Управление закупками: оптимизируем процессы с помощью ECM

Новые редакции 44-ФЗ и 223-ФЗ вводят нюансы в закупочную процедуру организаций и меняют привычные методы работы. На сентябрьском вебинаре эксперты DIRECTUM поделились опытом автоматизации закупочного процесса и рассказали, как обеспечить его прозрачность и управляемость с помощью ECM- системы.

На сегодняшний день для обеспечения прозрачности закупочной процедуры с технической стороны сделано много: созданы электронные торговые площадки (ЭТП), введены электронные подписи (ЭП) и запущена единая информационная система в сфере закупок. ECM-системы со своей стороны позволяют оптимизировать внутренние процессы компаний по организации закупок, а также подготовку и согласование всей документации.

Эксперты DIRECTUM рассмотрели на реальном примере, какие из этапов закупочной деятельности можно оптимизировать с помощью ECM-системы:

• Планирование закупок. В системах электронного документооборота создаются унифицированные справочники, куда можно заносить данные и анализировать их. Также существенно упрощается процесс согласования – используются типовые маршруты с известным списком согласующих лиц.
• Подготовка к проведению закупок и проведение закупочной процедуры. На данном этапе важную роль играет соблюдение сроков. ECM-система позволяет настроить автоматические напоминания о приближении контрольных дат и тем самым минимизировать риски срыва сроков.
• Заключение и согласование договора. Все выполняемые по документу работы отслеживаются через реестр и договорные этапы, и при необходимости принимаются соответствующие меры. (Более подробно процедура контроля исполнения договоров обсуждалась на вебинаре Practicum DIRECTUM: Полный цикл управления договорами).

В ходе вебинара у участников возникли интересные вопросы. Например, можно ли при согласовании конкурентного листа согласовать (подписать ЭП) не сам документ, а одну из его строк? Возможно ли ускорить процесс размещения первичных бухгалтерских документов на портале? Ответы вы узнаете из вебинара «Practicum DIRECTUM: Идеальное управление закупками – миф или реальность».