Directum в «Тольяттиазот».
История цифровой
трансформации

Процессы в деталях

Делопроизводство и совещания

• Все входящие электронные документы захватываются автоматически, регистрируются и маршрутизируются на рассмотрение ответственным. Скан-образы бумажных входящих заносятся секретарями и отправляются на рассмотрение. Поручения выдаются и контролируются средствами системы.
• Служебные записки и ряд распорядительных документов в компании полностью электронные — согласуются в системе и подписываются ЭП.
• Тип совещания определяет маршрут согласования, шаблон протокола и пакет документов: повестка, протокол, выписка из протокола для конфиденциальных совещаний.

Заявки и обращения в ИТ-службу

Заявки формируются, согласуются и выполняются в электронном виде. Для этого в системе Directum настроены дополнительные маршруты и разработаны 3 новых вида заявок: на изменения в договорах, на настройку замещения сотрудника, запрос доступа к информационным ресурсам.

1. Если обращения на изменение договора или настройку замещения согласованы, то система самостоятельно вносит корректировки без участия сотрудника ИТ-службы. Система подхватывает нужные данные из маршрута согласования и проводит настройку сама.
2. В одном обращении может быть указан произвольный набор информационных ресурсов, каждый из которых в отдельности обрабатывается разными структурными подразделениями параллельно, что значительно экономит время.
3. Заявки и обращения маршрутизируются в зависимости от направления деятельности. При этом критичность обращения и SLA на время реакции присваивается автоматически. Контроль выполнения SLA ведется в дашбордах мониторинга. У каждого подразделения ИТ есть свои KPI по обращениям, которые отслеживаются в реальном времени.

С введением показателей эффективности и оценок компания получила инструмент отслеживания эффективности работы ИТ-службы, а сама служба — подтверждение качества своей работы.

В планах компании автоматизировать выполнение заявок в ИТ таким образом, чтобы после согласования заявки администратору не нужно было заходить в систему, и учетная запись генерировалась сама. Цель — высвобождение ресурсов специалистов.

Договоры и закупки

В системе реализован полный цикл управления договорными документами: от запроса коммерческих предложений поставщиков до согласования счетов на оплату.

Контролируются сроки получения и занесения в систему предложений поставщиков, они вскрываются автоматически, затем выдаются права на документацию — так в системе работает схема противодействия коррупции. По настроенным маршрутам согласуются технические квалификации, а предложения проверяются на соответствие установленным требованиям.

Конкурентный лист согласуется по настроенному маршруту в системе. После принятия решения в зависимости от размера или вида лота инициируется заключение договора либо процедура тендерного комитета. Аккредитация контрагентов финансовым, юридическим отделами, службой безопасности ведется также в электронном виде.

Маршрутизация договора и состав согласующих зависят от вида и параметров документа.

• Матрицу согласующих можно изменять — система автоматически определяет нужных исполнителей, их последовательность и сроки рассмотрения.
• В Directum автоматически контролируется иерархия договорных документов и превышение сумм по ним.
• При поступлении на согласование договора на аварийное обслуживание согласующие получают оповещения по СМС — процесс не затягивается.
• Для контроля исполнения обязательств система отслеживает ключевые события (сроки поставки, выставление закрывающих документов, счетов и пр.). Договоры автоматически ставятся на контроль отдела анализа или службы безопасности.

Первичные учетные документы

1. Документы согласуются с ответственными по заданным маршрутам, а после подписания автоматически отправляются контрагенту через сервис ЭДО.
2. В платежном календаре планируется оплата счетов, ведется согласование заявок на оплату, после чего в учетной системе формируются платежные поручения.
3. Реестр платежей генерируется автоматически, генеральный директор имеет возможность помечать заявки, которые нужно исключить. Такие заявки отправляются в работу к директору по экономике и финансам.
4. Дополнительно была настроена интеграция Directum с ERP-системой Галактика, выполняющая динамическую синхронизацию данных о контрагентах, договорах и курсах валют — исключается двойной ввод данных в информационные системы компании.

Дополнительно компания прорабатывает процедуру передачи платежных поручений в банк-клиент, исключая участие специалистов в процессе.

Личный кабинет сотрудника и инфокиоски

Цель компании — сделать кадровые сервисы как можно ближе к сотрудникам. При этом акцент делается на обычных рабочих, у которых нет компьютера и которые распределены по большой площади предприятия. Решением стали информационные киоски, расположенные по всей территории предприятия, в местах наиболее высокой проходимости.

1. Авторизация в личный кабинет осуществляется по стандартному пропуску сотрудника. В решении можно заказать сервис и посмотреть его статус. Чаще всего сотрудники заказывают различные справки, копию трудовой книжки и пр. Подготовленный документ можно забрать как лично в ответственном подразделении, так и получить по почте.
2. Через личный кабинет можно задать вопрос руководству, подать анонимную жалобу или отправить обращение в Service Desk. Маршрутизация и выполнение отправленных обращений, фиксация статусов и времени исполнения происходит в Directum. Затем результат рассмотрения синхронизируется обратно в личный кабинет.
3. Для вовлечения работников в использование решения использовали информирование через информационные дисплеи, статьи во внутренней газете.