Directum RX в компании Bonduelle. Экологичный документооборот в зеленом офисе

Предпосылки и задачи проекта

Последние несколько лет компания активно развивалась. С приобретением нового завода увеличилось количество сотрудников. Выросла операционная нагрузка на бизнес, а вместе с ней — объем документов. Громоздкий документооборот тормозил работу департаментов. Появилась необходимость во внедрении специальной программы для хранения, согласования, подписания электронных документов как внутри компании, так и с внешними контрагентами.

Системой для управления большим потоком документов была выбрана платформа Directum RX, а интегратором — компания TANAiS. За 6 месяцев удалось провести анализ и сформировать полное техническое задание, внедрить и настроить систему Directum RX, а также организовать обучение сотрудников для эффективной работы в системе.

Проект решал три главных задачи:

• сократить бумажный документооборот;
• уменьшить время согласования и передачи документов внутри компании и с внешними контрагентами;
• упорядочить движение внутренней документации.

Создание цифрового офиса с Directum RX

Проект стартовал в конце 2020 года. Уже через полгода удалось цифровизировать несколько больших блоков:

• весь жизненный цикл управления договорами — от создания до подписания;
• внутренний и межкорпоративный документооборот;
• финансовый архив;
• автоматическую проверку контрагентов.

Работа из любой точки мира

Система Directum RX развернута в облаке, поэтому с документами и задачами можно работать не только в офисе, но и удаленно. Для доступа к системе 24/7 у сотрудников также есть мобильное приложение Directum Jazz.

Тема удаленной работы стала актуальна в последнее время, когда компания развивалась в разных регионах, появилась необходимость передавать документы между бизнес-юнитами без пересылки по почте. Кроме того, в период пандемии многие сотрудники работали удаленно: облачная система позволяет им подключаться отовсюду, где есть интернет.

Формирование управленческих отчетов

До внедрения системы управления процессами и документами в компании не велся учет документов. Например, не было возможности быстро узнать, сколько договоров заключает компания в год или сколько документов проходит по одному контрагенту.

Сейчас можно легко получить не только сведения о количестве документов, но и такие показатели, как нагрузка на отдельного сотрудника, что помогает менеджерам управлять потоком документов и загрузкой персонала.

Создание финансового архива

Ранее документы в компании сканировались и хранились на локальных дисках, как следствие, возникали проблемы с их поиском и отслеживанием. Одной из главных задач в рамках проекта стало создание единого расчетного центра, куда отправляются финансовые документы по пяти юридическим лицам Группы компаний Bonduelle на территории России и Казахстана.

Сегодня в электронном финансовом архиве хранятся все первичные учетные документы, в том числе договоры, счета, акты выполненных работ, товарно-сопроводительные документы. Идет обработка и хранение документов, которые не являются классическими ПУД: инвентаризационные описи, акты списания, выписки из банков.

Бухгалтерские документы в компании разделяются по потокам (поставщики, ТМЦ, основные средства и т.д.) и по юридическим лицам. Чтобы быстро найти документы в системе, специалист может создавать:

• папки поиска. Работая с поиском по нужным критериям, сотрудники быстро находят любой документ не только в едином архиве, но и в своей папке, что вдвойне облегчает их работу;
  

  
  Пример создания кастомной папки пользователя

• реестры документов. Реестр формируется в нужном формате по параметрам поиска, также можно выгрузить перечень этих документов;
• архивы для отправки третьим лицам. Например, для представления по запросу в налоговую службу создается архив в специализированном формате xml.

Межкорпоративный документооборот

Реализован обмен электронными документами с внешними контрагентами через API с системой Контур.Диадок. Специальная бесшовная интеграция позволяет выгружать документы в обе стороны: из Directum RX в Диадок и обратно. Теперь пользователям не приходится совершать двойные действия в системах.

Результаты проекта

Благодаря внедрению Directum RX в компании Bonduelle:

• оптимизировано взаимодействие с контрагентами;
• снизились затраты на бумагу и пересылку документов;
• уменьшилось количество рутинной работы, сотрудники могут выделить больше времени на производственные задачи и развитие;
• появилась возможность полноценной удаленной работы с помощью веб-доступа к системе и мобильного приложения.

70% опрошенных сотрудников удовлетворены системой. Пользователи отмечают возможность быстро находить нужные документы: например, можно найти не только сам договор, но и связанные с ним документы.

«Мы гордимся своим опытом внедрения системы Directum RX. Всего за 6 месяцев нам удалось сформировать полное ТЗ, провести адаптацию системы и внедрение. Получилось реализовать все согласно плану, без задержек и проблем. Довольно быстро смогли обучить более 100 сотрудников, которые задействованы в процессах внутреннего и внешнего документооборота. Сейчас в системе Directum RX работает каждый 3-й сотрудник. Надеемся, что с помощью Directum RX и TANAiS мы продолжим развитие нашего цифрового офиса».

Мария Шкаева директор по правовым вопросам Bonduelle, лидер проекта по автоматизации бизнес-процессов

Исполнитель

Танаис — сертифицированный партнер компании Directum. Более 20 лет компания TANAiS является интегратором передовых российских информационных технологий, интернет-решений, экспертом в сфере автоматизации и консалтинга ИТ-решений, внедрения и сопровождения. Специализируется на автоматизации бизнеса, системной интеграции и интернет-решениях.