Экологичный документооборот: производитель «ФрутоНяни» предпочитает ЭДО

АО «ПРОГРЕСС» (бренды «ФрутоНяня», «ФрутоKids», «Малышам» и «Липецкий бювет») — лидер на рынке детского питания в России^[1].

Подробнее

Цели проекта

В компании уже много лет организован внутренний электронный документооборот (ЭДО), но прежняя система устарела и перестала удовлетворять потребностям организации в полной мере. Поэтому с 2020 года «ПРОГРЕСС» использует для управления бизнес-процессами и документами Directum RX.

При внедрении нового продукта компания планировала:

• организовать электронный архив для удобного хранения документов;
• перейти на кадровый ЭДО;
• повысить скорость и прозрачность корпоративных процессов;
• улучшить качество сервиса для клиентов и сотрудников.

Главное, к чему стремится «ПРОГРЕСС» в части цифровизации, — быстрый доступ к актуальной и достоверной информации с минимальными трудозатратами и наибольшей эффективностью.

Решение

Функциональность коробочной версии Directum RX закрыла 80% задач. Кастомизировать пришлось только функции, связанные с форматами входящих документов: их ориентацию, вид, соответствие корпоративному стилю.

Около 85% внутреннего документооборота ведется в электронном виде: доверенности, заявки на закупку, приказы, распоряжения, входящие и исходящие письма, регламенты и пр. Для каждого типа есть определенный готовый шаблон. Нужно просто заполнить карточку — документ сформируется в соответствии со стандартами компании.

Сегодня в системе работают 600 пользователей:

• регистрируют входящие и исходящие письма;
• подписывают соглашения и договоры;
• управляют кадровыми процессами;
• проводят тендерные процедуры по внутреннему регламенту (от заявок до протокола);
• ведут внутренний документооборот и обмен с контрагентами;
• регистрируют и хранят финансовые документы.

Сотрудники могут использовать систему удаленно через веб-интерфейс или мобильное приложение, это позволяет оперативно согласовывать документы даже со смартфонов.

Подписание соглашений и их хранение

Directum RX выстраивает иерархии связи документов, поэтому информацию по типу и подписанту можно просматривать в электронной карточке. Благодаря маркировке штрихкодами поиск занимает несколько секунд.

В электронном архиве документы хранятся с обеспечением юридической значимости. Электронные подписи (ЭП) гарантируют подлинность и исключают ручное визирование, как это было ранее. В Directum RX можно использовать разные виды подписей: квалифицированные и неквалифицированные. Сертификаты ЭП обновляются в системе раз в год.

 

«Юридически значимый электронный документооборот (ЮЗЭДО) стал для нас важным нововведением. Могу отметить, что во многих организациях сейчас согласование и подписание документов происходит отдельно друг от друга. Мы же используем защищенные электронные подписи, у нас есть собственный корпоративный центр регистрации.

Система Directum RX хранит сертификаты подписей столько, сколько это необходимо по закону для каждого типа документа. Вообще ЮЗЭДО сейчас намного быстрее и дешевле, чем бумажное подписание. А для нас скорость принятия решения играет ключевую роль. От этого зависит результат переговоров, коммуникация с партнерами и в целом эффективность взаимодействия».

Алексей Бердин руководитель департамента ИТ АО «ПРОГРЕСС»

HR-процессы

Проект помог перенести в электронный вид кадровые документы, которые по законодательству РФ можно хранить и подписывать в цифре.

Прежняя СЭД не была интегрирована с системой кадрового учета и внутренним корпоративным порталом на SharePoint. Кадровый документооборот в «ПРОГРЕСС» был полностью на бумаге. Поэтому для перехода на КЭДО компания выбрала Directum HR Pro. Запуск проекта начался в первом квартале 2023 года.

Специалисты отдела кадров формируют в системе план-график отпусков, а сотрудники могут в личном кабинете на мобильных устройствах:

• подписывать заявления;
• оперативно изменять и переносить отпуска;
• согласовать уведомления об отзыве из отпуска;
• просматривать информацию об оставшихся отпусках.

Кроме того, в личном кабинете сотрудники могут просматривать информацию по заработной плате. Данные за 3 года отображаются в наглядном виде.

Перечень расчетных листов сотрудника

Отображение расчетного листа сотрудника в системе

В системе согласуются служебные задания на командировки и поездки, что заметно ускоряет рабочие процессы. Отдел кадров избавился от части рутинных задач по работе с бумажными документами и планирует дальнейшую цифровизацию.

В результате перехода на кадровый ЭДО и организации личного кабинета:

• сотрудники работают в комфортной информационной среде;
• процессы стали прозрачными;
• отдел кадров и работники имеют доступ к данным в любое время.

Чтобы не переносить вручную из учетной системы данные по организационной структуре, заработной плате, планируемым отпускам и количеству резервных дней отпуска, была настроена интеграция с SAP HCM. Теперь обмен данными происходит в автоматическом режиме. Также эта информация отражается и в личном кабинете сотрудника.

 

«От бумажного документооборота в HR-процессах полностью уйти пока невозможно. Это связано законодательством РФ. Но те документы, которые разрешено вести в цифровом формате мы постепенно вводим в оборот».

Алексей Бердин руководитель департамента ИТ АО «ПРОГРЕСС»

ЭДО с контрагентами

Directum RX выступает единой точкой входа для всех типовых документов. Обмен с контрагентами, согласование и подписание осуществляются прямо в системе за счет интеграции с Контур.Диадок. Из всех файлов, попадающих через сервис обмена, автоматически извлекаются данные и заносятся в электронную карточку. Благодаря этому можно отслеживать статусы подписания и связи документов в Directum RX.

Интеграция Directum RX с Контур.Диадок

 

«Около 80% документов от контрагентов автоматически загружаются в систему и уходят на согласование по настроенным маршрутам. В планах — максимально приблизится к отметке в 100% и существенно сэкономить время, бумагу и трудозатраты сотрудников».

Алексей Бердин руководитель департамента ИТ АО «ПРОГРЕСС»

Результаты

1. На 30% ускорились обработка и согласование документов.
2. Уменьшилось время на поиск нужной информации.
3. Появилась полная уверенность в легитимности операций.
4. Повысилась прослеживаемость сроков выполнения задач и ответственность исполнителей.
5. Сократились расходы на пересылку и обработку бумажных документов.
6. Компания стала более экологичной с точки зрения разумного потребления бумаги и пластиковых файлов.

Проект отмечен дипломом за комплексный подход к цифровизации на конкурсе Directum Awards 2023.

 

«Для „ПРОГРЕССа“ важно не просто согласование документов, а комплексная цифровизация процессов. У нас много обязательств перед контролирующими органами, поэтому работа с документацией и передача данных для проверки должны быть четко выстроены. Мы уже ускорили обработку первичных документов на 30%. В будущем планируем улучшить эти и другие показатели».

Алексей Бердин руководитель департамента ИТ АО «ПРОГРЕСС»

^[1] По данным проведенного ООО «РОМИР МОНИТОРИНГ СТАНДАРТ» исследования с использованием SCIF (Shopper-Centric Information Flow) Panel, за период с июля 2019 года по декабрь 2019 года, АО «ПРОГРЕСС» в категории Детское питание имеет наибольшую аудиторию среди всех покупателей категории Детского питания за период с июля 2019 года по декабрь 2019 года, проживающих в городской России с населением свыше 10 тыс. чел.