Цифровая трансформация технологической компании

Результаты проектов ПАО «Сургутнефтегаз» показывают существенное влияние ЕСМ-системы Directum и ИТ-решений на бизнес-показатели
Перед началом проекта компания ПАО «Сургутнефтегаз» имела большое стратегическое преимущество в виде освоенных технологий, сильной ИТ-команды. Именно опыт помог сформулировать принципы и условия успешного проведения проекта.

Рост компании, развитие основного производства, расширение географии и технологии управления документами приводят к ежегодному увеличению объемов управленческой документации на 5-7%.

Эти факторы не должны стать узким местом компании. Поэтому сокращение издержек, оптимизация и ускорение основных и вспомогательных процессов производства являются важной потребностью в части управления документами.

О компании

ПАО «Сургутнефтегаз» — одна из крупнейших частных вертикально интегрированных нефтяных компаний России. Направления деятельности: поиск, разведка и добыча углеводородного сырья, строительство объектов инфраструктуры, переработка и транспортировка нефти и газа, сбыт нефтепродуктов.

99.3%
уровень использования
попутного нефтяного газа
22%
поисково-разведочного
бурения в России
17%
объема эксплуатационного
бурения в России
11%
объема добычи нефти
в России

Планомерные и энергичные шаги по автоматизации управленческого документооборота велись давно, но, учитывая масштабы компании, процесс этот шел эволюционно. Первая автоматизация началась в 1996 году с внедрения программы простого учета бумажных документов на уровне аппарата управления. Затем была внедрена система электронного документооборота, которая позволила перейти на электронные журналы регистрации, единую номенклатуру дел, однократную регистрацию документов и обеспечить контроль на верхнем уровне руководством компании и СП. А с января 2014 года компания приступила к новому витку развития, и сегодня успешно используем систему Directum.

Уникальность проекта состоит в том, что предыдущую систему мы одномоментно меняли на новую, сохранив при этом всю информацию о движении документов и поручений. Учитывая масштабность задачи, около 11 миллионов документов и 14 миллионов поручений, было решено организовать почасовой мониторинг всего процесса миграции, которая выполнялась около 7 дней. Весь руководящий состав и ведущие ИТ-специалисты работали посменно в режиме 24 часа в сутки.
Игорь Вагин, заместитель начальника управления ПУ «СургутАСУнефть»
Охват пользователей
420
Охват процессов
Организационно-распорядительный документооборот: только регистрация
 
Показатели
Только бумажные документы

Выбор системы: ключевые требования

Для соблюдения единых принципов управления документами корпоративная система должна обеспечивать:

  • интеграцию с единой информационной системой ПАО «Сургутнефтегаз»
  • автоматизацию полного цикла обработки любого вида документа — от его создания до уничтожения
  • поддержку документооборота сквозных процессов компании, которые могут протекать в различных информационных системах
  • централизованное хранение документов, формирующихся в различных системах

Условия успешного внедрения

1. Охват.
Технологии и инструменты работы с документами должны быть доступны всем пользователям компании.
2. Поступательное движение в сторону электронного документооборота.
Несмотря на электронные тенденции, существуют внешние и внутренние факторы, которые требуют постепенного внедрения технологий и поддержки бумажного документооборота.
3. Баланс технологий.
Требуется золотая середина между сложностью технических решений и функциональной простотой.
4. Адаптация пользователей.
Важно проводить тематические конференции для пользователей, готовить видеоинструкции, различные рассылки с напоминаниями и советами по работе в системе.

Сложность проекта по внедрению Directum была обусловлена также и необходимостью встраивания СУД в единую информационную систему Сургутнефтегаза, в которую на момент начала проекта в 2012 году входило порядка 120 различных систем с разработанными на их базе1200 ИТ-решениями и реализованными 170 интеграционными сценариями по передаче данных.

Интеграция Directum в единую информационную систему

У любого крупного промышленного предприятия особое место в ИТ-инфраструктуре занимают системы класса ERP. Интеграция Directum с автоматизированными системами управления производственными, финансовыми, кадровыми процессами в рамках ЕИС ПАО «Сургутнефтегаз» обеспечила реальное снижение затрат и рисков расхождений при работе с документами.

В нашей компании переплетаются сотни бизнес-процессов, немалая часть которых автоматизирована.
Нам необходимо было построить управление документами через ЕСМ-систему таким образом, чтобы обеспечить единые принципы обработки документов по различным направлениям деятельности, создать единое информационное поле с другими крупными системами компании, централизованно управлять изменениями программного обеспечения, справочными данными, полномочиями пользователей.
Алексей Ардамин, заместитель начальника управления делами ПАО «Сургутнефтегаз» по нормативному обеспечению и автоматизации процессов управления документами, руководитель проекта внедрения от заказчика

Количество реализованных интеграционных решений, их оказалось более 10, уникально для систем ECM-класса и ранее не имело аналогов.

Интеграция Directum с техническими системами мониторинга инфраструктуры и системами поддержки пользователей обеспечила бесперебойную работу большого числа единовременно работающих пользователей, а также гарантировала успешное выполнение автоматизированных бизнес-процессов.

Благодаря интеграции Directum в ЕИС компании решены важные задачи:

В любой момент времени информация о работниках компании актуальна и доступна.
Поддерживать в актуальном состоянии информацию о сотнях тысяч работников и организационной структуре компании — первоочередная задача, так как ни один процесс управления документами не может выполнятся без ее использования. Актуальная организационная структура и данные по работникам позволяют регулировать правильность назначения прав доступа на документы. В режиме реального времени из системы управления персональными данными SAP HR в систему Directum синхронизируется подробная информация о персонале и рабочем расписании.
Управление полномочиями пользователей осуществляется централизованно и максимально автоматизировано.
Ведение полномочий пользователей системы Directum организовано через систему SAP IdM. Логические объекты SAP IdM в системе электронного документооборота представляют собой группу пользователей с определенными правами доступа на папки организационных единиц, общие документы, определенные отчеты и сценарии, устанавливается фильтрация на справочники. Назначение полномочий пользователям в системе осуществляется в автоматическом режиме в зависимости от роли пользователя — делопроизводитель, пользователь, руководитель и в зависимости от организационного присвоения.
Бесперебойная работа системы в режиме 24/7.
Архитектура системы Directum построена таким образом, чтобы оптимально распределить нагрузку. Поэтому службы системы, а их в ПАО «Сургутнефтегаз» порядка 30, установлены на более чем 30 серверах. В режиме реального времени ведется мониторинг состояния компонент системы в Microsoft System Center Operations Manager (SCOM). Уведомления об опасных и критичных значениях работы клиентского программного обеспечения показателей автоматически днем и ночью направляются ответственным работникам. Всего через SCOM ежеминутно выполняется мониторинг порядка 100 показателей работоспособности системы.
Независимый 3-уровневый ИТ-ландшафт из среды разработки, тестирования и рабочей среды обеспечивает исполнение этапов техпроцесса поддержки и постоянного развития системы.
Еще на начальной стадии работ специалисты Directum провели сайзинг, определив плановые показатели нагрузки и требования к аппаратной части. Перед запуском системы в опытно-промышленную эксплуатацию проводилось нагрузочное тестирование, которое имитировало максимальную нагрузку на систему и оборудование. Результаты тестирования подтвердили правильность выбранной конфигурации и способность системы выдерживать высокую нагрузку.
Грамотно выстроенная архитектура с оптимальной программно-аппаратной конфигурацией и постоянный мониторинг состояния показателей «здоровья» ИТ-инфраструктуры в Microsoft SCOM обеспечивают надежную круглосуточную работу системы Directum. Это позволяет принимать решения о дальнейшем развитии функциональности и масштаба системы, в том числе уверенно выполнять плановые работы по обновлению версий прикладного и системного программного обеспечения.
Шумцов Александр, заместитель начальника отдела внедрения СВТ, АСУ и ТК технического управления ПАО «Сургутнефтегаз»
15
интеграционных решений
300
обучающих инструкций
100
показателей работоспособности системы
25000
пользователей на текущий момент
6000
скан-документов за 1 рабочий день в Directum
30
новых пользователей за 1 рабочий день в Directum
1000000
операций за 1 рабочий день в Directum
5-7%
ежегодное увеличение объема управленческой документации

Система Directum обеспечивает работу 20 000 пользователей

Сегодня Directum охватывает не только делопроизводство, но и не типичные для ECM-систем процессы, например, управление проектно-сметной документацией (ПСД). В ее согласовании принимают участие как минимум три стороны: структурное подразделение «Сургутнефтегаза», проектный институт «СургутНИПИнефть» и Аппарат управления. Готовый пакет ПСД распечатывался как минимум в 3 экземплярах, и дальнейшее согласование также происходило на бумаге. В силу территориальной распределенности участников все процессы затягивались. Directum же уменьшает время на создание типовых документов и согласование, полностью исключает потерю документов. Организовано единое структурированное хранилище ПСД, при необходимости пользователи за несколько секунд найдут по уникальным атрибутам необходимые экземпляры.

Выстроить эффективную работу с кадровыми документами также помогла ECM-система. Кроме ускорения процессов, пользователи получили единую классификацию документов и удобный механизм работы с ними. Обеспечена безопасность данных за счет разграничения прав доступа и соблюдены все требования, предъявляемые к работе с конфиденциальной информацией.

По результатам проведенных работ создана уникальная система управления документами ПАО «Сургутнефтегаз», способная обеспечить совместную работу более 20 000 сотрудников компании. Масштаб проекта не только в достигнутых технических и технологических показателях, но и в затраченных ресурсах — над проектом работали порядка 60 специалистов ПАО «Сургутнефтегаз», более 100 сотрудников компании Directum и 10 партнеров вендора.

Высокий уровень внимания проекту уделен и со стороны всего руководящего состава и ведущих специалистов.

Наша компания придает большое значение сотрудничеству с российскими производителями, до 85% покупаемых ПАО «Сургутнефтегаз» услуг приходится именно на отечественные компании. Поэтому, нам особенно приятно, что в России есть производители, готовые взять на себя ответственность за такой крупный проект. Компания Directum полностью оправдала наше доверие. Особенно хочется отметить эффективность работы команды Directum — профессиональная и правильно выстроенная работа, четкое понимание наших требований, позволила достичь всех поставленных целей.
Гимранов Ринат, начальник Управления ИТ ПАО «Сургутнефтегаз»

Сегодня Сургутнефтегаз имеет готовую инструмент-платформу плюс внутреннюю высококвалифицированную команду, которая готова собственными силами развивать технологии управления документами компании в целом.

Весь процесс управления любой компании пронизан информацией, которая является основой принятия решений, и построен этот процесс прежде всего на работе с организационно-распорядительными документами. На этой базе осуществляется внедрение сквозных решений по следующим направлениям деятельности:

1. Организационно-распорядительный документооборот
2. Бухгалтерский и финансовый документооборот
3. Производственно-финансовый документооборот
4. Управление проектно-сметной и проектно-технической документацией
5. Кадровый документооборот

Управление документам и оптимизация процессов

Задачи и цели, которые мы хотели достичь при внедрении решения по управлению ОРД, заключались не только в обеспечении полного цикла работы с документами классического делопроизводства, но и в необходимости учесть специфику работы нашей компании. Важно было не просто сохранить и перенести в систему бизнес-процессы, но и улучшить их, т.е. оптимизировать.
Людмила Лакодименко, руководитель группы обеспечения нормативной документацией отдела делопроизводства управления делами ПАО «Сургутнефтегаз», бизнес-аналитик методологии управления ОРД

В ПАО «Сургутнефтегаз» применяется процессный подход к управлению проектами по различным направлениям деятельности Общества. Решение по управлению организационно-распорядительной документацией (ОРД) потребовало внести корректировки в существующие бизнес-процессы. Вместе со специалистами компании Directum мы провели исследование предметной области управления ОРД и текущих бизнес-процессов. Смоделированные схемы «как есть» помогли определить узкие места и выработать оптимизирующие решения с учетом автоматизации, которые затем были закреплены в модели «как должно быть». Мы оптимизировали 20 бизнес-процессов, среди которых работа с распорядительными документами и обращениями граждан, контроль исполнения поручений, создание и изменение номенклатуры дел и другие.

К 2015-му году уже более 300 000 документов было подготовлено при помощи электронных шаблонов бланков. Как следствие, на 80% сократилось потребление типографских бланков. В совокупности использование всех реализованных инструментов позволило повысить на 9% исполнительскую дисциплину.

Удалось охватить практически весь процесс работы с документами. Это позволяет лучше управлять процессом, анализировать любую его составляющую и эффективно оптимизировать работу с документами.

Многие принципы и правила работы с электронными документами были заложены с внедрением Directum, и сама система сегодня помогает контролировать эти правила. Анализируются десятки миллионов единиц информации, чтобы руководители понимали реальную картину документооборота. Дополнительно для анализа были реализованы специальные решения с использованием технологий SAP HANA и BO.

Аналитические решения можно разбить на две категории:

1. Оценка делопроизводственных операций
Объемы зарегистрированных документов, обработка поступившей корреспонденции, исполнительской дисциплины и многое другое — всего более 10 аналитических форм в более чем 40 разрезах по местам регистрации, исполнителям, авторам, орг. единицам и т.д., которые позволяют в считанные минуты получить реальную картину документооборота компании.
2. Эффективность работы пользователей в системе
Оценка корректности различных процессов работы с документами. Всего 17 различных показателей, которые позволяют анализировать любое подразделение на предмет эффективности использования внедренных технологий и соблюдения правил ведения делопроизводства.
Решение всех методологических вопросов позволило с помощью реализованной функциональности в системе Directum полностью покрыть требования Общества по управлению ОРД, а также заложить перспективные планы дальнейшего развития этого проекта.
Directum позволяет нам развивать внутренний электронный документооборот, и для этого необходимы не только внедрение и настройка системы, но и пересмотр регламентирующих документов и стандартов компании, определяющих взаимодействие между исполнителями и правила работы с документами. ECM-система значительно повышает степень защиты информации за счет использования персонального и ролевого принципа назначения прав доступа к документам, существующих механизмов идентификации и проверки подлинности пользователей, применения средств защиты от несанкционированного копирования и распространения документов.
Лариса Лаптун, заместитель начальника Управления ИТ ПАО «Сургутнефтегаз»

ПАО «Сургутнефтегаз» по достоинству оценило совокупный эффект от внедрения Directum:

  • время доставки документа на рассмотрение адресату сокращено с 60 часов до нескольких минут, соответственно сократилось время на рассмотрение документов и принятие решений;
  • внедренный процесс контроля исполнения поручений позволил в разы уменьшить процент неисполненных (исполненных не в срок) поручений;
  • в 8 раз сократился объем документов, направляемых в бумаге;
  • риски, связанные с некорректным оформлением документа сведены на «нет» благодаря использованию более 250 шаблонов документов.
в 5 раз
сократилась время
оформления командировки
73%
доля электронного
обмена документами
с дочерними обществами
в 3 раза
ускорилась подготовка
служебных записок
в 40 раз
больше документов согласованных
в электронном виде

Направления развития единой системы управления контентом ПАО «Сургутнефтегаз»

Движущая сила инноваций — наступление «цифровой экономики». Это требует пересмотра подходов к процессам, их оптимизация, переход к новым бизнес-моделям работы с информацией — отказ в ряде случаев от документа как от класса, переход на электронные регистры.

Интеллектуальность
  • Выполнение роботом операций по обработке документов
  • Использование искусственного интеллекта для выполнения отдельных операций в процессах
  • Выявление лучших практик работы, интеллектуальный анализ «узких мест» в процесса
  • Роботизированный анализ типовых замечаний к документам и формирование рекомендаций
Юридическая значимость
  • Перевод контрагентов на юридически значимый электронный документооборот
  • Отказ от бумажного документооборота в кадровых процессах
  • Перевод производственных документов в электронный вид
Удобство для пользователей и омниканальность
  • Голосовое управление системой для всех пользователей
  • Работа в мессенджерах для всех пользователей и интеграция с носимыми устройствами: умными часами, фитнес-трекерами
Мощная современная платформа
  • Новое поколение платформы во всех процессах
  • Предоставление возможностей самостоятельной оптимизации внутренних процессов для любого структурного подразделения или службы
  • Интеграция с системами предотвращения утечек информации и конфиденциальное делопроизводство
  • Полное импортозамещение

План развития системы

2019
Хранение электронных документов
Долговременный архив электронных документов
10% Долговременный архив электронных документов
2020
Цифровизация в документообороте
Перевод 50% производственных документов в электронный вид
Мобильные решения для доступа к системе: работа в Directum Solo для топ-менеджеров
20% электронных документов на начало года
2021
Искусственный интеллект
Искусственный интеллект в автоматизированных процессах
Голосовые помощники для управления системой топ-менеджерами
Отказ от бумаги везде, где позволяет законодательство
47% электронных документов на начало года
25,5 млн. электронных документов
более 1500 видов документов

Ознакомьтесь с проектом за 2 минуты.
Узнайте, чего добилась компания за 5 лет благодаря единой системе управления контентом.

Заказать презентацию

Наш специалист свяжется с вами: расскажет о практике крупных проектов автоматизации,
возможностях системы Directum и ответит на ваши вопросы.

4
Связаться
с нами

Оставьте свои контактные данные и мы свяжемся с вами