Автоматизация бизнес-процессов. Какую систему выбрать?

Когда возникает задача автоматизировать бизнес-процессы предприятия, неизбежны сомнения, какое решение выбрать – ECM (систему управления контентом), BPM (систему управления бизнес-процессами) или иной класс систем. Но управление процессами неотделимо от создания контента, поэтому грань между возможностями продуктов часто очень тонкая.

Каждое ИТ-решение на рынке по мере развития охватывает функциональные возможности соседних классов систем. Особо тонкая грань между ECM- и BPM-продуктами. Производители BPM заявляют, что в их продуктах предусмотрены ECM-модули – то есть решаются задачи по управлению контентом. В то же время производители ECM предлагают встроенный инструмент, который закрывает потребности управления бизнес-процессами компании.

Неудивительно, почему у многих заказчиков выбор программы автоматизации бизнес-процессов вызывает сложности. Разберемся, что действительно имеет значение?

Управление изменениями в автоматизированных бизнес-процессах

Правила, регламенты и функциональные роли часто меняются, поэтому просто автоматизировать бизнес-процесс недостаточно, нужно управлять изменениями – и это непрерывная работа.

Автоматизация бизнес-процессов начинается с аналитики и описания существующей структуры. Проектирование новой схемы взаимодействия с помощью инструментов моделирования позволяет схематично представить все этапы и предусмотреть возможные «узкие места» в типовых маршрутах.

DirectumRX уже в базовой поставке содержит основной набор возможностей, характерный для систем автоматизации бизнес-процессов. Схема маршрута, как конструктор, собирается из отдельных блоков с помощью удобного графического редактора. Её можно последовательно отладить и быстро скорректировать.

Цель составления схемы – максимальная типизация рабочих маршрутов с контролем каждого шага и задачи. Разные инструменты используют различные виды схем, но их общая цель – определить, по какому принципу должна выполняться каждая задача, шаг за шагом проработать все возможные ситуации.

Исполнение и наполнение процесса

В ходе процесса всегда создается какой-либо контент: документ, запись справочника, распоряжение или служебная записка и т.д. При этом контент может появиться как на старте исполнения, так и в конце – оформление заявления, выдача справки и т.п.

Процесс и контент неразрывны, поэтому программа автоматизации бизнес-процессов должна иметь инструменты комфортной работы с контентом:

• с документами и архивом;
• возможность создания структуры папок;
• простой и быстрый поиск;
• правильные маршруты движения документов и т.д.

Нужно учитывать, что пользователи не всегда совершают действия только в рамках заданных процессов. Без возможности быстро обратиться к нужной информации, которая хранится в системе, решение вряд ли можно назвать полноценным и удобным.

Как контролировать и анализировать автоматизированные бизнес-процессы?

Отслеживать ход исполнения процессов и этапов работ можно, если в системе развит механизм workflow. Каждый бизнес-процесс – это задача в системе от сотрудника-инициатора одному или нескольким исполнителям. У каждой задачи существует свой срок, последовательность действий и обязательные участники.

Руководителям доступны общие отчеты по объемам задач, исполнительской дисциплине подразделений или отдельных сотрудников. Благодаря комплексной картине легко выявить слабые места – лишние участники, длительные сроки на незначительные действия и т.п.

Так, какую программу автоматизации бизнес-процессов предприятия выбрать?

Чтобы информация попадала в нужное время и в правильные руки, необходимо решение, которое сможет совместить функции традиционного управления контентом (быстрый поиск, конфиденциальность и надлежащее хранение информации и т.д.) и управления процессами компании.

Функциональность ECM-систем и BPM должна работать в связке, благодаря чему:

1. Исключаются ошибки из-за человеческого фактора.
2. Увеличивается прозрачность бизнес-процессов.
3. Повышается эффективность работы за счет сокращения времени на выполнение задач.
4. Легко устраняются проблемные места.
5. Соблюдаются правила хранения документов.
6. Возможность самостоятельного проектирования процессов.

Разница между функциональными возможностями современных ECM- и BPM-систем минимальна. Заказчикам нужны комплексные решения для автоматизации бизнес-процессов и управления контентом, и производители стремятся предоставить им такие возможности.

Выбирая решение, стоит отталкиваться от задач бизнеса. В ECM-системах наилучшим образом реализованы процессы, связанные с контролем исполнения задач, созданием и обработкой большого количества контента:

• управление договорами;
• делопроизводство;
• управление проектами;
• кадровые процессы.

В свою очередь, модули автоматизации бизнес-процессов или отдельные BPM-системы идеально справляются со сложными многоступенчатыми процессами, в которых есть множество условий и разветвлений. Кроме того, большая часть ECM и BPM-систем подразумевает возможность интеграции со сторонними сервисами для расширения функциональности.