С заботой о сотрудниках — внедрение Directum HR Pro в компании ESTEL

Цели и задачи

Чтобы сократить временные и финансовые затраты на отправку и получение трудовых документов, в компании ESTEL решили настроить КЭДО на базе импортонезависимой системы для цифровизации кадровых процессов и документов Directum HR Pro.

В результате проекта планировалось:

• перевести в электронный вид ключевые кадровые документы;
• реализовать в цифровом формате оформление отпуска, работу с заявлениями на материальную помощь и об изменении персональных данных, а также ознакомление с ЛНА и другими документами, например, с уведомлениями о вакцинации или документами на работу в выходной день;
• организовать для сотрудников работу через личный кабинет;
• настроить интеграцию и возможность отслеживать подписание документов из 1С:ЗУП

Решение

Проект стартовал в мае 2022 года, уже спустя 3 месяца систему передали в промышленную эксплуатацию. На каждом этапе вендор оказывал ESTEL всестороннюю поддержку.

Глубокий аудит внутренних процессов помог верно расставить приоритеты проекта. Совместно с рабочей группой со стороны HR-отдела команда сформулировала детальные требования и распланировала конкретные шаги.

На этапе технической и организационной подготовки разворачивали серверы, производили установку ПО, а также создавали внутреннюю нормативную документацию, регламентирующую процесс КЭДО. В ESTEL заранее проинформировали сотрудников о том, что компания будет переходить на кадровый электронный документооборот.

Адаптация системы включала работы по интеграции Directum HR Pro с 1С:ЗУП, импорту структуры, настройке видов документов и шаблонов, маршрутов согласования. Этот этап плавно перетек в тестовую эксплуатацию, когда проверяли работоспособность системы, создавали инструкции для пользователей, а также проводили обучение HR-специалистов.

Опытную эксплуатацию стартовали с нескольких наиболее лояльных подразделений. Сегодня компания тиражирует систему Directum HR Pro на дочерние юридические лица.

Результаты

Предварительные подсчеты трудоемкости подтверждают эффективность проекта: время на подписание документов сократилось с 4-х часов до 30 минут, благодаря чему компания экономит порядка 7200 человеко-часов в год.

В ESTEL в цифру перевели основной массив кадровых документов:

• заявления и приказы о предоставлении или переносе отпуска;
• заявления и приказы на работу в выходной день;
• заявления на изменение персональных данных;
• заявления об оказании материальной поддержки;
• локально-нормативную документацию (в т.ч. документы по охране труда);
• приказы о командировке;
• должностные инструкции;
• договоры дарения денежных средств;
• уведомления (например, о вакцинации);
• прочие заявления (например, на отправку трудовой книжки).

Цифровизация охватила 1200 пользователей, каждому из которых больше не нужно приходить в отдел персонала для того, чтобы оформить тот или иной документ, — всё легко сделать через личный кабинет (ЛК) с мобильного телефона. Также не придется искать руководителя, чтобы подписать у него заявление, — оно приходит ему на согласование автоматически по преднастроенному в системе маршруту и затем так же автоматически попадает в отдел персонала для оформления кадрового события. Весь процесс можно отследить самостоятельно в ЛК.

Отправка заявления на отпуск в личном кабинете

Таким же образом оптимизирована работа с другими документами, например, с уведомлением о вакцинации или договором дарения денежных средств. Сотрудники отдела персонала теперь не распечатывают бумажные экземпляры и не разыскивают по офису работников, чтобы те поставили свою подпись, — всё происходит в электронном виде с возможностью мониторинга статуса документа на любом этапе.

В результате проекта:

• документы поступают оперативно, все этапы работы с ними легко отследить;
• сократились издержки на пересылку документов;
• упростилась работа HR-специалиста;
• ускорилось подписание кадровых документов, их статус легко проверить как из 1С:ЗУП, так и непосредственно в Directum HR Pro;
• архивирование документов происходит автоматически и не требует участия человека.

По итогам внедрения системы Directum HR Pro в ESTEL исключено большинство этапов рутинной ручной работы кадровых специалистов, а HR-процессы ускорились в 6 раз.

Изменения затронули основную массу сотрудников. В компании изначально решили отказаться от директивного подхода по внедрению КЭДО. Сомнения тех, кто настороженно отнесся к нововведениям или не имел достаточных навыков использования гаджетов, снимали на индивидуальных консультациях.

На этапе подключения производственного отела команда проекта разработала систему «наставничества»: присоединяясь к КЭДО, каждый работник мог обратиться с вопросами по использованию системы к Наставникам (штатные специалисты компании), которые уже прошли обучение по работе в Directum HR Pro. Выбранный подход отразился на сотрудниках — они более охотно и быстро подключались к КЭДО. В результате не только снизили нагрузку на HR-отдел и самих работников, но и в более короткие сроки получили 100%-ное подключение производственного отдела.

Планы

Цифровизация в ESTEL продолжается. Взят курс на дальнейшее развитие системы: добавление базовых модулей Directum RX для управления делопроизводством и договорами, а также подключение решения для планирования отпусков.

 

«Итоги оправдали наши ожидания — изначально к проекту мы приступали, предполагая, что снизятся издержки на доставку документов, уменьшится время на их подготовку и согласование. Надеюсь, в дальнейшем для компании ESTEL этот проект станет мощным импульсом к развитию и цифровой трансформации других бизнес-процессов».

Анастасия Промская руководитель проекта, компания ESTEL