Работа с договорными документами составляет от 10 до 25% всего документооборота организации. Ее автоматизация снижает риск несвоевременного выполнения условий и оплаты, разгружает ключевых сотрудников от рутинных операций и обеспечивает финансовую стабильность.
Решение «Управление договорами» закрывает все этапы процесса, от подготовки документов до исполнения обязательств и гарантирует:
В системе предусмотрено несколько способов создания документов:
В системе можно отразить и договор без текста. Это удобно для планирования договорной деятельности, когда текст договора заносится в систему позже.
Типовые маршруты гарантируют соблюдение строгой договорной процедуры, и задаются для каждой категории договора:
В процессе согласования используется электронная подпись (ЭП), которая позволяет визировать и утверждать документы, гарантируя их неизменность и авторство подписи.
Ответственный сотрудник всегда может контролировать ход согласования в отправленной задаче на вкладке «Состояние». Процесс может также отражаться в специальном отчете «Лист согласования».
Связывание документов, относящихся к определенному договору, позволяет сотрудникам в любой момент времени получить доступ к содержанию всего набора сопутствующих документов.
Дерево задач позволяет собрать полную переписку по договору в системе, а также ознакомиться c сопровождающей информацией (вложенные документы и записи справочников).
Решение тесно интегрировано с модулем «Обмен с контрагентами». После согласования договора его легко отправить контрагенту через системы обмена документами. Это избавит от необходимости распечатывать договор и значительно сократит сроки внешнего согласования.
Для каждого договора автоматически создается новая запись в справочнике «Договоры» и присваивается регистрационный номер принятого формата.
Структурирование данных в справочнике облегчает поиск, фильтрацию списка (например, по дате заключения, контрагенту или категории договора), а также позволяет формировать необходимую отчетность.
В карточке договора можно указать этапы работы для отслеживания их содержания и дат начала и завершения сделки.
Ответственному сотруднику автоматически придут уведомления о наступлении новых этапов для контроля своевременного исполнения обязательств или перевода договора на следующий этап.
Готовый набор коннекторов и веб-сервисов позволяет интегрировать договорную деятельность DIRECTUM с ERP-системами: SAP ERP, Microsoft Dynamics AX, 1C:Предприятие 7.x и 8.x, Галактика ERP и др., что позволит:
Веб-модуль может использоваться в условиях территориальной удаленности от рабочего места или как основной тонкий клиент. Для работы нужен только доступ в интернет.