Работа с договорными документами составляет от 10 до 25% всего документооборота организации. Ее автоматизация снижает риск несвоевременного выполнения условий и оплаты, разгружает ключевых сотрудников от рутинных операций и обеспечивает финансовую стабильность.

Решение «Управление договорами» закрывает все этапы процесса, от подготовки документов до исполнения обязательств и гарантирует:

• быстрое создание договоров на основе шаблонов и согласование в рамках типовых маршрутов;
• централизованную регистрацию и своевременную отправку контрагентам;
• хранение с учетом прав доступа и перенос в архивное хранилище после завершения работ по документу;
• контроль возврата оригиналов и исполнения обязательств в отведенные сроки;
• оперативный поиск по заданным реквизитам и тексту;
• формирование комплектов документов по каждому договору и навигация по ним;
• подготовку отчетности в различных разрезах.

Быстрая подготовка проекта договора

В системе предусмотрено несколько способов создания документов:

• Готовые шаблоны для исходящих договоров.
• Drag&Drop для импорта электронных документов из файла или почты.
• Потоковое сканирование службой DIRECTUM Capture Services.
• Мастер действий, который собирает входные данные, формирует готовый договор на основе макета, и сам отправляет его на согласование по типовому маршруту.

Выбор договора

Выбор способа создания договорного документа

Параметры договорного документа

Параметры согласования

Проверка параметров

В системе можно отразить и договор без текста. Это удобно для планирования договорной деятельности, когда текст договора заносится в систему позже.

Прозрачное согласование

Типовые маршруты гарантируют соблюдение строгой договорной процедуры, и задаются для каждой категории договора:

• Жесткие маршруты, когда нельзя менять условия.
• Матрицы согласования для выбора нужного маршрута в зависимости от ключевых параметров (сумма, подразделение, вид затрат и т.д.)
• Гибкие маршруты при свободном согласовании

В процессе согласования используется электронная подпись (ЭП), которая позволяет визировать и утверждать документы, гарантируя их неизменность и авторство подписи.

Ответственный сотрудник всегда может контролировать ход согласования в отправленной задаче на вкладке «Состояние». Процесс может также отражаться в специальном отчете «Лист согласования».

Вкладка "Состояние"

Лист согласования

Группировка и сбор переписки

Связывание документов, относящихся к определенному договору, позволяет сотрудникам в любой момент времени получить доступ к содержанию всего набора сопутствующих документов.

Связанные документы

Дерево задач позволяет собрать полную переписку по договору в системе, а также ознакомиться c сопровождающей информацией (вложенные документы и записи справочников).

Отправка договоров контрагентам

Решение тесно интегрировано с модулем «Обмен с контрагентами». После согласования договора его легко отправить контрагенту через системы обмена документами. Это избавит от необходимости распечатывать договор и значительно сократит сроки внешнего согласования.

Отправка договора контрагенту

Учет и анализ

Для каждого договора автоматически создается новая запись в справочнике «Договоры» и присваивается регистрационный номер принятого формата.

Карточка договора с основными реквизитами

Структурирование данных в справочнике облегчает поиск, фильтрацию списка (например, по дате заключения, контрагенту или категории договора), а также позволяет формировать необходимую отчетность.

Пример автоматически сформированного отчета

Контроль исполнения обязательств

В карточке договора можно указать этапы работы для отслеживания их содержания и дат начала и завершения сделки.

Фиксация этапов договора

Ответственному сотруднику автоматически придут уведомления о наступлении новых этапов для контроля своевременного исполнения обязательств или перевода договора на следующий этап.

Интеграция с ERP

Готовый набор коннекторов и веб-сервисов позволяет интегрировать договорную деятельность DIRECTUM с ERP-системами: SAP ERP, Microsoft Dynamics AX, 1C:Предприятие 7.x и 8.x, Галактика ERP и др., что позволит:

• исключить двойной ввод данных при синхронизации справочников (например, «Контрагенты», «Договоры» и др.);
• автоматически собирать данные при прохождении типовых маршрутов DIRECTUM;
• просматривать тексты документов напрямую из интерфейса ERP-системы и т.д.

Веб-модуль «Управление договорами»

Веб-модуль может использоваться в условиях территориальной удаленности от рабочего места или как основной тонкий клиент. Для работы нужен только доступ в интернет.

Бизнес-эффект

• В 4-6 раз сокращается длительность подготовки договоров;
• В 2-2,5 раза увеличивается доля их согласований в срок;
• В 8-10 раз уменьшается время поиска договоров и сопутствующих документов.