С Directum 5 на Directum RX — новый этап цифровизации в Группе «Эталон»

Группа «Эталон» — одна из крупнейших корпораций в сфере девелопмента и строительства в России. За 35 лет работы компания ввела в эксплуатацию 8,6 миллионов квадратных метров недвижимости.

Подробнее

Предпосылки проекта

Решения Directum используются в Группе «Эталон» с 2006 года. На первом этапе компания организовала в Directum 5 общий документооборот и договорную работу, затем тиражировала систему на другие задачи. Развитием и поддержкой занималась собственная команда аналитиков и разработчиков.

За годы использования Directum 5 была глубоко кастомизирована и охватила широкий пул процессов.

Задачи и интеграции Directum 5 в Группе «Эталон»

Ежедневно в системе создавалось около 2,5 тыс. документов и 2 тыс. задач. Directum 5 была интегрирована с девятью программными продуктами, среди которых как общеизвестные системы, например, 1C, Jira, Контур.Фокус, так и специализированные решения, нужные заказчику для работ по продаже и приемке квартир, взаимодействия с дольщиками и т.д.

Цели и задачи

Постепенно в компании оформилась потребность в миграции на импортонезависимое ПО. Учитывая большой опыт в Directum 5, кардинальная замена программного продукта не рассматривалась. Оптимальным вариантом стал переезд на новое поколение платформы Directum — интеллектуальную ECM/PBM-систему из реестра отечественного ПО Directum RX.

Подрядчиком на проекте выступила компания Avis Expert, сертифицированный партнер Directum.

Все работы разделили на два крупных этапа. Основные задачи первого:

• перенести в Directum RX делопроизводство, работу с дольщиками, управление заявками в ИТ-отдел;
• настроить основные интеграции с другими системами, включая разработку новых связей;
• организовать работу сотрудников через мобильное приложение Directum Jazz.

На первой стадии массовую миграцию исторических данных решили не проводить. Основные справочники планировали перенести через интеграции с другими системами и точечное ручное перемещение необходимых документов из Directum 5.

Решение

Подготовка к переходу на Directum RX

Команда внедрения проанализировала текущие бизнес-процессы в Directum 5 и сформировала требования к функциональности новой системы по каждому блоку задач. Разработка велась одновременно специалистами заказчика и Avis Expert.

Новая функциональность проходила тестирование на стороне заказчика. Благодаря этому он был вовлечен во все этапы работы.

Выход в продуктив

В декабре 2022 года установили продуктивный контур системы. Так как архитектура должна была отвечать высоким требованиям отказоустойчивости и масштабируемости, конфигурация проектировалась с учетом всех рекомендаций вендора.

Архитектура системы Directum RX в Группе «Эталон»

В январе 2023 года конфигурацию перенесли с тестового в продуктивный контур. Делопроизводителей клиента обучили работе в новой системе.

В феврале начали пошагово подключать юридических лиц к Directum RX. При этом стратегия поэтапного перевода была выбрана именно заказчиком, чтобы опробовать новую систему не сразу на всех пользователях, а на небольших группах, а также снять нагрузку со службы поддержки.

Настройка ключевых бизнес-процессов

Directum RX в Группе «Эталон»

Для решения конкретных задач, типичных для заказчика, команда внедрения разработала специальные возможности внутри системы.

Инвестиционно-строительные проекты

В Directum RX компания хранит информацию о проектах и объектах строительства, помещениях на продажу, разрешениях на строительство и ввод объектов в эксплуатацию.

Проекты и объекты строительства затем выгружаются в систему «Инвест», а из нее поступает информация о дольщиках, их клиентских договорах и купленных помещениях. Эти сведения затем используются при продажах, отправке почты и массовых рассылок.

Архив департамента продаж

В системе организованно хранятся клиентские договоры и документы (доп. соглашения, приложения и пр.), заявки в архив, акты осмотра и приемки квартир покупателями.

Для заявок на сдачу в архив разработали удобный алгоритм, который позволяет создать в системе карточки передаваемых на хранение бумажных экземпляров и связать их с существующими документами:

• сотрудник заполняет табличную часть карточки данными о бумажных документах;
• в один клик запускает печать наклеек со штрихкодами;
• приклеивает штрихкоды на бумажные экземпляры.

Карточка заявки на сдачу документа в архив в Directum RX

Почтовые отправления

Для упрощения работы делопроизводителей по учету, рассылке и получению почты в Directum RX разработан новый справочник. В нём можно быстро создать отправление, связать его с исходящим письмом и распечатать конверт, опись или уведомление.

Массовые рассылки

Чтобы автоматически сформировать исходящее письмо в адрес собственников жилых помещений в строящихся домах, делопроизводителю достаточно выбрать необходимый объект строительства и указать один из преднастроенных типов рассылки. Количество формируемых писем может достигать нескольких сотен экземпляров, каждый из которых заполняется по более чем 35 параметрам.

Дополнительная возможность автоматической отправки массовых рассылок по электронной почте максимально снизила нагрузку на делопроизводителей.

Карточка заявки на массовую рассылку в Directum RX

Локальные нормативные акты

Решение помогает оформлять, отправлять на согласование и вести реестр внутренних регламентов в Directum RX.

Обложка модуля «Локальные нормативные акты» в Directum RX

Результаты

Все задачи первого этапа успешно решены:

1. В Directum RX перевели все процессы делопроизводства, а также ряд других, не относящихся к канцелярии.
2. В электронном виде организовали работу с дольщиками, хранение клиентских договоров, актов сдачи/приемки квартир.
3. Запустили согласование документов через мобильное приложение Directum Jazz.
4. Выстроили интеграцию с десятью информационными системами.
5. Оптимизировали бизнес-процессы и функциональность системы с учетом опыта, накопленного за годы использования предыдущего поколения платформы.

Пользователи отметили современный интуитивно понятный интерфейс системы и удобство работы через браузер. ИТ-специалисты оценили отдельную среду разработки, в которой могут работать несколько человек одновременно.

Улучшились возможности поиска: сотрудники «Эталон» часто ищут информацию по одним и тем же параметрам. Гибкий поиск внутри Directum RX позволяет задать критерии и закрепить их у себя на постоянной основе. В следующий раз, выполняя похожий поиск, не придется повторно формировать запрос.

Планы по развитию

Цифровая трансформация в Группе «Эталон» продолжается. На втором этапе проекта предполагается:

• перенести оставшиеся процессы и необходимые данные из Directum 5 в Directum RX;
• внедрить финансовый архив и кадровый ЭДО;
• настроить интеграцию с сервисами обмена.

Исполнитель

Компания Avis Expert  — сертифицированный партнер Directum, специализируется на внедрении систем электронного документооборота, потокового ввода документов и данных, а также систем автоматизации бизнес-процессов (BPM). Сотрудниками компании реализовано более 100 проектов на платформе Directum.