Ювелирное дело вместе с DIRECTUM

Компания ТАНАИС – Генеральный дилер компании DIRECTUM – завершила автоматизацию бизнес-процессов в ОАО "Московский ювелирный завод" с помощью системы электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM.

Московский ювелирный завод (МЮЗ) - один из лидеров отечественного рынка драгоценностей, предлагающий клиентам широкий выбор ювелирных изделий различных видов и ценовых групп. Отслеживая тенденции на отечественных и международных выставках, специалисты завода постоянно анализируют смены направлений в отрасли, что позволяет предприятию оставаться в моде и корректировать ее течение, создавая новые оригинальные изделия и постоянно обновляя свою коллекцию. Собственная уникальная сеть розничных магазинов в Москве, Санкт-Петербурге и во многих других городах позволяет руководству предприятия быть в курсе предпочтений на рынке, предлагая своим клиентам только самую востребованную продукцию с маркой "МЮЗ".

Бизнес-культура Московского ювелирного завода складывалась на протяжении 80-ти лет, при этом предприятие остается открытым для инноваций. В начале лета 2008 года руководством завода было принято решение модернизировать существующие механизмы взаимодействия с помощью системы электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM.

Внедрение системы велось в течение лета 2008 г. Основной задачей проекта было создание электронного архива договоров и механизма контроля исполнения поручений. На первом этапе внедрения были обучены ведущие сотрудники завода и администраторы системы. На следующем этапе система была установлена на рабочие места специалистов, работающих с договорами. В ходе опытной эксплуатации был создан единый электронный архив документов предприятия на базе DIRECTUM Storage Services, а на основе функционала Базовых модулей был создан механизм контроля исполнения поручений.

В настоящее время договоры сканируются и хранятся в электронном виде. Сотрудники получили доступ к текстам документов со своего рабочего места, тогда как раньше получить информацию возможно было только в бухгалтерии. Появился поиск электронных образов договоров и их бумажных оригиналов по атрибутам карточек договоров - если сотруднику необходим оригинал документа, то теперь его можно найти по номеру полки и номеру Дела, хранящегося в архиве предприятия.

Важным фактором успешного функционирования системы на предприятии стала быстрая адаптация сотрудников к новой форме работы с документами. Все пользователи системы высоко оценили возможности DIRECTUM - поручения не забываются, их можно проконтролировать, в необходимых случаях делегировать своим подчиненным.

По завершению проекта внедрения ОАО "Московский ювелирный завод" получило многофункциональную информационную систему электронного документооборота и управления взаимодействием, объединяющую все предприятие в единую информационную среду.