапу;
• посмотреть переписку по ходу выполнения;
• получить анализ загрузки сотрудников по участию в проектах;
• быстро получать подборку документов по проекту;
• и др.

В проекте внедрения кроме модификаций были описаны автоматизируемые бизнес-процессы с использованием системы DIRECTUM, выданы рекомендации по распределению функций участников документооборота, описаны оптимальные настройки системы, выданы предложения по плану-графику внедрения, разработаны проекты документов, регламентирующих документооборот организации.

Администраторы Магнитогорского ГИПРОМЕЗа прошли обучение в учебно-консультационном центре компании DIRECTUM. Основную часть настройки системы выполняли администраторы сами, следуя разработанному проекту внедрения и методикам компании DIRECTUM.

Чтобы ускорить начало работы и не потерять уже существующую в электронном виде информацию была проведена конвертация данных в справочники работников, подразделений, организаций, журналов регистрации корреспонденции из использовавшихся ранее программ.

Дальнейшую поддержку и развитие системы будут вести на предприятии своими силами, это возможно благодаря наличию у заказчика грамотных специалистов с опытом разработки программ под нужды своей организации, и горячей линии по технической поддержке в компании DIRECTUM.

На данный момент в Магнитогорском ГИПРОМЕЗе в системе DIRECTUM работают сотрудники канцелярии, секретари, начальники отделов, главные инженеры проектов. Начато поэтапное подключение рядовых сотрудников отделов. В основном работники отмечают удобство поиска и возможность оперативно получать документы. Появление системы электронного документооборота позволило пересмотреть и оптимизировать существующие процессы.

Данный проект показывает, что система DIRECTUM имеет широкие возможности адаптации для решения задач заказчика. Данный проект еще раз подтверждает возможности использования системы DIRECTUM для решения задач в отрасли проектирования.